高校檔案管理工作的宏觀思考

康振武

高校檔案管理工作的宏觀思考

康振武

摘要：高效檔案管理工作是高校開展教學、科研、管理等工作的基礎，也是學校文化和歷史的積淀與象征，所以應該將其視為高等院校建設和發展過程中的一項重要工作，使之充分發揮出其應有的價值和意義。鑒于此，本文結合實際，就高校檔案管理工作進行了宏觀思考，以期獲得更加深刻的認識。

關鍵詞：地方高校；檔案管理；宏觀思考

近年來，在高等教育整體大發展的背景下，高校檔案工作的價值和意義也得到了凸顯，對此應該深刻認識到，檔案管理工作是一個系統的工程，絕不是一朝一夕之功。需要在社會、學校和廣大師生的重視和支持下，理解和幫助下，才能使這項工作更加完善。同時，作為檔案管理人員來說，也應該主動對下當下的工作進行審視和思考，查缺補漏，揚長避短，創造性的推進工作的開展。本文也正是本著這一目的，對此進行了具體的分析，希望能夠起到一定的借鑒作用，為這項工作的發展貢獻一份自己的力量。

一、高校檔案的重要作用

首先是歷史見證作用。高校的各種檔案，是伴隨著高校的誕生、建設和發展逐漸積累起來的，其就像是一面鏡子，全面映出了高校教學、科研、實驗等各種活動的歷程，同時也反映著國家和地方教育方針的變化。所以從這個角度來說，一部檔案史，就是一個學校的發展史，可謂是學校的活化石。其次是使用憑證作用。高校各類檔案，有著其它材料所不具備的使用和憑證作用。如比如一些知名校友的檔案，就是學校對外宣傳的最佳材料；教師的業務檔案，也是教師進行考核評優、職稱晉級等方面的重要依據。至于學生檔案，更是國家教育部門對學生進行成績和學位認定的唯一憑證。可以看出，其這種使用和憑證作用，無疑是其它材料所不能替代的。再次是現實依據作用。檔案是學校制定決策計劃、改進教學管理、提升教學質量的重要依據。大量的檔案能夠從不同的側面反映出學校某一個階段或某一項工作上的詳細情況，起到重要的參考和借鑒作用。所以說，檔案管理的重要作用和價值是無可替代的，理應得到學校和教師的高度重視。

二、地方高校檔案管理工作的宏觀思考

1.樹立正確認識

認識是行動的先導，并直接決定后續工作的開展質量。所以要想改進和完善高校檔案管理工作，首要做的就是需要樹立起正確的認識，即提升學校領導和檔案管理者對檔案和檔案管理工作性質、價值、作用和意義的認識，并由此形成一個合力。具體來說，首先要更新觀念。因為檔案所發揮的是一種隱性作用，難以以視覺的形式呈現出來，所以為很多學校領導所忽視。要求學校領導要糾正這種片面的認識，用一種長遠、戰略的眼光來看待學校檔案管理工作，真正意識到其是學校建設和發展的重要組成部分，并向檔案管理者傳遞出學校領導層的重視態度，起到一定的激勵作用。其次要創新思路。要想讓更多的師生認識到檔案的重要性，就必須要創新思路，通過積極的宣傳，來加深廣大師生對檔案的理解和認識。比如可以舉辦專題的校史展、畢業照展、知名校友展等等，不僅能夠以生動、直觀的形式增強人們對檔案的認識，還有有效激發了師生的學校榮譽感。又比如可以和學校網站展開合作，制作專題欄目，將一些圖片和視頻資料放置其中，方便師生的瀏覽和宣傳等。最后是轉變思想。在傳統的檔案管理工作中，一直存有“坐、等、靠”的舊觀念，而伴隨著社會和高校的發展，對于檔案管理工作有了新的要求，所以就必須轉變這種陳舊思想，樹立起一種服務和建設意識，包含檔案管理者個人業務和綜合素質的提升、工作方法的變化、信息的主動搜集等多個方面。唯有這種正確認識和觀念的樹立，才能保證高校檔案管理工作沿著一個良性的軌道發展。

2.健全管理體制

任何一項工作的開展，都要以一個科學、健全、穩定的管理體制為基礎，高校檔案管理工作自然也不例外。具體來說，首先是建立校級領導負責制。2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》中曾明確指出：“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協助校長負責。”在這一要求下，很多學校都形成了副校長主管，并對校長負責的管理機制。使檔案管理工作真正有了“當家人”，使校長負責制的要求落實到了實處。所以在下一步的工作中，還應該加強和完善這一管理體制，分管副校長理應將其視為是自己的責任和義務，并積極將其納入學校的整體發展和議事日程，主動為檔案管理工作爭取相應的人力、物力和財力支持，為其良性發展提供最為堅實的保障。其次是健全檔案管理的保障制度。檔案管理工作既是宏觀的，也是具體的，所以需要建立起一套符合實際的、穩定的保障制度，并將其納入到學生整體的保障制度中。從當下的實際情況來看，搜集難是高校檔案管理工作中的首要難題，雖然學校明確要求各行政部門和教學部門要把檔案工作及時納入日常工作中，并將其作為總結和考核的重要內容，但是在執行過程中，很多工作人員都是些“門外漢”，對于哪些該存檔，哪些不該存檔等沒有明確的認識，且沒有相應的懲戒措施，一些重要材料沒有及時歸檔后，相關責任人并沒有受到問責。所以一方面要加強對工作人員的培養力度，另一方面也要制定相應的獎懲措施，并作為考核的重要標準。要以上述兩個方面作為保障制度建設的重點和突破口，通過不斷的探索，一步步的完善和豐富該保障制度。

3.推進信息建設

信息技術的飛速發展，使整個社會都進入了一個信息時代，對于高校檔案管理工作來說，也應該正視這種客觀環境的變化，積極推動檔案管理的信息化建設，使之成為學校信息化建設的排頭兵。具體來說，首先是檔案數據庫的建設。一方面，要對電子文件的歸檔做出明確的規定，保證其真實性和有效性，為今后的利用打下良好的基礎。另一方面，也要做好數字信息資源的安全管理工作，既要從思想上高度重視，也要從技術上不斷創新，還要做好相應的備份工作，最大限度的保證信息資源的安全。需要充分認識到的是，信息化建設也是一個長久、系統的工程，這就需要在具體的建設過程中分清主次和先后，比如對一些重要的資源優先進行處理，按照某一個專題或順序處理等，體現出一種科學性、循序漸進性。其次是建立專門的檔案網站。受到多方面的限制，多數學校都沒有專門的檔案網站，只能在學校網站上找到一些相關的信息，這其實是一種形式化的表現，重建設而輕使用，甚至是只建設而不使用，從而使檔案資源沒有發揮出其真正的價值和意義，淪為了一道擺設。所以要努力建設檔案專網，構建開放的網絡平臺，最大限度的實現檔案資源的利用和共享。最后是積極融入數字校園建設。數字校園建設是當代高校發展的一個重要方向，而檔案信息化建設正是其中不可或缺的組成部分，要求檔案管理部門要積極融入這股熱潮中，一方面可以爭取到相應的支持，一方面也可以避免學校的重復建設，實現資源的整合與共享。

4.加強人才培養

人才是一項事業興旺發達的基礎，要想更好的發揮出檔案應用的作用和價值，就要建立起一支高水平檔案管理者人才隊伍。具體來說，首先是科學設崗，保證隊伍的穩定性?！陡叩葘W校檔案管理辦法》曾明確指出：“要配備專職檔案工作人員”，但是從實際情況來看，多數學校在人員數量上存有嚴重的不足，難以滿足復雜和繁重工作的需要。所以要先從數量上予以切實的保障，重視檔案工作的人員配備，結合實際情況科學而合理的設置崗位，而不是忽視、擠壓該類人才的引進。與此同時，也要對檔案管理人員的工資、福利待遇、職稱評定等做出明確的要求，免除工作人員的后顧之憂，全身心的投入到工作中來，為隊伍建設打下最為堅實的基礎。其次是加強培訓，提升管理隊伍的素質和能力。當代信息技術的發展日新月異，要求檔案管理人員要不斷進行充電，才能滿足工作的實際需要。作為學校方面來說，要主動給檔案管理者以學習的機會，如外出學習、邀請專家來校講座等，著重提升其職業道德、業務水平和綜合能力。作為檔案管理者自身來說，也要認識到個人發展和提高的重要意義，積極配合好學校的各項工作，樹立起終身學習的理念，與時俱進，不斷學習新的知識和技能。在學校的鼓勵和支持下，在個人的努力下，得到持續不斷的豐富和提升。

參考文獻：

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[3]盧余群.談高校檔案工作的優化管理[J].嘉興學院學報.2004(02)

[4]舒丹.芻議高校檔案管理創新[J].佳木斯教育學院學報.2009(01)

(作者單位：泰山護理職業技術學院）