黑龍江省科技檔案管理系統開發項目進度控制研究

賈寶平

摘 要：文章針對黑龍江省科技檔案管理系統開發項目的進度控制進行了研究，提出了在項目執行過程中進度控制的具體方法，并結合實際情況給出了控制工作的具體流程。

關鍵詞：科技檔案；進度控制；管理系統

黑龍江省科技檔案管的主要職能是對黑龍江省科學技術廳所下達的各種科技項目的相關檔案資料進行存檔管理。但黑龍江省科技檔案的管理工作目前仍然采用傳統方式對紙件進行入庫、編號、上架保存，存在著保管困難，查閱費時費力服務效率低下，一但發生意外原件損毀將出現不可挽回的損失等問題。為了提高科技檔案的管理水平和服務質量，黑龍江省科技檔案館通過多方籌措資金設立了黑龍江省科技檔案管理系統開發項目，通過這個項目開發出一套可以實現檔案的立卷歸檔、查詢檢索以及傳輸利用的數字化的檔案管理系統，以便更好的實現科技檔案的資源共享[1]。

為了保障項目的能夠按期完成，在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目開始之前，編制了項目進度計劃，而在現實的項目建設過程中，項目的外部環境和內部環境都是在不斷變化的，從而，項目實際進度與計劃進度就會或多或少的產生一定的偏差。因此，就要對項目通過使用一些科學合理的方法進行控制[2]。

黑龍江省科技檔案管理系統開發項目的進度控制是一個動態循環的過程，進度計劃控制在項目啟動的同時就隨之開始了[3]。在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目的執行過程中，主要通過各種控制方法對項目實行實時的同步監控，定期將項目的實際進度情況與計劃進度進行對比分析來系統地評價和掌握項目的進展情況，其主要目的在于加強項目的透明度，促使項目在執行過程中能夠有效地按原定進度計劃正常推進，避免項目進度出現重大偏差，同也便于在出現偏差時能夠及時得到改進和糾正。保證項目能夠按時、保質、保量完成，以免耽誤工期造成損失。在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目的執行過程中，采用的進度控制方法主要有以下幾種：

（1）定期招開項目執行情況專題會議

在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目執行過程中，要定期召開項目執行情況專題會議，會議以周為單位，每周進行一次。會議由黑龍江省科技檔案管理系統開發項目組組長進行召集，參會人員包括項目其他各組的負責人以及專門的進度監督管理人員。項目執行情況總結會項目進度控制的有效方法，也是最常用的方法之一。在會上項目各組的負責人將本組的任務執行情況向其他成員進行說明，并將工作進度與計劃進度進行比較分析，如有偏差必須說明產生原因和擬解決方案。如在項目執行過程中遇到有難以解決的問題也可同時拿出來與大家一起協商討論，尋找解決辦法。

（2）設立專門的監督人員

在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目執行過程中，設立專門的進許監督人員，該監督人員隸屬于項目組的質量管理小組。將項目的進度監督管理納入到質量管理過程中。無論項目執行進度與計劃進度出現正偏差還是負偏差，都需要對其產生的原因進行認真分析與總結，并形成報告提交到項目組。同時。應跟據偏差程度決定是否需要向CCB（變更控制委員會）提交申請對項目進度進行變更，更新項目進度計劃以保證項目能夠更好的順利完成。

（3）編制項目進展報告

在黑龍江省科技檔案管理系統開發項目執行過程中，采用工作執行狀態報告對項目進展狀態報告對項目進度執行情況進行跟蹤。工作執行狀態報告反映了一項工作的現行狀態。黑龍江省科技檔案管理系統開發項目工作執行進度報告如表1所示。

黑龍江省科技檔案管理系統開發項目通過項目啟前的編制項目進度計劃書、進項目進度計劃進評審與優化和項目啟動后的定期招開項目執行情況專題會議、設立專門的監督人員、編制項目進展報告、設立應急機制等進度控制的具體措施來對項目進度進行跟蹤控制，其基本控制流程如圖1所示：

第一步，黑龍江省科技檔案管理系統開發項目在啟動前先編制項目進度計劃，并對計劃進行評審與優化。

第二步，項目開始后按制定好的進度計劃實施項目，并對項目進度執行情況進行監控。

第三步，如果項目進度出現偏差，則組織相關人員對偏差進行分析，判斷是否需要變更原計劃。

第四步，如果需要對計劃進行調整，則通過相應的變更流程對原計劃進行變更，進度計劃更新后執行新計劃，并回到第二步繼續監控。

第五步，如果偏差對項目進度影響不大，不需要變更原計劃，則回到第二步，繼續執行原計劃，并對項目進度繼續監控。

參考文獻

[1]王淑云.黑龍江省科技檔案館信息化建設的實踐與思考[J].黑龍江檔案，2012（6）：46.

[2]劉豐龍.淺析雙代號網絡圖繪制方法[J].科學之友：中，2010（9）：43-44.

[3]張金明.論計算機信息系統集成項目中的時間管理[J].科學與財富，2012（7）：190.