電子公文發展面臨的問題與對策

潘乃青

摘 要：最近幾年，我們國家不論是在經濟亦或是科技方面都獲得了飛速的發展。此時許多全新的領域開始呈現在人們的生活之中。比如電子公文就是一個顯著的代表。它是一種全新的事物，不過它在發展的過程中也面對著很多的問題，嚴重的干擾到其發展。作者具體的分析了其在發展的時候面對的各種不利現象以及具體的應對方法。

關鍵詞：中國公文學；公文；電子公文；紙質公文

1 當前時期電子公文面對的各個不利現象分析

1.1 關于它的學科性

通過分析之前的公文的發展階段，我們可知，公文會因為信息依托體的改變而不斷的改變。從最初的甲骨文到當前的電子媒介，不論是體現形式亦或是其他一些特點都在不停的變化著。它是時代發展到一定階段的必然衍生體。當前時期我們必須要認清它和一般公文之間的聯系以及差別，要從研究課題以及活動要素等層面上加以區別。以歷史的眼光來分析，電子和紙張體現的是兩個完全不一樣的形態，它們都被劃定為公務學中，都具有公文的常見特征。不過因為時代一直在發展，兩者之間的明顯差異使得公文不論是本質亦或是外在表現形式都會發生很大的變化。從此層次上來分析的話，它可以被看成是一個學科。

1.2 關于它的格式

通過分析發現，當前的公文格式樣式很多，具體來說超過二十類。由于格式的類型非常多，必然會使得文件在互換以及處理的時候面對費用增加的現象。一個非常關鍵的問題是，當前對于它的格式的問題，相關人員依舊沒有統一思想。此類爭辯的論點不一。

1.3 關于流程再造

通過分析信息化相關的知識可知，公文處理在歷經了長久的發展之后，它在制作以及存儲等層面上獲得了很大的發展，不過它的流程自動化方面還存在一些問題。在國務院各部委至各鄉鎮政府這個龐大的應用體系中，政府公文主要在遠程傳輸方面實現了電子化，而在公文處理的最后“一米”（即單位內部）卻進展緩慢。客觀原因是政府的公文處理工作非常靈活，其“隨需隨地隨時而變”的處理特點，導致工作流建模的復雜性大大增加。從仍在使用的一些辦公系統看，工作流通用性差、靈活性差是一個不爭的事實，經常面臨領導要改改不了、網管要改也改不了的尷尬局面。

1.4 關于歸檔

電子和紙張模式的文件在很多方面都不同。前者的歸檔活動不像后者那樣非常容易從視覺上看到。很多在紙張模式中很好使用的措施在電子形式中并不能夠發揮作用。

1.5 關于制度發展

通過分析公文的發展過程可知，它的制度要較之于具體活動發展的慢一些。對于電子公文來講，它的制度較之于具體活動也要落后很多，這主要是由技術本身的規定以及社會發展的必然導致的。所以，必須認真分析技術以及具體工作的變化，認真分析它的發展方向，為其打造良好的制度氛圍。

1.6 關于技術標準

當公文發展到今天，它依舊沒有形成一致的標準。在各個區域的電子實踐中，一些區域使用郵件技術平臺，有的采用了WEB技術平臺，平臺的技術架構缺乏科學規劃。電子公文的登記、簽收、審核等處理流程缺乏規范性，手寫簽名技術和手寫批文技術還不夠成熟穩定和實用，電子印章技術需要進一步改善，數字版權技術在電子公文中的應用還處于初級階段，公文的制作版式、傳輸、辦理、歸檔等技術還不完善。

1.7 關于物理安全

電子公文行使政府職能的特點導致可能來自外部或內部的各種攻擊，這些攻擊有黑客組織、犯罪集團或信息戰時期國家間的信息對抗攻擊等。攻擊的手段主要包括基于偵聽、截獲、竊取、破譯、業務流量分析、電磁信息提取等技術的被動攻擊和基于修改、偽造、破壞、冒充、病毒擴散等技術的主動攻擊。如今，很多的公文體系在安全方面都存在著很大的問題。硬件方面的問題會導致網絡無法正常使用。

2 應對措施簡述

2.1 積極開展學科創建工作

具體來說有如下一些體現：注重人本思想，不斷擴寬組織團隊。該項研究活動要想順暢開展，就必須有一批優秀的工作者。不但要吸收基礎工作者，還要吸收高層人員以及專家等，同時還要積極的做好人員素養的培訓活動；創辦全天候研究平臺。“十一五”期間中國公文寫作研究會牽頭爭取及早創建《公文學》、《公文研究》、《電子公文學》等一批專業權威學術期刊，拓展公文發展研究交流空間，推動學術繁榮。第三，提高會議規模檔次。定期召開全國性學術會議，拓展會議主題，提高會議質量，吸引更多專家學者、領導人員、文秘人員、檔案人員、技術人員等參會，形成百家爭鳴、百花齊放的公文學術研究新氣象。

2.2 注意形式的發展

我們都知道，公文的速度和分享性是它的關鍵要素。如果格式太多的話，就必然影響它的這一特性。所以，最好是將類型簡化。在具體的選擇的時候，究竟哪一種會被留存，這就需要工作者明確技術在今后的發展趨向。在作者看來，電子模式的公文并不是單純的對紙張模式的翻版，它是本質以及外在的一種深刻發展。在當前時代，人們會逐漸的應用多媒體公文。

2.3 再造流程

具體來講有如下的幾點：結合業務內容，不斷的規范發文步驟，積極的指引流程再造工作朝著正確的方向發展。比如流程要對電子簽收、電子登記、電子分發、電子擬辦、電子批辦、電子承辦、電子催辦、電子查辦、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、收文待辦、收文跟蹤等子過程在國家電子公文處理辦法中給予明確定義，發文流程要對電子擬稿、電子審稿、電子簽發、電子繕印、電子校對、電子蓋章、電子登記、電子分發、電子立卷、電子歸檔、電子銷毀、發文待辦、發文跟蹤等子過程給予明確定義；以隨需應變為導向，重視公文處理的技術創新。在手寫板、手寫屏、平板電腦上進行批閱，類似紙質文件的批示習慣。在批示效果上相對于以往手寫批示軟件有極大改觀，無論在哪種硬件上批示，都能全真顯現字跡的筆鋒。

2.4 蹤跡歸檔保全，封存歷史真實

該項歸檔工作之所以難以開展，主要是因為文件的種類非常多，而且很復雜。以書生電子公文系統為例，書生電子公文的格式包括GW格式和GW2格式。GW格式的文件是在書生電子公文系統中由書生加密卡加密生成的密文格式的電子公文，屬于特殊（即非通用）電子文件格式。

2.5 做好制度創建工作

我們都知道，制度本身有著明顯的長效性以及根本性特征。假如脫離制度的話，任何發展都將是無意義的。當前國家已經頒布了一系列的法規條例，用以指引工作開展。由于系統本身非常繁瑣，所以在具體的開展工作的時候還要積極地研究。

2.6 不斷統一標準

當前我們國家還沒有生成統一的技術標準系統，這在一方面表示事情自身很繁瑣，同時還表示著我們的研究力度要加強。由于缺少標準，導致當前的系統呈現出多種多樣的特點。所以，要積極地開展標準研究工作。確保其能夠早日完善，加以合理的使用。

2.7 注重安全，保證運作穩定

對于電子公文來講，它的安全可以分為處理過程的安全和歸檔后的安全。其安全方法有制度的以及技術的兩點，技術方面的安全是當前工作的關鍵內容也是一大難題。

參考文獻

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