企業(yè)檔案管理存在的問題和對策

周殿紅

摘 要：隨著社會經濟的發(fā)展，現代企業(yè)也在不斷地發(fā)展進步。一個企業(yè)的歷史需要銘記，這就需要一個載體來銘記企業(yè)的歷史。隨著國內企業(yè)的不斷深化改革，檔案管理在企業(yè)中所發(fā)揮的作用越來越明顯。本文就實在分析企業(yè)檔案管理問題的基礎上提升企業(yè)經濟管理與其社會效益的重要性，并分析當前的企業(yè)檔案管理對設備的管理等方面的存在的問題。應用現代的技術以及各種的技術規(guī)范來實現科學的檔案管理，以此來推進企業(yè)檔案管理的長足進步，并由此帶來企業(yè)效益的提高。本文深入的分析了企業(yè)檔案管理存在的問題，并提出切實可行的意見和建議。

關鍵詞：企業(yè)檔案；管理；對策

1 引言

企業(yè)檔案管理是各種信息的載體工具，是一個企業(yè)的信息中心。淺顯的理解是檔案管理就是收發(fā)檔案，實際的企業(yè)檔案管理并非如此，企業(yè)的檔案管理具有很強的專業(yè)性、政策性和機密性。企業(yè)的頂層管理人員要充分認識到檔案管理工作的重要性，切實的落實檔案管理工作，用好檔案工作所能帶來的種種便利。要科學的做好檔案管理工作，這樣可以使企業(yè)的經營發(fā)展成果可以更加的為社會成員所接受，奠定企業(yè)未來發(fā)展的基礎。高效率的檔案管理工作，可以讓企業(yè)得到行業(yè)發(fā)展的第一手資料，一旦發(fā)現問題，可以使企業(yè)及時的調整發(fā)展策略，可以使企業(yè)在競爭中保持優(yōu)勢。因此，要建立起一整套的科學、便捷的檔案管理制度，這是企業(yè)屹立于世界企業(yè)之林的基礎。加強檔案管理，就是說在檔案管理的實際工作中要認真的解決所遇到的問題，給予檔案管理更多的關注。

隨著現代企業(yè)制度的建立，我國也出現了很多現代化的大型企業(yè)。越來越多的企業(yè)開始重新重視檔案管理的地位，在各種資源上要向檔案管理工作傾斜。首先，隨著我國市場經濟制度的不斷完善，檔案管理工作的重要性逐漸顯現。在法制社會的大背景下，企業(yè)在與其他經濟體進行經濟合作的過程中，難免會出現各種糾紛。最好的處理糾紛的方式首先是私下的和解，如果不能和解那么就要訴諸于法律，在這種情況下企業(yè)要向法院提供大量的原始的資料，而這些資料大多存在檔案管理中心，一個優(yōu)秀的檔案管理可以及時的向法院提供所需的各種原始資料，否則將在訴訟過程總處于被動狀態(tài)。

從以上信息可以看出，傳統的檔案管理已經不能夠勝任現代企業(yè)的檔案管理工作，現代的檔案管理工作已經迫在眉睫。企業(yè)檔案管理是一個全新的管理領域，這對于企業(yè)的經濟發(fā)展和社會的發(fā)展起到積極地作用。通過采取多種的管理措施，從多個角度進行管理，將會受到很好的效果。

2 企業(yè)檔案管理中出現的問題

企業(yè)的檔案管理工作是緊緊跟上時代的步伐，跟隨者企業(yè)的不斷發(fā)展而發(fā)展。現代企業(yè)的檔案管理工作也進行了很多年，不可避免的出現各種各樣的問題。

2.1 檔案管理滯后于企業(yè)改革

中國改革開放幾十年，社會主義市場經濟的體制正在逐步的建立起來，企業(yè)不再像計劃經濟的時期靠國家政策發(fā)展。只有少數的關乎國家經濟命脈的行業(yè)處于國家的管控下，而更多的企業(yè)發(fā)展依靠市場的調節(jié)機制發(fā)展，在這樣的競爭狀態(tài)中，大多數的企業(yè)很少會關注并不會給企業(yè)帶來直接經濟效益的檔案管理工作。而這種薄弱的檔案管理工作意識，最終也只會導致企業(yè)忽視原始資料的收集、利用、歸檔工作。并伴隨著檔案管理工作中工作人員的流動，出現原始資料的流失，在有些企業(yè)進行訴訟的過程或者上市的過程中原始資料的丟失，常常使企業(yè)在訴訟中處于不利的地位。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務素質有待提高

現代的檔案管理工作與傳統的相比，工作量極大。因此檔案管理工作是一項十分專業(yè)的系統工程，檔案管理人員都是有著相當的專業(yè)知識或者多年從事檔案管理的人員，檔案管理人員不僅要掌握本專業(yè)的工作還要想了解所在企業(yè)的生產經營方式，這就要求這類工作人員要有相當的知識面，只有這樣才能適應企業(yè)發(fā)展。但現在的現狀是，不少企業(yè)中從事檔案管理的人員大多是身兼多職，這就導致工作人員對于檔案管理的學習不夠，進而會使企業(yè)的檔案管理水平降低。

2.3 缺乏現代技術手段的應用

現代企業(yè)中的檔案管理工作，要以現代的多媒體技術為藍本進行。要著力構建現代化的檔案管理工作，利用電子信息技術為讀者提供一切便利的措施。由于很多的現代企業(yè)在初始階段都很缺乏這方面的認識，導致相關的經費和建設不能得到落實。因此在一段時間內導致企業(yè)的檔案管理混亂，因此在企業(yè)發(fā)展的任何階段都要重視現代技術在檔案管理上的應用，真正體現出現代技術能為企業(yè)帶來益處。

2.4 檔案管理不規(guī)范

企業(yè)檔案的分類不合理，一些涉密的檔案由于管理不善經常性丟失或者落入競爭者的手中。有的企業(yè)歸檔意識不強，常常出現應歸檔而未歸檔的情況。個別的檔案由于經手的人員多而導致不合理的歸檔。由于很多的企業(yè)沒有在歸檔的準則和要求，常常會導致檔案歸檔的不合理，甚至引起檔案的混亂歸檔。檔案管理的硬件條件欠缺，有的檔案室最基本的環(huán)境要求達不到，經常性的導致所存的檔案發(fā)生損壞，對企業(yè)造成極大地損失。管理的方法陳舊，檔案的管理工作大多在延續(xù)傳統的手法手工進行，隨著時間的推移檔案數量增長極快，傳統的方式變得很慢，造成檔案管理工作效率低下。

3 檔案管理中出現問題的原因

（1）由于企業(yè)特殊的性質，在辦事的流程上和日常的工作中，企業(yè)的相關人員沒有能夠按照一定的規(guī)范去工作，最終導致檔案管理工作形同虛設。在某些企業(yè)的項目申請中，往往是先進行事物的處理，這樣容易造成后期忘記進行項目資料的整理歸檔。

（2）企業(yè)產權變動的過程中監(jiān)管不力，造成企業(yè)重要檔案的丟失，有些倒閉的企業(yè)的檔案資料隨意堆放，在破產的過程中會計檔案的頻繁流動，導致這部分檔案經常性的只有借出沒有歸還。還有部分的個人原因，一些企業(yè)工作人員在離開原單位時沒有辦理移交手續(xù)，這些都會給企業(yè)帶來很大的損失。

（3）分散的檔案管理，在相當多的企業(yè)中檔案的管理流于虛名，沒有得到切實的落實。檔案員的流動性，在進行檔案交接時沒有足夠重視，不進行檔案的清點。在發(fā)現檔案丟失后，常常導致責任無法確認。

4 企業(yè)檔案管理問題的解決對策

4.1 增強企業(yè)檔案管理意識

很多的企業(yè)工作人員沒有檔案管理意識，因此要切實加強檔案管理重要性的認識。要將檔案管理工作作為一項經常性的工作來抓，要做到不定期的檔案管理檢查。要增強個人的檔案管理的責任心，提高管理工作的自覺性。要進行廣泛宣傳，善于抓住一些好的宣傳機會，大力開展宣傳工作。通過一些有力的宣傳工作，拉進檔案工作人員與各部門之間的關系。讓企業(yè)的工作人員都要認識到檔案工作的重要性，支持檔案工作，為檔案工作的正常開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

4.2 加強信息檔案工作

企業(yè)要加強信息化的建設，建立健全相關的信息收集、處理手段。嚴格的按照文件的類型、歸檔的標準、保存條件、保存期限等信息進行收集處理。要做到廣泛收集和重點收集相結合，把握好時間的要求，遵循各類文檔的規(guī)律，按照規(guī)律進行文件的收集工作。要不斷的拓寬工作的領域，在現有的檔案管理的基礎上，廣泛的收集一切與企業(yè)有關的檔案資料，要保存一切有關于企業(yè)的檔案資料，不斷的豐富檔案館的資料存儲。重點加強對于有關于企業(yè)研發(fā)的相關原始資料，為企業(yè)的科學建設保存珍貴的原始資料。要將收集到紙質版原始資料進行電子掃描，形成電子版的資料，此外還有音頻和視頻資料。同時還要一些重要的獎牌、獎杯等能夠反映企業(yè)發(fā)展的經歷的各種實物，使得檔案館真正成為企業(yè)的信息中心。加強創(chuàng)新手段，不簡單用計算機代替手工工作，而是要要借助于現代化的信息技術，引進先進的檔案管理理念，對實際工作中的一些不適當做法進行改變，這就要求管理員不斷強化信息技術的學習。

4.3 科學管理，提高現代化水平

首先要制定嚴格的管理規(guī)范，嚴格的執(zhí)行所指定的管理、技術準則。按照所指定的規(guī)范進行分類和管理工作。要做到簡單明了、竟然有序的管理。要在基本目的實現的基礎上進行總做的創(chuàng)新，要讓檔案館成為人們愿意去的場所。要積極地改善檔案的保管條件，落實檔案館的庫房、辦公室、閱覽室的建設，全面的配置安保設備，定期的檢查這些設備。要提高檔案室的信息化的水平，為了更好的為企業(yè)的生產提供有力的信息支持，這樣可以提高檔案館的信息化水平。為了更好的為企業(yè)的現代化建設提供方便的服務。提高檔案館工作人員的工作效率，要堅持電子歸檔和紙質歸檔相結合，重要的材料要進行云備份，保障信息安全。對于涉密的資料要加強管理，不能因為涉密文件的泄露而影響企業(yè)乃至于國家的利益。要切實的提高檔案館的現代化建設水平。

4.4 注重人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中，最重要的是工作人員的主觀能動性，在一些企事業(yè)單位，比如一些高校的檔案館內，常常為了節(jié)約成本而讓一些學生兼職，由于學生沒有進行過系統的檔案管理知識教育，經常會導致一些重要的資料的損毀，而學生本身并沒有意識到這個問題。檔案管理人員要有足夠的責任心和社會責任感，一個優(yōu)秀的檔案管理員不止要專業(yè)知識過硬，還要與時俱進，要學會運用現代化的科技知識和手段進行檔案的管理。還要根據企業(yè)的發(fā)展，適時的進行專業(yè)知識的培訓學習，以適應檔案管理的工作。要采用定期和不定期相結合的方式，充分地利用網絡和新媒體進行學習充電。還要經常性的請專家來進行上門指導，組織檔案管理人員到先進單位進行學習，以促進檔案管理工作健康、有序的進行。

最后，企業(yè)要加強對檔案館信息化的投資力度，在現代企業(yè)的建設中，要有足夠的資金。如果沒有足夠的投資力度，那么會嚴重影響信息管理的發(fā)展，更不利于檔案信息化管理的后期工作。此外，加大投資的力度，還可以吸引到高層次的人才，促進檔案管理的進一步發(fā)展。

5 總結

綜上所述，檔案的管理是一個相當復雜的工程，與其他工作不同的是，它的系統性很強。是企業(yè)經營管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)，搞好檔案管理工作對企業(yè)的長足發(fā)展有很大的益處。企業(yè)要充分地認識到這一點，要加快檔案管理信息化的步伐，提高信息化的水平，也就是間接地提高檔案管理的服務質量，使更多的人認識到檔案管理的重要性。要積極地調動調動企業(yè)內部各個部門的力量，相互之間深入溝通，通力合作，將最新的技術運用到檔案管理工作中，逐步實現檔案管理工作的現代化轉型，從而實現企業(yè)的長期健康發(fā)展。

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