多關鍵詞提取在憑證摘要分析中的應用

羅群，牛艷芳

（1.山東青島煙草有限公司，山東青島266071；2.山東財經大學，濟南 250014）

提取在憑證摘要分析中的應用

羅群1，牛艷芳2

（1.山東青島煙草有限公司，山東青島266071；2.山東財經大學，濟南 250014）

審計人員對憑證摘要的審查是當前財務審計遇到最多的情況之一，原先依靠翻閱紙質憑證的摘要審查方法已經不能滿足信息化環境對審計人員的查賬需求。該案例基于被審計單位電子憑證摘要的數據特征，融合電子數據分析方法與查賬技術，通過EXCEL實現多關鍵詞的提取，以更好支持審計人員進一步的數據分類分析。

1 前言

伴隨被審計單位電子財務賬套的普及，原先依靠翻閱紙質憑證的摘要審查方法已經不能滿足信息化環境下審計人員的查賬需求，審計人員需要借鑒和吸收現代經營管理技術，把經濟活動分析、電子數據分析方法與原來的查賬技術緊密結合，才能在有限的人力和時間內，提高審計效率，發現審計線索。本文介紹的案例來源于Y公司內部審計人員開展日常財務監督的工作實踐。

Y公司屬于國家計劃壟斷特色的市級國有商業公司，按照地域及縣區又劃分為12個區局子公司，企業規模較大。伴隨該公司內部審計工作范圍的不斷拓展，內部審計部門近幾年從傳統單一的財務收支審計、經濟責任審計逐漸向管理審計等領域拓展，專項財務審計演變成為日常性審計監督工作，但是經濟責任審計及其他專項審計仍需要大量財務數據支持。在電子財務數據獲取方面，Y公司審計人員主要基于實施的用友NC財務軟件，通過分配給審計部門的財務數據查詢權限，直接導出基于EXCEL的明細賬加以審查。審查的原則是各項財務收支的合規合法性、發生金額的合理性，以判斷被審計單位或審計責任人是否遵循勤儉節約、講究效益的原則，并出具相應的審計管理建議。因Y公司內審部門只有3位審計人員，面臨人員少、任務重、時間緊的困難，亟待通過計算機輔助審計技術提高審計工作效率。

常見的審計數據分析方法包括賬表分析、數據查詢、統計分析和數值分析。而統計分析又包括一般統計、分層和分類分析［1］。其中分類分析，簡單理解就是數據細分，是通過數據分布來發現異常的一種常用方法，也是最常用方法之一。分類分析的做法是選擇某一字段作為分類字段，然后通過觀察其它對應字段在分類字段各個取值點上的分布情況來確定需要重點考察的對象，有助于數據對比和結構分析。EXCEL的分類匯總、數據透視表都可以幫助審計人員完成對某個關鍵詞的分類與匯總，但對于關鍵詞不明顯的數據分析，則需要構造關鍵詞來幫助審計人員實現進一步分類分析。我們結合審計人員原有的財務審計經驗，充分利用了EXCEL函數和VBA功能實現從簡單到復雜的關鍵詞提取，具體包括基于摘要數據特征的地區信息提取、部門信息提取和模糊關鍵詞的提取。

2 基于憑證類別的地區名稱提取

Y公司的12個子公司不是獨立法人，不需要進行財務獨立核算。各子司的財務人員通過聯網財務軟件填寫電子會計憑證，由總公司財務部門在一個賬套中統一進行核算，各子公司的財務信息通過各子公司的憑證類別名稱進行區分（如圖1所示）。當審計人員想對多個子公司的某項支出對比分析，就需要通過財務軟件導出多個地區的EXCEL明細賬，再通過復制、粘貼形成一張匯總表，這種做法耗時較長，效率較低。實際上，我們可以導出某項支出的全部明細賬，依據憑證類別的固定長度來提取地區關鍵詞，比如利用EXCEL的LEFT函數或者固定分列功能可以輕松獲取各子公司的地區名稱（如圖2所示），進而利用分類匯總功能或數據透視表進行分類分析。

圖1 再公司會計科目明細賬格式

圖2 利用蘊耘云栽函數進行地區關鍵詞提取

3 基于摘要數據特征的部門名稱提取

上述地區關鍵詞的提取為各子公司之間經濟事項對比帶來了便利。在審計工作中，審計人員還需要對各子公司內部相關部門的收支情況進行對比，特別是總公司15個職能部門的經營費用對比分析。由于Y公司賬套無法將各子公司的職能部門設置為部門輔助核算，在統計各部門費用時，審計人員需要花費較長時間來進行收集和整理。這里，我們通過財務人員編寫憑證摘要的書寫規律來提取經濟業務發生的部門名稱關鍵詞。

Y公司財務人員在編寫費用類憑證摘要時，基本遵循“部門名稱+經辦人+經濟業務內容說明”的書寫習慣，如圖1所示。摘要中的部門名稱基本是按照約定俗成的部門簡稱，例如財務部門簡稱“財務處”，計算機信息中心簡稱“信息中心”，但是有時不同財務人員對同一個部門的命名簡稱不一致。由于部門名稱長度或者3位或者4位，故不能采用固定長度分列或LEFT函數取得部門名稱，這里推薦運用EXCEL的VLOOKUP函數來實現憑證摘要部門名稱關鍵詞提取。

VLOOKUP函數有四個參數，其功能是根據查找值在查找范圍的第一列搜索查找值，找到該值后的返回值為：以第一列為準，往后推數查找列數值的這一列所對應的值，其查找方式既可以是精確也可以模糊，具有非常廣泛的應用。注意，VLOOKUP在實現模糊查找時，查找區域一定要按升序排列。此處，為提取摘要字符中的部門名稱，我們定義VLOOKUP的四個參數：第一個參數的查找值是完整的摘要字符串，第二個參數查找區域是經過拼音升序排列后的部門名稱簡寫，因查找區域僅有1列，因此第三個參數就是1，第四個參數將查找方式定義為模糊查找，如圖3所示。

圖3 利用災蘊燥燥噪怎責（）的模糊查找功能提取部門名稱

按照圖3的模糊部門名稱查找，如果查找不成功不會返回“#N/A”的錯誤提示，而是返回與之最接近的部門名稱，這會導致后續分類匯總結果的錯誤。為避免這類錯誤，還需要結合IF函數和字符串比較函數EXACT（）來幫助審計人員明確標識因書寫不規范而提取錯誤的部門名稱，IF判斷函數的編寫邏輯如圖4所示。然后，審計人員需要通過手工修正不符合習慣的部門名稱關鍵詞，最后利用分類匯總或數據透視表功能對比部門間的收支結構或發生比重，從而鎖定審計重點。

圖4 隕云函數判斷邏輯示意圖

4 基于摘要業務內容的模糊關鍵詞提取

經過上述地區、部門名稱的關鍵詞提取后，如果再進一步，就是針對摘要經濟業務內容的深入分析。摘要經濟業務內容的撰寫需要用簡單明晰的語言來概括該筆業務的實質和要點，以方便事后的審查與分析。如圖1所示，Y公司摘要內容的前半部分形成了“部門名稱+經辦人”的書寫規范，但是摘要后半部分有關經濟業務的書寫規范化具有一定難度。雖然經濟業務的多樣性導致不可能實現理想的標準化，但是在這寥寥幾字的經濟業務描述中，仍然包含十分有意義的業務發生關鍵詞。例如，Y公司會計科目的“管理費用—車輛費”中沒有設置下一級明細科目，財務人員在書寫經濟業務內容時往往結合原始憑證會說明車輛支出的燃油費、過路過橋費、維修費等等，如果能夠將這些關鍵詞提取出來，就可以把一段時間內的車輛費用進行分類匯總，從而發現異常車輛花銷。又例如Y公司后勤機關食堂的費用支出中，僅涉及“應付職工薪酬/員工福利/職工食堂經費補貼”這一個會計科目，在沒有健全食堂輔助核算明細賬的情況下，該科目明細賬就成為分析食堂支出的主要數據分析源，涉及食堂日常生蔬食品購買、食堂固定資產、臨時人員工資支付等多種費用，如果能夠從摘要中提取敏感關鍵詞，就能夠掌握食堂花銷的大概比例，以達到對食堂經營的日常監督目標。因此，從摘要經營業務中提取模糊關鍵詞，以幫助審計人員掌握數據分布趨勢。

由于關鍵詞不固定，該功能很難通過現有EXCEL函數實現，借助EXCEL的VBA編程功能，由審計人員自定義提取的關鍵詞，及提取后關鍵詞所要放置的位置，以滿足不同情況下的模糊關鍵詞的提取需求（如圖5所示）。具體編寫過程涉及相對復雜的VBA編寫技巧，在此不進行詳述①該功能也可以運用EXCEL的MSQUERY通過結構化查詢語言SQL實現模糊關鍵詞查找。。

圖5 模糊關鍵詞提取界面及結果

5 案例總結與評述

審計人員如何通過電子數據特征掌握經營業務發生規律，快速發現審計線索，直接關系到信息化環境下的審計效果和效率。在審計軟件不能滿足審計人員個性化需求，基本數據庫的SQL技能較難學習的情況下，審計人員應充分發揮EXCEL自帶的查詢與分析功能，通過數據的對比和分類找出經濟業務發生的聯系，以迅速發現審計線索。本案例以被審計單位的憑證摘要為分析數據源，運用EXCEL功能實現了由簡單到復雜的多關鍵詞提取，具有一定的應用普遍性。從該案例中，可以學習審計人員如何基于摘要數據特征拓展數據分析思路，如何充分應用EXCEL函數和VBA功能支持數據分析。審計人員只有結合個人審計經驗，充分挖掘電子數據特征，依靠簡單易用的計算機輔助審計技術支持，才能夠大大縮短審計實施時間，提高審計工作效果和效率。

［1］陳偉.聯網審計技術方法與績效評價［M］.北京：清華大學出版社，2012.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.028

F232；F239.1

A

1673-0194（2015）19-0051-03

2015-08-10

山東省自然科學基金項目（ZR2014GM013）。

［關鍵詞］摘要分析；關鍵字提取；數據分類