對技術檔案歸檔整理的幾點思考

施松兵（南京華源工程管理有限公司,南京 210044）

對技術檔案歸檔整理的幾點思考

施松兵
（南京華源工程管理有限公司,南京 210044）

技術檔案能夠為科研工作提供重要的參考資料，是過去工作經驗的總結，技術檔案的完整性與準確性需要規范的歸檔整理制度來進行約束，在整個的檔案學中占據著重要的位置，技術檔案對于一個企業來說屬于重要的財富，技術檔案的歸檔整理必須按照先進、規范化的方式進行，確保檔案的完整、安全，這樣有利于檔案使用的便捷化發展。

技術檔案；歸檔；整理

隨著科研工作的深入發展技術檔案也會隨之不斷增加，這些檔案中包含著技術文件、圖表、信息記錄等多種內容類型的文件，是工作中真實的歷史記錄，在科研項目完工后技術檔案就會成為重要的證據，因此技術檔案歸檔整理工作的進展就顯得尤為重要，它關系到當前的檔案管理更與未來檔案的使用關系緊密，因此技術檔案的歸檔整理是當前工作重點。

1 技術檔案歸檔整理的現存不足

1.1 歸檔整理不及時與檔案裝訂的問題

在一個工程項目正式完工之后，其中產生的所有檔案必須移交給檔案室進行存放管理，技術檔案綜合管理部門需要定期的制定歸檔清單，在要求的時間內將各個部門的技術檔案回收，但是很多時候都存在技術檔案回收不及時的問題，在進行企業業績查詢、匯總的時候就需要對檔案進行調閱，但是由于檔案的分散性給整理工作帶來了難度，在很大程度上影響了技術檔案的使用效率，增加了檔案資料的管理成本以及人力、物力的耗費，這種技術檔案移交不及時的情況嚴重影響著企業檔案管理的成效的發揮。由于檔案資料的生成部門的不同，它的裝訂也存在各種不同的情況，有的檔案采用塑料夾的形式進行包裝，有的則采用活頁的形式存放，缺乏統一的裝訂規范，對于檔案管理部門規定的三孔一線的裝訂規范沒有進行不夠的重視，只是按照個人意愿進行了整理，這種不規范的裝訂存放形式不利于技術檔案的長久保存，在以后的使用中很容易發生丟失、損壞的情況，而且為以后的查詢工作增加了一定的難度，降低了檔案整理的整體效率。

1.2 技術檔案歸檔整理的質量問題

歸檔的技術檔案一般按單位工程粗線條地大致分類組卷裝訂，沒有根據檔案規范要求，按建設單位、單項工程、分部分項等進行分類，有的案卷立卷過厚，超過每卷最多400頁的規定，有的案卷涉及幾個專業，沒有單獨立卷[1]。這些狀況都直接造成了技術檔案分類的混亂，分類過于籠統為檔案的整體和查閱都帶來了不便。此外，技術檔案的歸檔整理還存在使用復印件的問題，檔案在進行歸檔的過程中必須使用原件，但是當前的很多技術檔案使用的都是復印件有的時候甚至一整套資料都是復印件。復印件很多時候都會存在印章模糊、字跡不清楚的問題，影響了檔案的使用價值以及存放時間期限，造成這種問題的主要原因在于檔案份數缺乏具體規劃，造成了大量質量低下的復印件的產生。技術檔案的整理需要按照一定的要求有序、規范的進行裝訂和排放，不能只是簡單的進行堆放，需要按照類型進行劃分，否則就會對以后的使用造成影響。另外，技術檔案的歸檔資料使用的材料存在大小不一的問題，在進行檔案的整理工作時，小于A4的，沒用A4白紙進行托裱，統一按照A4的大小進行了加工。

2 技術檔案歸檔整理的對策思考

2.1 提高歸檔意識，健全檔案管理體系建設

技術檔案具有原始性、憑證性，一旦積累工作沒做好，造成殘損、遺失，日后將無法彌補，因此，從項目組建時，嚴格落實技術檔案“三納入”制度，將技術檔案工作納入領導議程、納入各項工作的計劃中[2]。將技術檔案的歸檔整理意識深入到每一個職員的工作中去，成為日常工作的一個組成部分，嚴格要求歸檔人員的工作規范性，進而對于檔案上交部門也會提出相應嚴格的要求，在檔案移交的過程中歸檔人員需要明確接收的規范形式，對不同部門的檔案提出統一的要求，按照歸檔制度的規定進行檔案的裝訂、整理。在科研或者工程項目的開始階段，就需要建立完善的檔案管理體系，確定主要負責人員，明確分工，形成層級化的責任管理制度來進行檔案的積累，這樣在項目完工之后，檔案的歸檔整理工作就會變得比較簡單，能夠更好的實現技術檔案完整、準確的要求。進行工程管理的計劃、檢查、驗收等各項工作時應該同時進行工程技術資料的計劃、檢查、驗收等的工作，這樣能夠及時的發現問題，第一時間解決問題，為以后的歸檔整理鋪路，中途發現技術檔案的遺漏也應該及時的進行補缺。

2.2 改善歸檔移交程序以及檔案人員素質

工程項目正式竣工結算完畢，技術資料人員按建設單位、監理單位的要求，結合DA/T 28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范及GB/T 11822-2000科學技術檔案案卷構成的一般要求進行整理[3]。在由負責人員進行檢查之后再進行裝訂，然后才可以按照規定時間移交入檔案室，在移交過程中需要仔細的做好日期、清單的填寫工作，確認無誤后進行技術檔案的歸檔，同時利用現代網絡技術進行檔案的電子版的創建，形成完善的歸檔程序的建設。另外，技術檔案歸檔整理的改善還需要對歸檔人員的專業素質進行不斷的提升，技術檔案的管理工作相對來說專業性比較強，所以在選擇工作人員的時候需要符合檔案管理職業的要求，不僅僅要了解檔案歸檔的操作流程，而且也需要對技術知識有一定的了解，這樣在檔案整理的時候就可以進行明確的分類。在上崗之前對員工進行專業的培訓也很有必要，加強其對檔案整理的標準以及工作程序的了解，能夠為歸檔工作打造一個堅實的基礎。

3 結束語

技術檔案的歸檔整理需要長期的有效管理，這是基礎性工作中的一個重要環節，它也是工程、科研規范化、科學化管理的一個濃縮，技術檔案管理的優劣直接顯示了企業管理的總體水平，技術檔案歸檔整理的工作需要管理人員共同努力，提高認識，制定一系列嚴格的歸檔整理制度，不斷健全技術檔案的管理網絡的建設，提高技術檔案的使用價值。

[1]花文博.對基礎測繪項目檔案歸檔管理問題的幾點思考[J].科技與企業,2011(08):89.

[2]戴麗霞.做好企業科學技術檔案管理的幾點思考[J].黑龍江史志,2011(21):20-21.

[3]我院專題技術檔案的歸檔制度和收集整理專題技術檔案的作法[J].檔案工作,1962(02):6-7.

施松兵（1962-），男，江蘇海門人，本科。