電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的思考

劉兵

塔里木大學(xué)教務(wù)處

電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的思考

劉兵

塔里木大學(xué)教務(wù)處

本文首先闡述了電子校務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì)。其次論述了電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的意義。最后提出電子校務(wù)推動(dòng)了高校行政管理發(fā)展的三個(gè)方面：電子校務(wù)推動(dòng)高校行政管理職能的發(fā)展；電子校務(wù)激發(fā)高校行政決策科學(xué)化；電子校務(wù)推動(dòng)高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置規(guī)范化。

電子校務(wù)；高校；行政管理

一、引言

現(xiàn)代信息技術(shù)已應(yīng)用到許多領(lǐng)域中，它也滲透到高校行政管理中。傳統(tǒng)的高校行政管理體制相對(duì)落后，若在高校行政管理中實(shí)行電子校務(wù)，必然會(huì)起到事半功倍的效果，因?yàn)殡娮有?wù)是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與高校行政管理相結(jié)合的必然產(chǎn)物。近幾年，許多高校引進(jìn)電子校務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決了許多問題，減輕了行政管理人員的工作量，提高了行政工作效率，得到了師生的好評(píng)。

二、電子校務(wù)的內(nèi)涵和本質(zhì)

電子校務(wù)是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù),將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成,在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組,超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制,向師生和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和全方位的管理和服務(wù)[1]

電子校務(wù)的內(nèi)涵是：第一，電子校務(wù)必須在一定信息基礎(chǔ)實(shí)施、相關(guān)軟件應(yīng)用和各類人力資源的前提下發(fā)展，它離不開信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第二，電子校務(wù)是處理學(xué)校事務(wù)管理和服務(wù)的校務(wù)體系。第三，電子校務(wù)不是將傳統(tǒng)的學(xué)校事務(wù)簡(jiǎn)單的搬到互聯(lián)網(wǎng)上，而是對(duì)學(xué)校工作流程和行政管理組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化重組。第四，電子校務(wù)能提高工作效率和實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

從本質(zhì)上講，電子校務(wù)就是一種電子政務(wù)，是教育部門的電子政務(wù)。它的運(yùn)作過程是以學(xué)校師生員工的需求為出發(fā)點(diǎn)，是利用信息技術(shù)完成高校辦公的過程。新的工作流程區(qū)別于傳統(tǒng)的工作流程，它是信息技術(shù)在高校管理和服務(wù)各方面的應(yīng)用，更是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上重新認(rèn)識(shí)和定位高校的社會(huì)職能，從而實(shí)現(xiàn)高校發(fā)展和管理模式的變革，建立先進(jìn)的高校管理體制。電子校務(wù)包括信息管理和溝通，它已滲透到高校科研、教學(xué)、公共服務(wù)和管理等各方面，更重要的是適應(yīng)了現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的要求。電子校務(wù)使高校有了全新的管理理念，因此深入理解“電子校務(wù)”的內(nèi)涵，主動(dòng)應(yīng)對(duì)信息化帶來的管理變革、發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)高校管理信息化和現(xiàn)代化，具有十分重要的意義。

三、電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的意義

（一）電子校務(wù)建設(shè)對(duì)高校行政管理內(nèi)部發(fā)展有著重要作用

電子高校建設(shè)是直接指向高校管理自身，是通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段，改革傳統(tǒng)高校行政管理手段和方式。因此，實(shí)施高校管理信息化，就會(huì)導(dǎo)致高校行政管理職能的轉(zhuǎn)變，使高校行政管理職能變得簡(jiǎn)單，隨著我國(guó)高校各方面不斷的發(fā)展，電子校務(wù)對(duì)高校行政管理職能的影響會(huì)越來越明顯。隨著高校行政管理職能的變化，電子校務(wù)的發(fā)展也會(huì)影響高校行政組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置，使高校行政機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)化從而達(dá)到在機(jī)構(gòu)設(shè)置上的管理出新。電子校務(wù)的發(fā)展會(huì)節(jié)約大量的財(cái)力、物力和人力，減少高校管理的成本，提高高校行政管理效率。

（二）電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展產(chǎn)生積極的社會(huì)意義

電子校務(wù)和高校信息化建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)高校管理與師生員工之間的交流，為師生員工提供良好的服務(wù)。通過發(fā)展電子校務(wù)和高校行政管理出新，可以增強(qiáng)高校管理的透明度以及實(shí)現(xiàn)師生員工的知情權(quán)。通過校務(wù)公開，以便于教師和行政管理人員對(duì)高校管理的參與和監(jiān)督。另外，由于電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的積極作用，可以在高校與師生之間實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)交流，有利于緩解矛盾，消除誤解，促進(jìn)高校穩(wěn)定。

（三）電子校務(wù)建設(shè)對(duì)提高高校綜合競(jìng)爭(zhēng)能力有著重要意義

加強(qiáng)高校信息化和電子校務(wù)建設(shè)，又是參與高校之間競(jìng)爭(zhēng)的需要，也只有實(shí)現(xiàn)高校行政管理的信息化，才能快速提高高校綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。通過電子校務(wù)建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)在高校行政管理領(lǐng)域的跨越式發(fā)展，大力加速高校信息化過程，從而提高高校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

四、電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展的思考

（一）電子校務(wù)推動(dòng)高校行政管理職能的發(fā)展

高校行政職能的發(fā)展，是高校行政管理發(fā)展的重要方面。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和我國(guó)高校規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)高校行政管理職能的發(fā)展和轉(zhuǎn)變提出了新的要求。高校行政管理職能包括管制職能、服務(wù)職能和發(fā)展職能，為了實(shí)現(xiàn)高校行政職能的轉(zhuǎn)變，實(shí)施電子校務(wù)是重要途徑。電子校務(wù)能促進(jìn)高校行政職能轉(zhuǎn)變和發(fā)展，具體表現(xiàn)在以下三方面：

第一，電子校務(wù)促使高校行政管理職能由管制為主轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)為主。高校行政管理職能的更新和轉(zhuǎn)變是高校行政管理職能是適應(yīng)環(huán)境變化的一種方式。“服務(wù)型”學(xué)校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對(duì)待教師和學(xué)生，愛護(hù)、尊重和關(guān)心師生；行政管理工作過程中做到公正、透明和公開，最終達(dá)到節(jié)約辦公成本、提高辦公質(zhì)量和效率、簡(jiǎn)化程序的目的；建立與社區(qū)、學(xué)生、教師、家長(zhǎng)之間的反饋和合作機(jī)制；體現(xiàn)大學(xué)精神，重視教職員工對(duì)高校管理與決策的參與，為教師營(yíng)造和諧的科研環(huán)境和學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境，促使學(xué)生心身健康全面的發(fā)展，使高校充分發(fā)揮人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)功能[2]。電子校務(wù)的建立是使管制變?yōu)榉?wù)的必然，電子校務(wù)的特點(diǎn)就是服務(wù)師生，方便師生。

高校應(yīng)以建設(shè)電子校務(wù)為契機(jī)，不斷的完善自身的服務(wù)職能。較高服務(wù)水平的高校應(yīng)有以下特征：師生在學(xué)校行政部門辦事，可以輕松的得到辦事結(jié)果；師生通過電子校務(wù)系統(tǒng)不費(fèi)太多精力方便地獲取信息；師生應(yīng)獲得學(xué)校行政部門的全程服務(wù)；師生不需進(jìn)入學(xué)校行政部門，即可以通過網(wǎng)上辦公等。

第二，電子校務(wù)促使高校行政管理職能公開化。隨著電子校務(wù)的發(fā)展，高校行政管理職能越來越網(wǎng)絡(luò)化，可以逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，即把高校行政管理職能搬到網(wǎng)絡(luò)上。高校行政職能的網(wǎng)絡(luò)化，不僅使高校行政職能公開化，而且相應(yīng)地精簡(jiǎn)了高校行政職能。在舊的行政管理體制下，一般用紙質(zhì)辦公，大量的業(yè)務(wù)工作需要領(lǐng)導(dǎo)批示。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)批示的內(nèi)容可能意思不明確或不清楚，就導(dǎo)致制定政策的透明度低下。同時(shí)辦事效率低下和規(guī)范性差，出錯(cuò)的可能性比較大。而電子校務(wù)使得工作業(yè)務(wù)流程清晰，通過網(wǎng)上辦公分清業(yè)務(wù)工作的責(zé)任人和明確了各行政管理部門的職責(zé)，減少了行政部門之間的矛盾，避免了各部門之間有功必爭(zhēng)，有過必推的現(xiàn)象。

第三，電子校務(wù)促使高校行政環(huán)境發(fā)展。因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下的行政管理中把多媒體技術(shù)、通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，從而為行政效能的提高提供技術(shù)基礎(chǔ)。高校管理的社會(huì)環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的變化，就會(huì)要求高校行政職能的變化，特別是高校行政管理職能發(fā)展方面。

（二）電子校務(wù)激發(fā)高校行政決策科學(xué)化

電子校務(wù)有利于提高高校的行政決策科學(xué)性。高校行政決策是高校行政工作人員在處理學(xué)校行政事務(wù)時(shí)，為了達(dá)到預(yù)訂的目標(biāo)，根據(jù)一定情況和條件，運(yùn)用科學(xué)的理論和方法，系統(tǒng)地分析主客觀條件，在掌握大量有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)所要解決的問題或處理的事務(wù)，做出決定[3]。行政管理活動(dòng)有行政領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、溝通、控制、決策等功能，但是，在這些功能中，行政決策是最重要的，主導(dǎo)性的一項(xiàng)功能。高校行政決策是學(xué)校行政活動(dòng)的先導(dǎo)，一切行政管理過程和行政行為都離不開行政決策。

行政決策的正確與否，直接關(guān)系到行政管理目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)；行政決策水平如何，會(huì)影響到行政管理工作是否有生機(jī)和活力。“決策科學(xué)化”是一個(gè)有著明確內(nèi)涵的概念，它要求決策過程必須建立在制度的基礎(chǔ)上，經(jīng)過科學(xué)的程序，廣泛發(fā)揚(yáng)民主，大量收集信息，充分研究論證，采用集體決策的方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，把靜態(tài)的典型研究與動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)分析結(jié)合起來，把定性分析與定量分析結(jié)合起來，以期最大限度地提高決策精度[4]。最初，高校行政決策是經(jīng)驗(yàn)決策，高校管理者是根據(jù)個(gè)人或具體的思想水平、生活經(jīng)驗(yàn)和工作能力等方面做出的決定。經(jīng)驗(yàn)是只對(duì)過去的事務(wù)的認(rèn)識(shí)和理解，不宜用于解決新情況和新問題，已不適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此，在進(jìn)行高校行政決策活動(dòng)時(shí)必須運(yùn)用科學(xué)的決策方法。

在信息高速發(fā)展的時(shí)代，電子校務(wù)系統(tǒng)促使高校行政領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策，能提供有價(jià)值和高質(zhì)量的信息。傳統(tǒng)的辦公通過人工紙質(zhì)完成，容易出錯(cuò)，規(guī)范性差，透明度低，還存在重復(fù)勞動(dòng)，從而造成部門之間和上下級(jí)之間不能實(shí)現(xiàn)信息的共享和集成，難以協(xié)調(diào)和溝通，不能為高校領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供可靠的證據(jù)。而電子校務(wù)減少了中間環(huán)節(jié)，使信息傳遞迅速、簡(jiǎn)單，節(jié)省了大量的跑腿時(shí)間，使得行政辦公人員能集中精力，緊密圍繞事件本身開展信息收集工作，為決策者及時(shí)提供準(zhǔn)確詳實(shí)的信息，有利于決策者在第一時(shí)間做出最正確的判斷。

特別是在對(duì)重大問題做出決定前在網(wǎng)上公布或公示，讓廣大教職員工和學(xué)生廣泛參與討論，經(jīng)過反復(fù)充分醞釀，最后做出相對(duì)科學(xué)的決策。同時(shí)，電子校務(wù)對(duì)信息進(jìn)行綜合和加工，去偽存真，當(dāng)高校制定政策和履行職能時(shí)，會(huì)上傳和啟用相關(guān)信息數(shù)據(jù)，使高校行政管理者正確行動(dòng)、科學(xué)判斷和理性決策，全面為師生服務(wù)。

（三）電子校務(wù)推動(dòng)高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置規(guī)范化

電子校務(wù)建設(shè)促使高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置更加規(guī)范化。電子校務(wù)的發(fā)展使傳統(tǒng)高校行政組織結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制模式發(fā)生巨大的變化，從而影響著組織行為。傳統(tǒng)的高校行政組織結(jié)構(gòu)模式是學(xué)校自上而下劃分管理幅度和管理層次，以至于部分管理者只能掌握少量的信息。這種組織結(jié)構(gòu)，管理層次和管理幅度成反比例關(guān)系，即管理幅度寬，則管理層次少，反之亦然。傳統(tǒng)高校管理層級(jí)之間是自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)，其內(nèi)部是不自主的，相對(duì)封閉的，信息的傳遞和交流可能失真。

電子高校區(qū)別于傳統(tǒng)高校，它運(yùn)用現(xiàn)代通信和信息技術(shù)，基于網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建一種新的信息傳播和交流模式，從而形成矩陣式組織結(jié)構(gòu)。在傳統(tǒng)的直線職能制基礎(chǔ)上，根據(jù)產(chǎn)品或任務(wù)的要求，橫向上設(shè)立若干個(gè)產(chǎn)品或任務(wù)部門，項(xiàng)目部門通過抽調(diào)職能部門的資源，以項(xiàng)目組的形式，完成特定任務(wù)的組織結(jié)構(gòu)形式，由于職能部門與項(xiàng)目部門構(gòu)成了縱橫交錯(cuò)的類似矩陣的形式，因此這樣的組織結(jié)構(gòu)稱為矩陣式組織結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)便于信息橫向傳遞和交流，改變了單一的信息傳遞方式，實(shí)現(xiàn)了多形式、多層次和全方位的管理模式以及信息資源共享。學(xué)校發(fā)布的信息不僅從上向下傳遞，還在同一層級(jí)的行政管理和工作人員之間傳遞。這樣，高層管理者以及不同層級(jí)不同部門的工作人員都能及時(shí)獲得信息。

在傳統(tǒng)高校向電子高校轉(zhuǎn)變中，需充分運(yùn)用通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)建立一個(gè)虛實(shí)結(jié)合、功能強(qiáng)大、安全可靠和容量大的電子校務(wù)管理信息系統(tǒng)，讓師生及社會(huì)了解學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能和辦事流程。隨著高校電子校務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和完善，學(xué)校通過網(wǎng)絡(luò)與師生進(jìn)行互動(dòng)，聽取師生的意見和建議，不斷地調(diào)整高校的行政行為，促進(jìn)高校的行政效率。

電子校務(wù)的建立對(duì)高校組織結(jié)構(gòu)規(guī)范化表現(xiàn)在：促使行政組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。它打破傳統(tǒng)高校的分層結(jié)構(gòu)和集中管理，減少了高校管理層次，改善臃腫的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)高校行政管理從金字塔結(jié)構(gòu)模式向矩陣式組織結(jié)構(gòu)發(fā)展，提高了學(xué)校各部門之間的信息溝通速度和工作效率。

五、結(jié)語

總之，電子校務(wù)對(duì)高校行政管理發(fā)展有著重要作用，實(shí)行電子校務(wù)有利于提高高校行政管理效率，促使高校的信息進(jìn)一步公開化和透明化，還有利于構(gòu)建環(huán)保型高校。研究電子校務(wù)與高校行政管理發(fā)展，可以改變傳統(tǒng)的高校行政管理模式，不僅可以大大提高效率，滿足學(xué)校發(fā)展以及廣大師生員工的需求，而且在提升高校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力方面具有重要意義。通過電子校務(wù)對(duì)高校行政發(fā)展的影響研究，可以推進(jìn)我們對(duì)高校行政管理技術(shù)及方法的認(rèn)識(shí)，也為高校行政管理發(fā)展起到借鑒作用。

[1]靳海亮,高井祥．加快高校電子政務(wù)建設(shè)的思考[J]．煤炭高等教育．2006（2）110-110

[2]吳小絨，張偉坤.從"行政型"管理到"服務(wù)型"管理——高校行政職能部門管理觀念的重構(gòu)[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)·自然科學(xué).2010(3) 143-143

[3]張國(guó)慶.行政管理學(xué)概論[M].北京大學(xué)出版社.2000156-156

[4]朱成安，陳秀峰.行政決策概論[M].北京市：紅旗出版社.2005203-203

劉兵（1982-），男，四川省儀隴縣，現(xiàn)供職單位全稱：新疆塔里木大學(xué)教務(wù)處，職稱：管理助理研究員，學(xué)位：碩士，研究方向：高校教務(wù)管理和教學(xué)研究。