電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的思考

劉兵

塔里木大學(xué)教務(wù)處

電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的思考

劉兵

塔里木大學(xué)教務(wù)處

本文首先闡述了電子校務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì)。其次論述了電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的意義。最后提出電子校務(wù)推動了高校行政管理發(fā)展的三個方面：電子校務(wù)推動高校行政管理職能的發(fā)展；電子校務(wù)激發(fā)高校行政決策科學(xué)化；電子校務(wù)推動高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置規(guī)范化。

電子校務(wù)；高校；行政管理

一、引言

現(xiàn)代信息技術(shù)已應(yīng)用到許多領(lǐng)域中，它也滲透到高校行政管理中。傳統(tǒng)的高校行政管理體制相對落后，若在高校行政管理中實行電子校務(wù)，必然會起到事半功倍的效果，因為電子校務(wù)是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與高校行政管理相結(jié)合的必然產(chǎn)物。近幾年，許多高校引進電子校務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決了許多問題，減輕了行政管理人員的工作量，提高了行政工作效率，得到了師生的好評。

二、電子校務(wù)的內(nèi)涵和本質(zhì)

電子校務(wù)是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù),將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行集成,在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組,超越時間和空間及部門之間的分隔限制,向師生和社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的管理和服務(wù)[1]

電子校務(wù)的內(nèi)涵是：第一，電子校務(wù)必須在一定信息基礎(chǔ)實施、相關(guān)軟件應(yīng)用和各類人力資源的前提下發(fā)展，它離不開信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第二，電子校務(wù)是處理學(xué)校事務(wù)管理和服務(wù)的校務(wù)體系。第三，電子校務(wù)不是將傳統(tǒng)的學(xué)校事務(wù)簡單的搬到互聯(lián)網(wǎng)上，而是對學(xué)校工作流程和行政管理組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化重組。第四，電子校務(wù)能提高工作效率和實現(xiàn)信息資源共享。

從本質(zhì)上講，電子校務(wù)就是一種電子政務(wù)，是教育部門的電子政務(wù)。它的運作過程是以學(xué)校師生員工的需求為出發(fā)點，是利用信息技術(shù)完成高校辦公的過程。新的工作流程區(qū)別于傳統(tǒng)的工作流程，它是信息技術(shù)在高校管理和服務(wù)各方面的應(yīng)用，更是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上重新認識和定位高校的社會職能，從而實現(xiàn)高校發(fā)展和管理模式的變革，建立先進的高校管理體制。電子校務(wù)包括信息管理和溝通，它已滲透到高校科研、教學(xué)、公共服務(wù)和管理等各方面，更重要的是適應(yīng)了現(xiàn)代信息社會發(fā)展的要求。電子校務(wù)使高校有了全新的管理理念，因此深入理解“電子校務(wù)”的內(nèi)涵，主動應(yīng)對信息化帶來的管理變革、發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，實現(xiàn)高校管理信息化和現(xiàn)代化，具有十分重要的意義。

三、電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的意義

（一）電子校務(wù)建設(shè)對高校行政管理內(nèi)部發(fā)展有著重要作用

電子高校建設(shè)是直接指向高校管理自身，是通過先進的信息技術(shù)手段，改革傳統(tǒng)高校行政管理手段和方式。因此，實施高校管理信息化，就會導(dǎo)致高校行政管理職能的轉(zhuǎn)變，使高校行政管理職能變得簡單，隨著我國高校各方面不斷的發(fā)展，電子校務(wù)對高校行政管理職能的影響會越來越明顯。隨著高校行政管理職能的變化，電子校務(wù)的發(fā)展也會影響高校行政組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置，使高校行政機構(gòu)設(shè)置簡化從而達到在機構(gòu)設(shè)置上的管理出新。電子校務(wù)的發(fā)展會節(jié)約大量的財力、物力和人力，減少高校管理的成本，提高高校行政管理效率。

（二）電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展產(chǎn)生積極的社會意義

電子校務(wù)和高校信息化建設(shè)的目的是實現(xiàn)高校管理與師生員工之間的交流，為師生員工提供良好的服務(wù)。通過發(fā)展電子校務(wù)和高校行政管理出新，可以增強高校管理的透明度以及實現(xiàn)師生員工的知情權(quán)。通過校務(wù)公開，以便于教師和行政管理人員對高校管理的參與和監(jiān)督。另外，由于電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的積極作用，可以在高校與師生之間實現(xiàn)信息的及時交流，有利于緩解矛盾，消除誤解，促進高校穩(wěn)定。

（三）電子校務(wù)建設(shè)對提高高校綜合競爭能力有著重要意義

加強高校信息化和電子校務(wù)建設(shè)，又是參與高校之間競爭的需要，也只有實現(xiàn)高校行政管理的信息化，才能快速提高高校綜合競爭能力。通過電子校務(wù)建設(shè)，可以實現(xiàn)在高校行政管理領(lǐng)域的跨越式發(fā)展，大力加速高校信息化過程，從而提高高校的綜合競爭力。

四、電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展的思考

（一）電子校務(wù)推動高校行政管理職能的發(fā)展

高校行政職能的發(fā)展，是高校行政管理發(fā)展的重要方面。隨著知識經(jīng)濟社會的發(fā)展和我國高校規(guī)模的擴大，對高校行政管理職能的發(fā)展和轉(zhuǎn)變提出了新的要求。高校行政管理職能包括管制職能、服務(wù)職能和發(fā)展職能，為了實現(xiàn)高校行政職能的轉(zhuǎn)變，實施電子校務(wù)是重要途徑。電子校務(wù)能促進高校行政職能轉(zhuǎn)變和發(fā)展，具體表現(xiàn)在以下三方面：

第一，電子校務(wù)促使高校行政管理職能由管制為主轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)為主。高校行政管理職能的更新和轉(zhuǎn)變是高校行政管理職能是適應(yīng)環(huán)境變化的一種方式。“服務(wù)型”學(xué)校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對待教師和學(xué)生，愛護、尊重和關(guān)心師生；行政管理工作過程中做到公正、透明和公開，最終達到節(jié)約辦公成本、提高辦公質(zhì)量和效率、簡化程序的目的；建立與社區(qū)、學(xué)生、教師、家長之間的反饋和合作機制；體現(xiàn)大學(xué)精神，重視教職員工對高校管理與決策的參與，為教師營造和諧的科研環(huán)境和學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境，促使學(xué)生心身健康全面的發(fā)展，使高校充分發(fā)揮人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)功能[2]。電子校務(wù)的建立是使管制變?yōu)榉?wù)的必然，電子校務(wù)的特點就是服務(wù)師生，方便師生。

高校應(yīng)以建設(shè)電子校務(wù)為契機，不斷的完善自身的服務(wù)職能。較高服務(wù)水平的高校應(yīng)有以下特征：師生在學(xué)校行政部門辦事，可以輕松的得到辦事結(jié)果；師生通過電子校務(wù)系統(tǒng)不費太多精力方便地獲取信息；師生應(yīng)獲得學(xué)校行政部門的全程服務(wù)；師生不需進入學(xué)校行政部門，即可以通過網(wǎng)上辦公等。

第二，電子校務(wù)促使高校行政管理職能公開化。隨著電子校務(wù)的發(fā)展，高校行政管理職能越來越網(wǎng)絡(luò)化，可以逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，即把高校行政管理職能搬到網(wǎng)絡(luò)上。高校行政職能的網(wǎng)絡(luò)化，不僅使高校行政職能公開化，而且相應(yīng)地精簡了高校行政職能。在舊的行政管理體制下，一般用紙質(zhì)辦公，大量的業(yè)務(wù)工作需要領(lǐng)導(dǎo)批示。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)批示的內(nèi)容可能意思不明確或不清楚，就導(dǎo)致制定政策的透明度低下。同時辦事效率低下和規(guī)范性差，出錯的可能性比較大。而電子校務(wù)使得工作業(yè)務(wù)流程清晰，通過網(wǎng)上辦公分清業(yè)務(wù)工作的責(zé)任人和明確了各行政管理部門的職責(zé)，減少了行政部門之間的矛盾，避免了各部門之間有功必爭，有過必推的現(xiàn)象。

第三，電子校務(wù)促使高校行政環(huán)境發(fā)展。因為在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下的行政管理中把多媒體技術(shù)、通信技術(shù)和計算機技術(shù)結(jié)合起來，從而為行政效能的提高提供技術(shù)基礎(chǔ)。高校管理的社會環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的變化，就會要求高校行政職能的變化，特別是高校行政管理職能發(fā)展方面。

（二）電子校務(wù)激發(fā)高校行政決策科學(xué)化

電子校務(wù)有利于提高高校的行政決策科學(xué)性。高校行政決策是高校行政工作人員在處理學(xué)校行政事務(wù)時，為了達到預(yù)訂的目標(biāo)，根據(jù)一定情況和條件，運用科學(xué)的理論和方法，系統(tǒng)地分析主客觀條件，在掌握大量有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對所要解決的問題或處理的事務(wù)，做出決定[3]。行政管理活動有行政領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、溝通、控制、決策等功能，但是，在這些功能中，行政決策是最重要的，主導(dǎo)性的一項功能。高校行政決策是學(xué)校行政活動的先導(dǎo)，一切行政管理過程和行政行為都離不開行政決策。

行政決策的正確與否，直接關(guān)系到行政管理目標(biāo)能否實現(xiàn)；行政決策水平如何，會影響到行政管理工作是否有生機和活力?！皼Q策科學(xué)化”是一個有著明確內(nèi)涵的概念，它要求決策過程必須建立在制度的基礎(chǔ)上，經(jīng)過科學(xué)的程序，廣泛發(fā)揚民主，大量收集信息，充分研究論證，采用集體決策的方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，把靜態(tài)的典型研究與動態(tài)的系統(tǒng)分析結(jié)合起來，把定性分析與定量分析結(jié)合起來，以期最大限度地提高決策精度[4]。最初，高校行政決策是經(jīng)驗決策，高校管理者是根據(jù)個人或具體的思想水平、生活經(jīng)驗和工作能力等方面做出的決定。經(jīng)驗是只對過去的事務(wù)的認識和理解，不宜用于解決新情況和新問題，已不適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此，在進行高校行政決策活動時必須運用科學(xué)的決策方法。

在信息高速發(fā)展的時代，電子校務(wù)系統(tǒng)促使高校行政領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)決策，能提供有價值和高質(zhì)量的信息。傳統(tǒng)的辦公通過人工紙質(zhì)完成，容易出錯，規(guī)范性差，透明度低，還存在重復(fù)勞動，從而造成部門之間和上下級之間不能實現(xiàn)信息的共享和集成，難以協(xié)調(diào)和溝通，不能為高校領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供可靠的證據(jù)。而電子校務(wù)減少了中間環(huán)節(jié)，使信息傳遞迅速、簡單，節(jié)省了大量的跑腿時間，使得行政辦公人員能集中精力，緊密圍繞事件本身開展信息收集工作，為決策者及時提供準(zhǔn)確詳實的信息，有利于決策者在第一時間做出最正確的判斷。

特別是在對重大問題做出決定前在網(wǎng)上公布或公示，讓廣大教職員工和學(xué)生廣泛參與討論，經(jīng)過反復(fù)充分醞釀，最后做出相對科學(xué)的決策。同時，電子校務(wù)對信息進行綜合和加工，去偽存真，當(dāng)高校制定政策和履行職能時，會上傳和啟用相關(guān)信息數(shù)據(jù)，使高校行政管理者正確行動、科學(xué)判斷和理性決策，全面為師生服務(wù)。

（三）電子校務(wù)推動高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置規(guī)范化

電子校務(wù)建設(shè)促使高校行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)置更加規(guī)范化。電子校務(wù)的發(fā)展使傳統(tǒng)高校行政組織結(jié)構(gòu)和運行機制模式發(fā)生巨大的變化，從而影響著組織行為。傳統(tǒng)的高校行政組織結(jié)構(gòu)模式是學(xué)校自上而下劃分管理幅度和管理層次，以至于部分管理者只能掌握少量的信息。這種組織結(jié)構(gòu)，管理層次和管理幅度成反比例關(guān)系，即管理幅度寬，則管理層次少，反之亦然。傳統(tǒng)高校管理層級之間是自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)，其內(nèi)部是不自主的，相對封閉的，信息的傳遞和交流可能失真。

電子高校區(qū)別于傳統(tǒng)高校，它運用現(xiàn)代通信和信息技術(shù)，基于網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建一種新的信息傳播和交流模式，從而形成矩陣式組織結(jié)構(gòu)。在傳統(tǒng)的直線職能制基礎(chǔ)上，根據(jù)產(chǎn)品或任務(wù)的要求，橫向上設(shè)立若干個產(chǎn)品或任務(wù)部門，項目部門通過抽調(diào)職能部門的資源，以項目組的形式，完成特定任務(wù)的組織結(jié)構(gòu)形式，由于職能部門與項目部門構(gòu)成了縱橫交錯的類似矩陣的形式，因此這樣的組織結(jié)構(gòu)稱為矩陣式組織結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)便于信息橫向傳遞和交流，改變了單一的信息傳遞方式，實現(xiàn)了多形式、多層次和全方位的管理模式以及信息資源共享。學(xué)校發(fā)布的信息不僅從上向下傳遞，還在同一層級的行政管理和工作人員之間傳遞。這樣，高層管理者以及不同層級不同部門的工作人員都能及時獲得信息。

在傳統(tǒng)高校向電子高校轉(zhuǎn)變中，需充分運用通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)建立一個虛實結(jié)合、功能強大、安全可靠和容量大的電子校務(wù)管理信息系統(tǒng)，讓師生及社會了解學(xué)校機構(gòu)設(shè)置、職能和辦事流程。隨著高校電子校務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和完善，學(xué)校通過網(wǎng)絡(luò)與師生進行互動，聽取師生的意見和建議，不斷地調(diào)整高校的行政行為，促進高校的行政效率。

電子校務(wù)的建立對高校組織結(jié)構(gòu)規(guī)范化表現(xiàn)在：促使行政組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。它打破傳統(tǒng)高校的分層結(jié)構(gòu)和集中管理，減少了高校管理層次，改善臃腫的組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)高校行政管理從金字塔結(jié)構(gòu)模式向矩陣式組織結(jié)構(gòu)發(fā)展，提高了學(xué)校各部門之間的信息溝通速度和工作效率。

五、結(jié)語

總之，電子校務(wù)對高校行政管理發(fā)展有著重要作用，實行電子校務(wù)有利于提高高校行政管理效率，促使高校的信息進一步公開化和透明化，還有利于構(gòu)建環(huán)保型高校。研究電子校務(wù)與高校行政管理發(fā)展，可以改變傳統(tǒng)的高校行政管理模式，不僅可以大大提高效率，滿足學(xué)校發(fā)展以及廣大師生員工的需求，而且在提升高校的綜合競爭力方面具有重要意義。通過電子校務(wù)對高校行政發(fā)展的影響研究，可以推進我們對高校行政管理技術(shù)及方法的認識，也為高校行政管理發(fā)展起到借鑒作用。

[1]靳海亮,高井祥．加快高校電子政務(wù)建設(shè)的思考[J]．煤炭高等教育．2006（2）110-110

[2]吳小絨，張偉坤.從"行政型"管理到"服務(wù)型"管理——高校行政職能部門管理觀念的重構(gòu)[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報·自然科學(xué).2010(3) 143-143

[3]張國慶.行政管理學(xué)概論[M].北京大學(xué)出版社.2000156-156

[4]朱成安，陳秀峰.行政決策概論[M].北京市：紅旗出版社.2005203-203

劉兵（1982-），男，四川省儀隴縣，現(xiàn)供職單位全稱：新疆塔里木大學(xué)教務(wù)處，職稱：管理助理研究員，學(xué)位：碩士，研究方向：高校教務(wù)管理和教學(xué)研究。