醫院檔案數據庫管理建設探究

劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

醫院檔案數據庫管理建設探究

劉季

黑龍江省佳木斯市婦幼保健院信息科

檔案的現代化管理為政府機關、企業已經跟人提供了重要的數據信息。檔案管理工作的意義重大。在檔案管理工作過程中，經歷了紙質化歸檔的人工管理和目前的與現代化新機技術結合，建立電子檔案數據庫的過程。兩者對比。新型的數據信息檢索式管理，更具有優勢。檔案管理理念也至關重要。本文就醫院如何進行科學的數據庫檔案管理以及檔案管理的建設進行了論述。

科學管理；數據庫；硬件；分類；技術融合

一、科學的檔案管理理念對檔案管理的作用

檔案管理已經與信息技術相互融合，利用網絡平臺，微機設備實現了檔案信息的數據化。能夠便捷的檢索與管理。但是僅僅利用現代化技術，就認為檔案的管理已經高效化，無差別化了這是錯誤的理念。對數據檔案的管理也需要科學的檔案管理理念。優化檔案的管理。以高效率規范管理為目標。從而保證檔案數據庫的正常高效工作。當然，科學的檔案管理方法是不唯一的，具有選擇性。選擇適合企業與機關自身的管理方法就一定可以提升管理效率。

二、當前檔案管理存在的問題（醫院為例）

檔案管理工作越來越受到人們的關注。從求學、求職、購買住宅乃至出外旅行都會需要個人信息的證明。這就需要檔案信息保存完整，無遺漏無錯誤。傳統的檔案管理是以紙張形式存在。這種方式在一定時期內發揮了巨大的作用。但是隨著檔案量的不多增多，這種方式對人力和物力的要求不斷增大，難以實現。并且紙質文件的保存時間也有一定限制，容易丟失文件。現在打多數單位都已經建立的與信息技術融合的電子化，數據庫化的檔案信息管理系統。數據的管理快捷了，通過終端計算機，進行關鍵字的搜索，可以快速的找到需要的檔案信息。但不得不承認的是，目前檔案管理仍然還存在一些問題。比如個人調取檔案信息手續相對繁瑣、檔案信息具有保密性，涉及不同的審閱范圍。如何在電子數據庫中體現這些保密性。同時電子信息檔案數據庫在一些企業，只是購買一些軟件系統。這些系統基本都都能夠實現數據的存儲與檢索。可是卻沒有人關注系統的漏洞和如何更好的進行管理。軟件系統應該有分類檔案管理功能，有多級權限登錄功能。而這些恰恰是很多隨意購買的軟件系統沒有的。與其說這些軟件系統是一個檔案管理工具，不如說只是一個數據庫的簡單管理工具，是不適合用于檔案管理的。此外，也是最重要的一點。就是檔案管理人員是否具有專業的檔案管理知識。英雄不問出身，工作人員是相關專業畢業的好不是相關專業畢業的也可以。但是一定要具有責任心，去認真從事這份工作，以做好檔案數據庫管理工作為目標。可工作人員工作哦懈怠，造成錯誤出現的事情屢屢發生。醫院是個特殊的場所，更加需要具有責任心的工作人員

三、醫院檔案數據庫建設中的重要原則

3.1 醫院檔案信息主要劃分為病患信息（包含病歷）和醫護人員信息，必須實時進行記載和更新。因此在已經建設上要進行拓撲結構規劃，形成內網與外網模式。檔案管理數據庫建設中的硬件性能高，減少硬件設備損壞，不能工作，影響數據實時更新的情況發生。

3.2 檔案管理人員要熟練操作系統，掌握信息技術知識和數據庫的相關知識。醫護人員也要學會簡單的電子數據的傳送與接收，讓檢查結果快速的通過數據設備傳遞，盡快為病患減輕痛苦解除困擾。

3.3 檔案管理理念要科學，使用檔案發展的全宗管理原則也是不錯的選擇。雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理

四、工作人員素質提升，可以使得檔案數據庫管理更加規范高效

4.1 做好宣傳，提升責任心：素質提升不是空談。從自身做起，讓責任心投影到行動當中，首先就需要打造一個認真負責的工作氛圍。以廣播的形式，至員工的一封信，座談交流等做種形式，宣揚責任心對工作的幫助，對自身素質能發揮切實的作用。從而讓工作人員真正的認識到責任重大。

4.2 免費培訓，帶薪學習是有效的方法

每個員工的能力不同，這是客觀存在的。但是可以通過培訓的方式，聘請能力強，經驗豐富的專家來為員工培訓。通過親身的接觸，了解不足，然后知道彌補，獲得素質和技能的提升。對于一些檔案管理工作出色的醫院，我們可以去學習優秀的經驗，去“取經”解惑。這時候帶薪學習，能夠鼓勵員工學習的積極性。從而得到能力提升的機會，實地學習。

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