基于做好檔案保密管理與利用的研究

梁小潔

摘 要：隨著現(xiàn)代化社會(huì)迅速發(fā)展，檔案資源的運(yùn)用逐步被人們所熟知，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著重要價(jià)值和作用。同時(shí)，由于檔案資源被廣泛利用，這也就意味著檔案保密這項(xiàng)工作至關(guān)重要，在檔案管理中占據(jù)關(guān)鍵性位置。這項(xiàng)工作好壞與否，對(duì)黨和國家以及人民群眾利益起著重要保障作用。除了要重視檔案資源開發(fā)和利用外，也應(yīng)該加強(qiáng)資源共享，提升檔案保密管理工作質(zhì)量，使檔案資源在最大限度上被安全使用。

關(guān)鍵詞：檔案保密 管理與利用 措施

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）06（a）-0182-01

檔案資源中檔案管理性質(zhì)使得檔案資源存在極強(qiáng)的保密性質(zhì)。其中，特別是在社會(huì)發(fā)展中，檔案資源管理與保密工作直接影響著本單位最根本利益和安全。檔案保密貫穿檔案管理全過程，在檔案管理中的地位不言而喻。

1 完善檔案機(jī)密等級(jí)劃分工作

檔案管理過程中，相關(guān)資料的機(jī)密等級(jí)并非一成不變，而是隨著該領(lǐng)域形勢(shì)變化以及時(shí)間推移不斷在進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。在調(diào)整時(shí)，必須嚴(yán)格遵守《保密法》中的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案機(jī)密等級(jí)準(zhǔn)確性，以此來為實(shí)現(xiàn)機(jī)密等級(jí)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；檔案等級(jí)劃分是由制發(fā)機(jī)關(guān)來進(jìn)行，制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)國家機(jī)密等級(jí)制度及該領(lǐng)域形勢(shì)變化，并且保證是在行政部門指導(dǎo)下，對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行等級(jí)劃分。最后將變更結(jié)果上報(bào)管理部門，以此來明確機(jī)密檔案主體；根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》中的要求，可以得知必須構(gòu)建機(jī)密單位與資料庫管理部門間的聯(lián)系制度，形成強(qiáng)有力的機(jī)密檔案管理，來實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)密等級(jí)制度化。

2 改善檔案管理過程中的安全問題

2.1 檔案庫管理制度

檔案庫管理作為檔案保密基礎(chǔ)和關(guān)鍵。從檔案管理安全及保密性出發(fā)，檔案庫應(yīng)該根據(jù)國家與相關(guān)事業(yè)單位需求來進(jìn)行管理建設(shè)。從保密性的角度來看，在對(duì)庫房進(jìn)行保密管理時(shí)應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則：庫房應(yīng)該制定完善健全的管理制度；各庫房應(yīng)分別對(duì)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行管理；庫房應(yīng)與辦公室以及閱覽室隔開，同時(shí)，庫房不適合設(shè)在較低樓層；庫房?jī)?nèi)應(yīng)放置防蟲藥物，避免室內(nèi)溫度潮濕；庫房的門窗應(yīng)該特別加固，安裝防護(hù)裝置以及全方位攝像監(jiān)控，防止資料被盜，避免安全問題出現(xiàn)。建設(shè)完善庫房制度，是實(shí)現(xiàn)庫房安全的最根本基礎(chǔ)。

2.2 提升管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案資源管理進(jìn)行過程中一直處身于比較特別的位置。建設(shè)完善健全的管理制度，提升相關(guān)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，在一定程度上能夠有效保障檔案庫資料的完整與絕對(duì)安全。保障檔案資源的絕對(duì)安全，是從事檔案管理專業(yè)人士基本工作內(nèi)容，也是對(duì)資料庫進(jìn)行管理最基本目的。這要求管理人員對(duì)工作需要高度集中，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。他們對(duì)國家機(jī)密與事業(yè)單位內(nèi)部文件保護(hù)存在相當(dāng)大的責(zé)任。正因?yàn)闄n案管理該項(xiàng)工作具有絕對(duì)保密性，在對(duì)待員工要求上相對(duì)就更加嚴(yán)格。該領(lǐng)域相關(guān)文件中就有明確規(guī)定，要求相關(guān)管理者必須擁有極強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任感，對(duì)事業(yè)高度集中，同時(shí)，能夠?qū)依娣旁谧钋熬€，把個(gè)人利益歸于國家利益之后。在工作過程中，不能因個(gè)人工作疏忽而丟失檔案庫文件，使檔案庫內(nèi)容缺失或被不良分子剽竊。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該有條不紊，不急不躁；檔案資料排放應(yīng)該整齊規(guī)范，有依可尋。檔案管理人員相關(guān)工作是艱巨的，同時(shí)也是光榮偉大的，只有完善這一基礎(chǔ)工作，才能夠在最大限度上保證資料庫的完整和安全。為黨和國家工作奠定基礎(chǔ)。

3 檔案開放的管理和監(jiān)督

首先，相關(guān)單位應(yīng)制定健全的資源借閱制度，以此來加強(qiáng)保密檔案借閱制度建設(shè)。建設(shè)完善，簡(jiǎn)明的借閱制度在管理人員進(jìn)行工作時(shí)能有效利用時(shí)間，為工作帶去便捷，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案安全。機(jī)密資料被借閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定進(jìn)行手續(xù)辦理，確保清單的準(zhǔn)確無誤，之后再由直接領(lǐng)導(dǎo)人以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字核實(shí)，確保每一個(gè)步驟都要透明嚴(yán)格。同時(shí)，也要求借閱人自身素質(zhì)以及約束力要好，能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，禁止向他人泄露國家以及事業(yè)單位個(gè)人機(jī)密與技術(shù)勞動(dòng)成果。不得丟失，泄密，私自復(fù)印、損毀、修改機(jī)密資料，更不能發(fā)現(xiàn)缺頁現(xiàn)象。管理人員在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告并進(jìn)行最大限度補(bǔ)救。機(jī)密資料借閱時(shí)長(zhǎng)不能超過7 d，當(dāng)過了約定時(shí)間卻無法及時(shí)歸還時(shí)，還應(yīng)當(dāng)辦理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。一切按國家相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行。

4 明確保密管理與利用關(guān)系

保護(hù)國家機(jī)密不僅僅是每個(gè)公民的職責(zé)更是相關(guān)檔案管理人員的義務(wù)。檔案管理的主要職責(zé)，就是為了保護(hù)國家重要機(jī)密，不被不良分子以任何方式進(jìn)行竊取。日常工作時(shí)，管理人員應(yīng)準(zhǔn)確并客觀對(duì)工作智能進(jìn)行轉(zhuǎn)化，同時(shí)，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行服務(wù)。對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)是為了使檔案庫資料能夠得到更好利用。在一定程度上，資源運(yùn)用在時(shí)間及地點(diǎn)上存在一定局限性，但對(duì)少許資源只是進(jìn)行保存而不使用，時(shí)間長(zhǎng)了該資料將會(huì)失去自身價(jià)值，那么那時(shí)候它的存在也將毫無意義。與此同時(shí)，人們對(duì)檔案進(jìn)行管理利用時(shí)，必須保證機(jī)密檔案是在被保護(hù)狀態(tài)下被使用。在使用過程中，對(duì)此進(jìn)行反復(fù)，無限度使用也會(huì)給國家以及相關(guān)事業(yè)單位帶去利益上的傷害。國家和事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行保密的目的是為了對(duì)企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。因此，對(duì)從事檔案管理工作者來說，對(duì)資源進(jìn)行保密與使用都相當(dāng)重要，應(yīng)該正確處理好檔案保密管理和檔案利用兩者間的關(guān)系，將檔案保密和檔案使用進(jìn)行有效結(jié)合，才能夠最大限度發(fā)揮檔案使用價(jià)值。同時(shí)，這也要求管理人員自身對(duì)工作具有使命感和責(zé)任感，管理者在這過程中也扮演著重要角色，也是國家建設(shè)的推動(dòng)者。

5 結(jié)語

由于當(dāng)前社會(huì)處于經(jīng)濟(jì)全球化，各國與各企業(yè)間交流日益密切，同時(shí)，相互之間的競(jìng)爭(zhēng)也異常激烈。為了適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，國家與國家都擁有自己的機(jī)密檔案。因此，機(jī)密檔案在保管和利用過程中的安全性和保密性工作至關(guān)重要，國家和企業(yè)都必須加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案的管理，只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理的使用，國家與企業(yè)才能得到更好發(fā)展，才能從根本上增加經(jīng)濟(jì)效益。

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