保管和利用檔案時做好保密工作的具體做法

劉芙蓉

摘 要：保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環節，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯，相輔相成，是一種良性互動關系。該文認為，要做好檔案保密工作，可以采用這些具體辦法：加強日常管理工作，提高管理人員整體素質，做好庫房管理中的保密工作，做好密級的調整工作，是保管檔案時做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關系，通過建立健全各項制度和進一步完善監督措施做好檔案利用中的監督工作，為利用檔案時做好保密工作的具體做法。

關鍵詞：保管檔案 利用檔案 保密工作 具體做法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環節，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯，相輔相成，是一種良性互動關系。為保證檔案的完整和安全，必須做好檔案保密工作，這是保管好檔案和充分利用檔案的前提條件。因此，相關管理者有必要采取適當的措施，來做好這項保密工作。

1 保管檔案時如何做好保密工作

1.1 加強檔案的日常管理

必須嚴格按照規定的手續辦理調閱、移出和銷毀檔案等工作。調閱檔案必須經過指定審批領導人，不允許其他人擅自調閱，使用者必須認真履行登記、簽字等相關手續。檔案調閱結束時，管理人員必須及時清點檢查，如有泄密問題，必須查明原因，及時補救。

1.2 提高檔案管理人員的整體素質

管理人員在檔案收集、整理、保管和信息化過程中，會在最早的時間內了解大量不為人知的秘密信息。因此，檔案人員與一般工作人員有所區別，必須擔當起保守黨和國家重大秘密的責任。因此這就要求管理人員首先必須要有高度的責任感和強烈的保密意識，其次要有很強的事業心、嚴謹的工作作風和很強的工作能力。對于經手的事情，能夠條理清楚，處置明白得當。只有檔案管理人員有很高的整體素質，檔案保密工作才能做得十分出色。此外，檔案還必須謹言慎行，平時工作中接觸到的涉及黨和國家及單位的秘密一定不要帶到社會活動場合中。一旦帶到復雜場合中，很容易在不經意間泄漏重大密碼。因此。檔案工作人員無論在什么場合，在什么人面前，都應按照國家法律法規的要求，將保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務，避免造成不必要的損失。

1.3 做好庫房管理中的保密工作

檔案庫管科學管理的前提是檔案庫房的合理設置。這也是檔案保密的重點之一。國家對檔案庫房的建設有統一規定，即庫房建設要保持獨立。如不具備相應條件，應該講檔案庫房附設在辦公樓內。要注意檔案庫房設置的合理性。通常辦公樓最底層保密性欠佳，因此不宜設置檔案庫房；為確保檔案安全，應該將檔案庫房與辦公室和閱覽室分開；檔案庫房必須加固門窗以防盜竊。應設立專人來管理檔案庫房，嚴禁無關人員入內。管理人員須嚴格遵守相關法規和庫房管理制度。檔案庫房管理越科學，檔案保密工作才能做得越好，檔案安全才越加有保證，才能更好地發揮檔案的社會職能。

1.4 做好檔案密級的調整工作

要按照法律法規的要求，立足當前的實際工作，著眼長遠，合理調整涉密檔案的密級變化。以往檔案保密制度不夠健全和完善，不能完全適應《保密法》要求，必須加入新內容以使其更加完善。應建立并健全以下三個制度，以適應涉密檔案調密工作的制度化、正規化。一是為滿足屆滿自行解密檔案的需求，要建立健全密期制度；二是為便于檔案密級的銜接工作，及時掌握，適時變動，要建立健全密級調整通知單制度，將根據相關規定提前解密或密級發生升降變化的檔案，要向檔案館（室）下發通知單，并貫徹實施；三是為加強涉密檔案的規范化建設，要建立健全涉密檔案接收標準制度，切實保守檔案秘密。

相關部門應在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的前提下，應著重解決好以下兩個問題，以貫徹落實《保密法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》和其他法規：一是主動地接受保密部門監督指導，做好調密工作，搞好清查鑒定涉密檔案文件。要嚴格劃清密與非密的界限，分清能開放利用、在一定范圍內限制利用和不能利用的檔案，為檔案管理的規范化、標準化、信息化和涉密檔案建設奠定基礎，為經濟社會發展保駕護航；二是嚴格貫徹執行解密劃控時間、保密規范和涉密內容的標準規范，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，充分體現法律的嚴肅性。

2 利用檔案時做好保密工作的具體做法

2.1 正確處理好檔案利用與保密的關系

檔案利用與保密是既相互聯系，又相互對立的辯證統一關系。要正確處理保密和檔案信息公開的關系，即在做好檔案保密工作的前提下，要盡可能地提供檔案信息服務，使檔案得到有效充分的利用。但目前檔案管理工作中是存在問題的，檔案管理人員并沒有對這一對辯證統一關系形成正確的認識，他們通常只重視其一，而忽視另一方。在檔案保密工作方面，目前的管理人員的認識是十分充分的，他們基本都能做到盡心盡職，但涉及到檔案利用工作時，則大多數人都沒有意識到檔案利用的重要性，不懂得檔案及其所承載信息的重要價值，甚至有些領導對此問題的重視也是不夠的。因而，目前檔案重保輕用、利用不足的現象十分普遍。這使得不少很有價值的檔案，長期束之高閣，與廢紙無異，不僅過度浪費檔案及其信息，還嚴重限制了檔案作用的發揮。

基于以上分析，檔案管理部門必須更新管理理念，在嚴格檔案保密的同時，要轉變工作職能，充分發揮檔案服務領導決策的價值。對于機密檔案的保密，要視情況而定，保密并沒有絕對的保密，往往是在一定時間、地點、范圍的保密，因此，只要不超出限制，就應該充分發揮其利用價值。否則就喪失了保密的意義所以檔案保密與利用不可偏頗，兩項工作均很重要，否則會給黨、國家或單位造成不必要的危害。

2.2 做好利用檔案的監督工作

建立健全與檔案利用相關的各項規章制度，比如閱覽制度、外借制度、復制（印）制度等。各項制度必須文字簡明，便于實施，并在執行過程中不斷對其進行充實和完善。要根據實際情況，合理確定不同層次利用人員的不同利用范圍，規定不同的審批手續，檔案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此過程中，必須保證檔案文件的完整性，確保不失密、不泄密。

進一步完善監督措施。在檔案利用過程中，管理人員務須做好監督工作，不僅要多觀察多問，還要多動手動腦。要通過仔細觀察，掌握檔案利用者的心理和思想動機；要多與檔案利用者進行溝通交談，抓住機會，多多宣傳檔案利用的管理制度，并充分對檔案利用者的目的的動機；要多動手查看被利用檔案的情況并判斷利用效果，案卷利用后要勤于檢查，積極全面貫徹檔案利用制度；及時查處發現的各種問題，利用登記簿的備注說明部分進行記錄。應及時報告有關領導較為嚴重損毀檔案的違法行為，以便及時查處，避免不必要的損失。

綜上所述，保密工作是檔案保管和利用時的一個重要環節，是保證安全保管和利用檔案過程中的必要手段，兩者之間緊密相聯，相輔相成。要加強日常管理，提高管理人員的整體素質，做好庫房管理中的保密工作，做好檔案密級的調整工作，是保管檔案時做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關系，通過建立健全各項制度和進一步完善監督措施做好檔案利用中的監督工作，為利用檔案時做好保密工作的具體做法。

參考文獻

[1] 畢麗萍.檔案資料的復制與保密[J].中國管理信息化，2011（16）：82.

[2] 尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作[J].才智，2011（17）：351.