淺談勘察設計企業合同管理

王曉明 （安徽省交通規劃設計研究總院股份有限公司，安徽 合肥 230088）

0 前 言

持續經營是公司的基本特征，合同行為是公司存續期間的重要商事活動，一個企業的經營成敗與合同及合同管理有密切關系，因此，必須十分重視合同及合同管理。

合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是從合同洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行全過程，直至合同完成為止；系統性就是凡涉及合同條款內容的各個部門都要共同來管理，它是企業經營生產活動的“核心”；動態性就是注重履約全過程的情況變化，尤其是不利的變化，及時對合同進行修改、變更補充或中止和終止。

由此可見，企業不僅要重視合同形成簽訂過程，更要重視合同簽訂后的管理工作，切不可合同一簽就萬事大吉，把合同書束之高閣，要防止合同管理不善而帶來的風險，樹立事前防范、過程跟蹤、事后補救的立約觀念，堅持規范、有效管理，以實現運用法律手段有效維護企業的合法權益。

本文針對近年來勘察設計企業合同管理實踐中出現的問題提出一些看法，以期與經營和合同管理人員共同探討，尋求勘察設計企業合同管理新途徑、新辦法，為企業經營管理服務。

1 歷史根源與現狀分析

當今的勘察設計企業，大多數是從計劃經濟時期走過來的國有單位，不少企業領導和管理人員的思維方式和管理方式以及企業管理制度都或多或少帶有計劃經濟的色彩。在計劃經濟年代，勘察設計任務由上級下達，勘察設計單位只管生產，無須講經營，更談不上講企業效益。改革開放以來，勘察設計企業逐步走向市場，參與市場競爭，勘察設計單位通過投標承接項目，與發包單位簽訂勘察設計合同，逐步引入合同意識和合同管理，但合同的簽約過程簡單，合同內容粗糙，不少企業雖然建立了相應的管理制度，配備相應的管理人員，但工作不夠扎實，有不少教訓，到目前仍還存在很多不足之處。

1.1 認識上不足

首先是對市場與合同的關系缺乏認識。在市場經濟條件下，市場與合同是一種相互依存的關系，市場的運作離不開合同，合同的成立必須以市場為前提，有些業內人士不了解市場與合同的必然聯系和相互依存的關系，只顧到市場承攬任務，卻不去簽訂合同或者草率簽約，結果遇上糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足。

其次是對合同與合同管理關系缺乏認識。合同管理是對合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。經營人員往往顧此失彼，甚至把合同管理當成了合同保管。

1.2 操作上不當

1.2.1 僅口頭約定，無文字依據

作為企業，合同當事人雙方權利與義務關系到各自企業的利益，若沒有書面協議，一方一旦毀“約”，將給相對方造成損失或不必要的麻煩。但實際工作中，人們總有一種習慣性思維方式，認為“都是系統內部的，問題不大”，往往以口頭約定，無文字依據，甚至是先干活，后談合同，有些項目往往竣工多年遲遲未簽訂合同，一旦人事變動或機構調整，合同無法兌現，造成爛帳、壞帳。

1.2.2 合同主體不當，授權不清楚

合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格主體的首要條件是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人，常常會出現當事人錯位現象。如某市公路局受市政府指令負責某某項目的實施管理，但公路局不是真正的“業主”，就會出現推萎扯皮現象。

1.2.3 內容不夠準確，文字不嚴謹

業主對設計產品的具體要求不準確，或約定不明確，導致返工現象嚴重，設計方往往又不能及時變更合同內容，可謂“雪上加霜”。合同文字不嚴謹，也容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。

1.2.4 合同條款遺漏，責任不明確

合同中遺漏的往往是違約責任，主要是礙于面子造成的，作為勘察設計企業處于被動或“弱勢”地位，怕得罪業主。我們強調違約責任，并不是非要追究委托方的責任，往往只是強化委托方責任意識，更好地有效實施項目，至少在溝通協調方面能爭取主動權。

1.2.5 缺乏風險意識和防范措施

在市場如戰場的激烈競爭中，知己知彼顯得尤為重要，因此，對委托方的資信和項目能否及時上馬，必須有清醒的認識，不然合同簽訂之日就是風險降臨之時。作為設計方往往為了拿項目，忽視基本建設程序問題，項目一旦擱置，合個同無法履約，設計費也就不了了之。

1.2.6 法律意識淡薄，違規簽約

根據《招投標法》等有關文件規定，勘察設計費超過50萬元以上就必須招標，若不嚴格履行招投標程序，即使簽訂了合同，也屬無效合同，無效合同不受法律保護。業主為了盡快上報設計文件，僅憑一紙委托書或承諾函，勘察設計單位就去開展工作，設計文件交付后，又要履行招標手續，勘察設計單位勞命傷財。

1.2.7 過分遷讓委托方

勘察設計企業為了爭取項目，將業主的要求當成圣旨，按業主意圖工作，無論是合理的、不合理的都盡量滿足，結果是不盡如人意，甚至在設計文件的評審后，大量返工，反而被業主指責未盡合同義務。

1.2.8 投標文件中過度承諾

在投標文件中，承諾很多額外工作，自認為是增值服務，而被業主視為理應為之，結果是吃力不討好，長久以往，很多不屬設計單位的事，也就順其自然被業主視為設計單位的份內事，這部分經濟損失也是相當大的。

1.3 管理上不規范

1.3.1 合同管理脫節

在履約過程中往往由于客觀條件的改變、現場條件的變化等，業主提出超出合同條件的要求，設計人員一味地滿足業主提出的要求，而沒意識到合同條件已經發生變化，又不能及時將情況反映到經營部門，待事后發現時，已處于十分被動的地位，很難爭取到這部分利益。

語文教學是傳承我國文化的基礎，是獲取知識的首要途徑。在語文課堂上，可以學習我國的漢字、文學作品和文化知識等。它是歷史文化傳統的傳承者，是民族情感的培養者。語文課堂上充滿著神奇的民族魅力，體會這些語文的美好離不開“讀”。大聲地朗讀、細致地分析閱讀、邊讀邊寫等，都是“讀”的方式，都是在為語文課堂增加活力、魅力與生命力。

1.3.2 該變更的合同沒有變更

合同變更包括合同內容變更和合同主體的變更，作為承包方的勘察設計企業，為了維護自身的合法權益，合同變更要及時。

1.3.3 應當發出的書函沒有發

在履約過程中及時發出必要的書函（會議紀要、供圖協議、索要資料清單等），是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是勘察設計企業自我保護的方式。

1.3.4 應簽證確認的沒有辦理簽證確認

未履行簽證確認手續，發生糾紛時，無法舉證。

1.3.5 應當追究的合同權利過了訴訟時效

勘察設計行業被拖欠設計費的情況相當嚴重，有些拖欠沒有及時訴諸法律，當起訴時才發現已超過訴訟時效，無法挽回損失。

發包方不按合同約定支付勘察設計進度款，勘察設計單位可以行使抗辯權停止工作，但由于多種原因而沒有行使，問題也愈來愈難解決。此外，合同管理相關制度有待完善，人員不到位、合同評審流于形式均不同程度存在。

2 解決問題的主要對策

企業特別是大型企業，職能部門、分院、子公司眾多，合同的類別、種類繁雜，年度合同量巨大，僅靠一兩個部門或人員，難以勝任。特別是隨著形勢的發展，勘察設計企業走設計——施工一體化發展道路，拓展外向型經濟渠道，開展投融資活動，必將涉及境外合作合同，BT、BOT等項目管理合同，這些都有待于經營人員不斷探索、總結。

現就勘察設計企業目前所遇到合同管理方面的癥結和問題提出應對策略。

2.1 領導重視，全員參與

領導重視是搞好合同管理的重要保證，勘察設計企業的各級領導應樹立牢固的法律意識，建立以合同為核心的生產經營運作體系，落實各級責任，并使之法制化、制度化、規范化、標準化。

全員參與是合同得以順利履約的基礎，全員參與是指員工在工作過程中應強化合同意識，使合同洽談到終止全過程的管理都有相關崗位人員履行職責，每一環節都有責任人去實施，才能保證合同的正常履行。

2.2 提高合同管理人員素質

提高合同管理人員素質是企業合同管理的首要任務，又是當前的迫切需要，可以從以下4個方面著手。

①選好人員。依照合同管理崗位、任職條件，從本企業員工中選拔合適人選擔任合同管理人員。

②組織好在職學習。根據企業與市場的實際，有針對性的組織合同管理人員參加在職學習，采取“請進來，走出去”短期培訓等靈活多樣的方法培訓人才。

③到有關院校深造。選擇有一定專業技術水平的骨干人員到有關院校深造，提高綜合能力，培養高素質的合同管理人員。

④鼓勵在職自學。鼓勵員工參加經濟師、企業法律顧問資格考試，給予獎勵。

通過以上途徑，全面提升企業經營合同管理人員的素質，包括思想水平、法制水平、文字水平和業務能力。

2.3 建立和健全企業的合同管理體系

建立和健全企業合同管理的組織網絡和制度網絡。組織網絡是指企業要由上而下地建立和健全合同管理機構（包括專職機構、兼職機構）和管理人員（專職、兼職），使企業合同管理覆蓋企業的每個層次，延伸到每個角落。作為大型勘察設計企業，總院應當設合同管理專職部門，分院、子公司、駐外分院設專職部門（人員）或兼職部門（人員）。制度網絡就是企業就合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循；對合同的洽談、草擬、評審、簽訂、交底、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等各種環節，都應落實責任部門或責任人；總院要建立和健全合同管理制度，分院或子公司根據自身的需要補充合同管理制度；重點是要強化合同評審和合同審查機制，本著安全與效率并舉的原則，實行“分級管理、歸口審查”。

2.4 借助外力，提高企業合同管理水平

企業合同管理僅靠內部措施還不夠，還需借用外部影響，來推動內部的合同管理。一是積極參加工商行政管理部門組織開展的“重合同，守信用”活動，營造“重合同，守信用”的氛圍，通過定期檢查活動，促進管理。二是依據上級主管部門組織的活動，推動合同管理工作。三是請外部專家把脈，針對合同管理現狀，提出解決問題的渠道和方法，尤其請法律專家、合同專家審核合同文本，作為本企業的合同規范文本，提高合同文本的質量。

合同管理工作是多學科的融合，對合同管理人員要求較高，需具備較強的專業業務知識，同時要具備一定的法學基礎知識，熟悉企業管理、經濟運行相關業務，方可對合同的具體工作內容、深度、要求、質量、成本等有全面的理解和掌握，這就要求合同管理人員在工作中加強學習、勇于實踐，不斷探索，逐步形成適合本企業特點的合同管理模式，為企業發展保駕護航。