淺析如何發揮辦公室的職能作用

趙婧宇

（國網冀北電力有限公司秦皇島供電公司，河北 秦皇島 066000）

辦公室工作千頭萬緒，是一個協調、服務部門，它擔負著向下級傳達情報，和向上級反映情報的責任，并充當著協調各部門，和對外合作交流的要任。所以從情報傳達到管理服務再到協調工作，不論哪一個環節出現問題，都會給各部門的工作帶來嚴重的影響。因此，辦公室工作要不斷堅持以人為本，與時俱進，最大限度地調動辦公室工作人員的積極性，最大限度地發揮辦公室工作人員的整體合力，開創一種團結向上、積極奉獻、努力作為的工作氛圍。

1 辦公室管理的制度化

辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。工作水平的高低、工作質量的好壞一定要有一個統一規范的衡量機制。首先，在建章立制上下功夫，實行規范管理。一方面，圍繞制度的深度、廣度、內涵提升做文章；另一方面，在制度與制度的制和關聯性上下功夫。我們先后建立健全了領導班子職責與分工細則、辦公室主任會議議事規則和決策、崗位目標責任考核制度、值班制度、工作人員過錯追究辦法等。在制度制定時把握政策性和實效性，多一些標準，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規則細化到每一項具體事務的處理上。大到小事任免、大事決策、經費核報，小到外聯接待、車輛調度、文件處理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。其次，努力尋求制度化管理與人情管理的契合點。極端的制度化預不可談，也不理想。各科室在大框架的統一下，自身有很大的自主權，無論是調研、督查工作，還是信息工作，都可根據實際創造性地開展。在平時的工作過程中，我們注重尊重人、理解人入手，經常用換位思考來衡量規章制度和合理性，全力創造一種較好輕松的工作環境，還另找到了一條以制度化管理體系為基本，制度化與人情化管理互相促進，彼此平銜的新路子。目前，應著重抓好如下幾項制度：崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度，其實質是在明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成各自承擔的任務，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉等現象。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發，凡工作任務重復的科室，該并則并；凡一個人能干的工作，就不分給兩個人。同時，堅持職權責一致的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，每個崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。對成績優異者，要給予升級或獎勵；對一般合格者，要鼓勵其繼續前進；對嚴重失職、瀆職者，則應根據情節輕重給予適當的懲處。只有這樣，才能防止和克服干多干少一個樣、干好干壞差不多等不良現象。會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是辦公室管理科學化的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災，領導者的許多精力和時間也將消磨在茫茫“會海”之中。因此，必須按照中央要求切實精簡會議，建立嚴格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。二是提高會議質量和效率。必須開的會，會前一定要有充分準備。注意開短會，開高質量的會。同時，嚴格會議紀律，杜絕遲到早退現象。做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結論模糊不清。

2 辦公室管理的科學化

辦公室管理的科學化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。首先要合理配置辦公室內部機構。合理配置辦公室內部機構是實現辦公室管理科學化的重要前提和基礎。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機構，而且是領導的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務等基本職能，工作任務十分繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質低下，勢必影響辦公室管理功能的發揮。因此，為了實現辦公室管理的科學化，首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協調能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。其次要切實加強辦公室隊伍的思想作風建設。辦公室不應是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所，辦公室人員應該具有較好的思想素養。為此，辦公室必須抓好隊伍的思想作風建設。第一，辦公室人員必須注重學習黨的路線、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報告、對下發文、協調工作、答復問題時都要以黨的政策為準繩，做貫徹執行黨的路線方針政策的模范。第二，要有克己奉公、富于奉獻的精神，不圖名、不為利，甘當“鋪路石”。要主動為領導服務，為基層服務，為職工、群眾服務。第三，發揚實事求是精神，深入調查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實際中去，了解實際情況，掌握最新動態，向領導提供全面、準確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。第四，謙虛謹慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現象的發生。無論是日常工作的處理還是內外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態度冷淡、盛氣凌人。最后要注重業務素質的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠了解馬克思主義的基本原理以及管理學、法律學、高等教育學、邏輯學等學科的基礎知識，掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強的綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。

總之，辦公室人員需要有服務意識、參謀意識，需要有創新精神、奉獻精神，需要處理好大局和局部的關系、內部和外部的關系，要增強素質，加強學習，把辦公室工作做得更好。

［1］秦懷茂.從行政管理角度談做好辦公室工作的認識[J].新疆財經學院學報，1999（4）.