醫院檔案數字化建設的思考

賈月婷

（黑龍江省第二醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著加快檔案信息化建設，加快現有檔案數字化進程，列入《全國檔案事業發展“十五”計劃》，表明我國將加快數字化檔案建設，我國衛生行業與世界衛生行業接軌，檔案數字化建設尤為重要，醫院檔案數字化建設是以計算機、通信技術及數據庫為其構成要素，以資源共享和開發展為目的，因此，準確把握好醫院檔案數字化的建設與發展，積極推進新時期醫院檔案數字化建設具有非常重要的意義。

1 醫院檔案管理的職能轉變

醫院檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，從而實現檔案信息資源的合理配置、科學管理。現在檔案工作的方向和重點要以數字化、網絡化為手段主動為醫院各項工作及社會大眾提供優質高效的檔案信息服務，實現檔案實效最大化和檔案信息資源共享化。

1．1 醫院檔案載體的更新換代

隨著醫院檔案內容及載體多樣化醫院檔案信息量劇增，紙質載體在電子信息化時代逐漸并迅速地被計算機磁盤、光盤等存儲介質所取代使得檔案數字化建設更加迫切。

1．2 醫院檔案的收集

收集是醫院檔案數字化建設的起點和開端，是醫院檔案數字化建設工作的基礎，隨著信息網絡技術的發展，數字檔案有許多不同于紙質檔案的特點 ，根據載體的變化要求醫院檔案信息的收集、必須準確、標準、規范，要實時收集，定期收集、定向收集、跟蹤收集，邏輯收集等，以確保檔案信息的準確無誤。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣化的強大功能，通過醫院各個部門的配合，通過網絡的傳輸使醫院檔案信息服務更加完善、更加便捷。

1．3 醫院檔案范圍的改變

醫院檔案由最初的行政文書、照片、病例、人事檔案等發展到醫療文書檔案、醫學科研檔案、膠片檔案、病理檔案及圖文檔案、實物檔案、聲像檔案數據檔案等等。

醫院檔案載體的更新及醫院檔案范圍的改變檔案收集的多樣性，迫使醫院檔案管理必須轉變職能，盡快改變管理方式，利用現代的科學的手段，用現代化、多功能的服務，使醫院檔案的信息能及時、方便地為廣大的需求者服務，為醫院領導決策服務、為醫院的醫療、教學、科研工作的需求服務，提高檔案的利用率。因此，被動、傳統、手工的檔案管理，必須逐步被現代的、數字化的檔案管理方式所取代。

2 醫院檔案數字化建設的社會發展需求

（1）建設數字化檔案可充分實現信息的共享和信息實效性的目標，信息化改變了醫院管理環境，領導做決策有了依據，更便捷、更準確，準確性實效性加強了。

（2）醫院各個部門之間通過信息系統、網絡系統信息共享，提高了工作的時效性。

（3）要大力宣傳醫院檔案數字化建設的重要性，使干部職工充分了解、認識，更好地支持檔案數字化建設工作，建立檔案信息數據庫使檔案利用更方便、更快捷。

3 加強醫院檔案數字化建設的工作

（1）加強醫院檔案數字化建設的領導，保證必要的人力、財力的投入。加快醫院檔案數字化建設工作的步伐必須加強軟件、硬件的建設，首先領導重視是做好醫院檔案數字化建設工作的前提，要把醫院檔案數字化建設納入重要議事日程與醫院業務建設，同步規劃、同步發展。

（2）提高醫院檔案管理的標準化、規范化水準。在信息時代信息的共享網絡溝通更依賴于統一的標準，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等都需要通過制定、建立各類檔案的管理標準，形成管理標準體系和規范管理制度，確保檔案工作的有效開展。隨著科學技術的發展，數字化檔案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科學數字化檔案管理體系和規章制度，是推進醫院檔案數字化建設的關鍵。檔案標準和規范本身是一項系統工程，要推進醫院檔案數字化建設就要堅持醫院領導與檔案管理人員、計算機技術人員及各個部門的協同配合，在管理上、制定上統一標準，在實際操作上制定科學的技術規范，從而保證數字化檔案管理的準確性和實效性。明確職能，將各個部門、各個門類、不同載體的檔案在實現原文件信息數字化后統一管理。

（3）加強培訓提高檔案管理人員的素質及專業水平。

從目前看醫院檔案管理人員普遍缺乏通才、專才及復合型人才，部分人員專業水平較低，盡管引進了先進設備，由于不能全面掌握科學的操作技術，仍不能充分、高效的發揮其作用。因此，醫院要將數字化醫院檔案管理人員納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、進修學習等不斷提高數字化檔案管理人員的素質及專業水準，使其具備不斷探索數字化醫院檔案管理工作及發展的能力，從而提高數字化檔案管理的水準，從而帶動醫院檔案數字化的建設進程 。

醫院檔案數字化之路并非一蹴而就，而是循序漸進的過程，對這個過程的各個環節醫院檔案的管理人員要進行深入細致的分析研究，只有在深入細致分析研究的基礎上才能規劃、創建、維護和完善好醫院檔案數字化建設之路，為今后醫院檔案數字化建設向規范化、標準化進程邁進打下堅實基礎，使醫院檔案數字化建設更加全面、更加完善，在醫院現代化發展過程中發揮更大的作用。