城市建設(shè)項目的檔案管理措施

■曾云云 ■云南省保山市隆陽區(qū)住建局城建檔案館，云南 保山 678000

在這城市快速發(fā)展的時期，要想讓城市建設(shè)的質(zhì)量更加有保障就離不開城市建設(shè)項目檔案館，但是現(xiàn)階段保山市隆陽區(qū)城市建設(shè)項目的檔案管理工作卻沒有跟上城市發(fā)展的速度，這也就造成了城市建設(shè)項目的檔案管理沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒有起到加快城市發(fā)展的效果。所以，在本文中筆者將主要圍繞城市建設(shè)項目的檔案管理工作展開敘述，以求能夠給保山市隆陽區(qū)城市建設(shè)檔案工作指出一個具有指導(dǎo)意義的方向。

1 加強城市建設(shè)項目檔案管理的必要性

1．1 加強城市建設(shè)項目檔案管理有助于社會發(fā)展

城市建設(shè)項目的檔案管理工作作為城市建設(shè)項目的一個有力補充，在很大程度上就可以幫助城市建設(shè)的管理者和規(guī)劃者理清城市建設(shè)的思路，幫助城市建設(shè)更好更快的發(fā)展，因此在現(xiàn)階段加強城市建設(shè)項目的檔案管理工作十分有助于社會的發(fā)展。不僅如此，加強城市建設(shè)項目的檔案管理還有助于在工程項目出現(xiàn)問題之后查找問題的第一負責(zé)人，進而確保了工程建設(shè)不會出現(xiàn)問責(zé)不到位的現(xiàn)象。

1．2 加強城市項目建設(shè)檔案管理有助于提高工程質(zhì)量

加強城市項目建設(shè)檔案管理還有助于提高工程的質(zhì)量。保山市隆陽區(qū)為了加快城市化進程，近幾年新開工建設(shè)了許多城市建設(shè)工程項目，從而或多或少的存在工程檔案管理不到位、工程質(zhì)量方面也存在一定的問題，長此以往下去極為容易導(dǎo)致事故的發(fā)生，進而影響到整個社會的穩(wěn)定。而城市建設(shè)項目的檔案管理工作憑借著對于工程項目的真實記錄和規(guī)范整理，可以在很大程度上杜絕這一問題的出現(xiàn)，細致的工程施工記錄可以在日后為工程問題的查找負責(zé)人提供第一手的資料，這樣一來就在很大程度上提高了工程施工的質(zhì)量，扼殺了施工人員的僥幸心理。

2 現(xiàn)階段城市建設(shè)項目檔案管理的狀況

2．1 城市建設(shè)項目檔案管理體系不夠健全

近年來，隨著保山市隆陽區(qū)的快速發(fā)展，城市建設(shè)的腳步也在不斷加快當(dāng)中，但是快速拓展的城市范圍卻沒有相對應(yīng)的城市建設(shè)項目檔案管理來進行約束，這也就給保山市隆陽區(qū)的城市發(fā)展留下了隱患。而且，城市建設(shè)的很多工程項目存在著建設(shè)周期長、參建單位多、投資回報慢等特點，導(dǎo)致工程的相關(guān)負責(zé)人存在著趕工期、趕進度的施工現(xiàn)象。由于這種現(xiàn)象的存在，城市建設(shè)項目檔案的相關(guān)管理工作也就沒有得到重視，本應(yīng)與城市建設(shè)同步發(fā)展的城市建設(shè)項目檔案管理體系的發(fā)展也就遠遠落后于城市建設(shè)的發(fā)展速度了。

2．2 重視城市項目的工程進度，忽視了相對應(yīng)的工程檔案的收集

過多的重視城市項目的工程進度，忽視相對應(yīng)的工程檔案的收集則是現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案管理工作另一個十分突出的問題。這一問題主要的影響因素有以下幾個方面。首先是城市工程建設(shè)的管理者過分的追求城市建設(shè)的速度，認為相對應(yīng)的工程檔案的收集工作并沒有太大的意義，從而導(dǎo)致了相對應(yīng)工程檔案收集工作的不完善。其次，現(xiàn)階段的城市工程建設(shè)的檔案收集工作缺乏明確的制度支持，相關(guān)的工作人員在進行城市建設(shè)工程檔案收集工作的時候沒有一定的行為準則，這樣一來就極為容易造成工程檔案信息收集的遺漏［1］。

2．3 相關(guān)城市建設(shè)項目責(zé)任人缺乏檔案管理意識

城市建設(shè)項目的檔案管理工作要想真正落實到實處，那么就離不開相關(guān)城市建設(shè)項目負責(zé)人的配合，但是保山市隆陽區(qū)的相關(guān)工程負責(zé)人卻并沒有這方面的意識，這也就使得相關(guān)檔案管理工作在實際開展的過程中存在著許多的問題。例如，部分收集到的城市建設(shè)項目信息存在著虛假、不真實的現(xiàn)象，導(dǎo)致了城市建設(shè)項目后期所能發(fā)揮的作用十分有限。不僅如此，城市建設(shè)項目負責(zé)人檔案管理意識的缺乏，使得很多工程現(xiàn)場并沒有配備專業(yè)的項目檔案信息管理人員，而這在一定程度上是與城市建設(shè)項目檔案管理的要求是違背的。所以，要想提升我市現(xiàn)階段城市建設(shè)項目的檔案管理工作效率，就應(yīng)該從提升相關(guān)工程負責(zé)人檔案管理意識來入手。

2．4 缺乏一支專業(yè)的城市建設(shè)檔案管理隊伍

保山市隆陽區(qū)城建檔案館的人員編制較少，而在實際工作中能夠?qū)Ｂ殢氖鲁墙n案工作的人員就更少，這就使得很多業(yè)務(wù)工作進度跟不上，甚至有些工程在簽訂了《報送建設(shè)工程檔案責(zé)任書》后就再也沒有業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，從而影響到了城市建設(shè)檔案信息的收集工作。

3 現(xiàn)階段城市建設(shè)項目檔案管理工作的改進措施

3．1 編制完善城市建設(shè)項目檔案管理制度

要想改進現(xiàn)階段保山市隆陽區(qū)的城市建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀，那么從完善制度入手無疑是其中一項十分行之有效的措施。首先，要加強對于城市建設(shè)項目檔案管理工作的組織和規(guī)劃，并要能夠做到針對不同的項目選擇合適的檔案管理人員，力爭做到專業(yè)對口、業(yè)務(wù)對口，盡最大程度上提升相關(guān)檔案管理工作的效率。其次則是應(yīng)該加強對于城市建設(shè)項目檔案管理工作的理論學(xué)習(xí)，在結(jié)合保山市隆陽區(qū)實際城市建設(shè)項目檔案管理的情況下，制定一套完善的城市建設(shè)項目檔案管理制度來維護相關(guān)的工作。

3．2 加強城市建設(shè)項目的檔案同步工作

加強城市建設(shè)項目的檔案同步工作則是未來一段時間內(nèi)檔案館所要著重工作的內(nèi)容，而要想加強城市建設(shè)項目的檔案同步工作則可以從以下幾個方面入手解決。首先應(yīng)該制定一個較為條理的工作標準，讓相關(guān)的檔案工作人員能夠在檔案收集的工作中有一個可以依賴的工作標準，從而規(guī)范化整個檔案收集的流程［2］。其次，城市建設(shè)工程項目的各參建單位檔案人員要做好工程文件的平時積累、收集和管理工作，在工程驗收前將工程檔案向城建檔案館報送申驗，使其在工程竣工驗收后能夠快速、順利的完成工程檔案立卷歸檔及移交工作。只有這樣，才能夠真正意義上加強城市建設(shè)項目的檔案同步工作，進而提升檔案館的工作效率。

3．3 提升相關(guān)城市建設(shè)項目責(zé)任人的檔案管理意識

除了以上幾點之外，提升相關(guān)建設(shè)項目負責(zé)人的檔案管理意識也是一個十分重要的方面，而要想提升建設(shè)項目責(zé)任人的檔案管理意識應(yīng)該從以下幾個途經(jīng)入手。首先是是可以在全市范圍內(nèi)組織主要的建筑工程責(zé)任人進行培訓(xùn)，使其意識到城市建設(shè)項目檔案管理的重要性。其次，則是應(yīng)該加大對于城市檔案信息管理重要性的宣傳，從工程建筑職業(yè)的入職教育就開始展開，從根基上打牢城市建設(shè)項目負責(zé)人的檔案管理意識。

3．4 組建一支專門從事城市建設(shè)檔案管理工作的人員隊伍

首先，應(yīng)該從增加檔案館人員的編制上入手，使得相關(guān)的城市建設(shè)信息能夠被及時、專業(yè)的處理。其次，則應(yīng)該從城市建設(shè)信息的收集上入手。隨著現(xiàn)階段城市工程建設(shè)上馬項目的增多，城市建設(shè)檔案信息收集的工作量也在呈現(xiàn)不斷增長的狀態(tài)當(dāng)中，而且城市工程建設(shè)項目增長的速度遠遠超出了相關(guān)工作人員數(shù)量的增長速度。因此，要想解決這個矛盾就要從其他方面入手，例如建設(shè)單位要在工程招標及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)對工程文件的收集、管理及移交作明確要求，各參建單位要把檔案工作管理職責(zé)責(zé)任到人，從根本上解決較為突出的問題。單純的增加相關(guān)工作人員的數(shù)量并不能夠解決問題，只有從實際應(yīng)用出發(fā)，組建一支專門從事城市建設(shè)檔案管理工作的人員隊伍，只有從解決問題出發(fā)，進行相對應(yīng)的改善才能夠真正意義上完成城市建設(shè)工程檔案收集和整理的工作。

4 結(jié)語

城市建設(shè)項目的檔案是城市建設(shè)項目活動中產(chǎn)生的圖像一致、原始的具有保存價值的實際記錄。然而，做好城市建設(shè)項目的檔案管理工作不是幾個人就可以輕松完成的，而是需要每個責(zé)任主體和相關(guān)人員的重視和努力。我們要制定相應(yīng)的具體措施，基于相關(guān)的法律法規(guī)，加強城市建設(shè)項目的檔案管理，從而使它進入良性循環(huán)的軌道。

［1］康素梅．加快高速公路檔案的信息化建設(shè)［J］．檔案天地，2011(09)．

［2］李衛(wèi)蓮．信息技術(shù)背景下檔案管理的挑戰(zhàn)與對策［J］．知識經(jīng)濟，2011(16)．

［3］邸玉．淺談檔案信息安全的有效管理機制［J］．民營科技，2011(08)．

［4］魏曉紅，黃利芒．廣深沿江高速公路深圳段竣工檔案信息化管理［J］．公路與汽運，2011(04)．