文檔表格 版本差異何在

魯偉

在辦公過程中，對文檔或表格的修改是司空見慣的事。那么，一份文檔做了內容改動，如何知道差異在哪里？一份表格改動部分數據，如何知道哪些有所變動？不要說審閱和修訂功能，因為不是所有人都會用這些功能來標注的，萬一沒用這些功能，你又如何識別兩份文檔的差異呢？由于目前使用WPS的人數越來越多，且其對微軟文檔兼容，因此我們主要以WPS文檔和表格內容比較來具體說明。

1. 文檔比較 ?不管何種類型

寫完一份文案后交給了領導，領導告訴你發現的問題很多，他幫你改了，但面對成千上萬字的文檔，如何找到那些被修改過的內容？畢業論文交到導師那里，老師說幫你修改了一些地方，你又如何知道老師修改了哪些地方？

首先，到金山網站或正規軟件網站免費下載安裝最新版的WPS辦公套件，安裝之后運行“WPS文字”組件，啟動任何一個文檔編輯窗口或開啟空白文檔編輯窗口。

準備好你的原稿和修改之后的稿件文檔。接下來點擊WPS文字“審閱”選項卡菜單，移動到工具欄的右部，找到“比較”工具按鈕并點擊，啟動“比較文檔”對話框。在“原文檔”和“修訂的文檔”文本框中，分別用后邊的黃色文件夾按鈕指定要比較的兩個文檔。為明確修訂者，可以在“修訂者顯示為”文本框中明確標示修訂者的姓名或昵稱（如本例中的“愛貓之優”），點擊“確定”按鈕開始文檔的比較（圖1）。

經過快速比較之后，會默認開啟一個新的文檔，在此新文檔中會以標紅的方式顯示文檔被修改之處（圖2）。

如果希望在原文檔中或者修訂后的文檔中直接顯示修改所在的每個位置，可通過設置比較選項來變更。具體方法是：點擊圖1左下角的“更多”按鈕，展開對話框選項，然后通過“顯示修訂”分組下選擇“修訂的顯示位置”為“原文檔”或“修訂后文檔”即可（圖3）。然后按“確定”進行比較，這樣比較結果就不會開啟新文檔，而是直接標注在原文檔或修訂后的文檔旁了。

2. 表格比較 ?迂回也有可能

除了要比較文檔外，日常生活或工作中，我們還常常會涉及到各種表格的修改。產品數據、資金計劃、人員情況等表格往往會涉及到許多數據，而表格數據的修改更不能有半點馬虎。如果一張表格經過兩個人之手編輯，那么修改過的內容如何才能快速顯示出來呢？

文檔比較是WPS文字的一項體貼功能，但在“WPS表格”軟件的“審閱”菜單下卻無法找到這樣的“比較”功能，其他地方也沒有這樣的現成功能。如果我們要比較兩張表格的內容，可以用一種“迂回”的戰術來完成任務。

這里有一張家電產品的產量表，名稱為“家電產量表1”（圖4），在此表的基礎上還有一張經過其他人編輯后的表格“家電產量表2”。我們希望實現對這兩張表格數據的比較。

首先開啟WPS文字軟件，點擊文檔標簽欄上面的加號按鈕，開啟兩個空白文檔，如“文檔3”和“文檔4”。注意，這里要先保存一下這兩個文檔，讓其在磁盤上形成兩個文件“文檔3”和“文檔4”，否則在比較時無法調用。

用“WPS表格”軟件打開表格原文檔“家電產量表1”，全選表格內容并復制。然后切換到WPS文字窗口，將選擇的內容粘貼到“文檔3”窗口中。同樣，將“家電產量表2”表格內容復制到WPS“文檔4”窗口中（圖5）。然后再次執行保存兩個文檔的命令，讓文檔存盤。

在WPS文字窗口中切換到“審閱”選項卡，點擊工具欄上的“比較”按鈕，在彈出的比較文檔對話框中，通過下拉菜單就可以選擇原文檔為“文檔3”，修訂的文檔為“文檔4”，然后在“更多”選項中選擇修訂的顯示位置為“原文檔”。選好之后點擊“確定”按鈕進行比較（圖6）。

隨后，我們會看到，在含有原始表格數據的“文檔3”文件中，顯示出數據有出入并經過修訂者“老伙計”修改的3處內容。修改后的內容顯示在表格亮起的單元格中，而原來的內容在右側藍色的用戶名下方（圖7）。