教你“簡單重復(fù)”辦公

魏曉聰

平時辦公應(yīng)用總少不了“重復(fù)”操作。Word里要重復(fù)利用同一段文字、同一個圖片、同一個表格，應(yīng)用同樣的字體、同樣的樣式;Excel里要填充同樣的內(nèi)容、批量修改、重復(fù)動作等;PowerPoint里免不了用老板規(guī)定的、有公司風(fēng)格的、同一種格式的模板。總依靠“復(fù)制+粘貼”畢竟不是長久之計。掌握一些“重復(fù)”的技巧，讓它們在日常辦公中助你一臂之力。

Word中的“簡單重復(fù)”

1. 應(yīng)用文檔部件庫

以如圖所示文檔中的4月份銷售業(yè)績統(tǒng)計表為例。將光標(biāo)移動到表格上，單擊左上角的十字箭頭，選中整個表格，然后單擊菜單欄的“插入”，單擊“文檔部件”下拉菜單，單擊“將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫”（圖1）。

單擊“庫”對應(yīng)的下拉菜單，選擇“表格”，單擊“確定”（圖2）。再次需要插入這個表格時，通過菜單欄的“插入”按鈕依次單擊“表格→快速表格”按鈕，在“常規(guī)”欄即可看到剛才插入的表格（圖3）。

同樣的方法可用于錄入同樣的大段文字。更加讓你得心應(yīng)手的是文檔部件庫的部件可以應(yīng)用的文檔位置較多，可以插入的位置有當(dāng)前文檔位置、頁眉頁腳、節(jié)的開頭末尾、文檔開頭末尾等。

如果需要更多個性化設(shè)置，文檔部件菜單下的域會帶給你更多驚喜。Office本身提供了編號、日期和時間、文檔自動化、用戶信息等常用域類別，又可以通過下拉菜單的選擇和公式的設(shè)置來自主改變域?qū)傩裕畲蟪潭鹊貪M足用戶的需求。辦公中適合應(yīng)用域的例子有若干，比如希望頁碼能夠根據(jù)分欄來編碼，可以通過“域→等式與公式”實現(xiàn);若希望更好地實現(xiàn)文檔的交互功能，單擊“文檔部件→域→文檔自動化→MacroButton”，若干的宏可以很好地滿足簡單交互設(shè)計的需要。以DoFieldClick為例，在顯示文字框中輸入“請在此輸入內(nèi)容”，單擊“確定”，就完成了一個輸入文字框的模板設(shè)計，在設(shè)計問卷開放題時就可以重復(fù)使用了。域最大的特點在于可以完成更新。

2. 添加并復(fù)用字體樣式

依次單擊菜單欄的開始按鈕、樣式右下角的樣式按鈕、左下角的新建樣式按鈕，按要求對相關(guān)的屬性進(jìn)行設(shè)置即可（圖4）。需要對文檔中的文字進(jìn)行格式應(yīng)用時，在樣式欄即可找到此樣式，選中文字，單擊樣式即可將格式應(yīng)用到文字上（圖5）。

3. 格式刷的兩種用法

用菜單欄“開始”下的格式刷可以對字體應(yīng)用同樣的格式。若只應(yīng)用一次，在格式刷上單擊鼠標(biāo)左鍵即可;若需要連續(xù)應(yīng)用，比如設(shè)置多個同一級標(biāo)題，雙擊格式刷按鈕即可。

Excel中的“簡單重復(fù)”

1. Ctrl+Enter組合鍵

這個組合鍵用于同樣內(nèi)容的快速填充。首先，選中要填充同樣內(nèi)容的單元格，輸入內(nèi)容，然后按Ctrl+Enter鍵即可填充（圖6）。

2. “重復(fù)”按鈕和命令

編輯欄里的“重復(fù)”按鈕用來重復(fù)上一步動作。如果想在Excel中執(zhí)行同一動作，比如重復(fù)修改字體、字形字號等，可用該按鈕。按F4鍵或者Ctrl+Y也可輕松實現(xiàn)上述功能。

3. 宏讓重復(fù)更簡單

單擊“視圖→宏→錄制宏”，在彈出的對話框中設(shè)置好快捷鍵，盡量不要與常用快捷鍵重復(fù)，單擊“確定”，做一遍動作，單擊“停止錄制”，就可以用自定義的快捷鍵重復(fù)所做的操作了。錄制宏的最大優(yōu)勢是多個動作可一次性搞定。

4. 篩選重復(fù)數(shù)據(jù)

在此列舉兩種方法：函數(shù)法和條件格式法。函數(shù)法的核心要點是利用好COUNTIF函數(shù)。準(zhǔn)確輸入要計數(shù)的單元格范圍和計算條件即可。條件格式法的步驟為“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則重復(fù)值”，這樣，重復(fù)的內(nèi)容就會被標(biāo)記不同的顏色。

5. 快速隨機(jī)編號

以序號在1～500范圍為例，在需要隨機(jī)生成序號的單元格中輸入“=INT（RAND（）*500）”，將生成的隨機(jī)數(shù)復(fù)制并選擇性粘貼成數(shù)值即可。

PowerPoint中的“簡單重復(fù)”

1. 動畫刷

動畫刷是一個類似于格式刷的工具。對某張幻燈片中的某一對象（比如圖片）進(jìn)行動畫設(shè)置，選擇第一張幻燈片的圖片，動作設(shè)置為“輪子”，效果選項為8輪輻圖案。雙擊格式刷，對第二張、第三張幻燈片中的圖片進(jìn)行同樣的設(shè)置（圖7）。

2. 應(yīng)用母版

在制作幻燈片時通常需要在每一頁的同一位置添加企業(yè)的Logo。如何能便捷地添加呢？答案無疑是應(yīng)用幻燈片母版。單擊“視圖→母版視圖→幻燈片母版”，在母版的左上角插入圖片，關(guān)閉母版視圖，即可看到每一張幻燈片上都添加了這張圖（圖8）。