信息核對(duì)簽字表巧制作

馬震安

如何制作學(xué)生的信息核對(duì)表呢？有人說(shuō)，用郵件合并，在Word中做好核對(duì)表的模板，利用郵件合并功能調(diào)取Excel電子表，生成核對(duì)表。這樣做雖然不是不可以，但幾千人的記錄表如何按班且一頁(yè)多個(gè)打印出來(lái)呢？筆者向大家介紹利用Visual FoxPro報(bào)表實(shí)現(xiàn)信息核對(duì)表的打印方法。

1. 糧草先行——Excel轉(zhuǎn)DBF

由于學(xué)生的個(gè)人信息都存在Excel電子表格中，用Visual FoxPro報(bào)表直接調(diào)用不會(huì)被認(rèn)可，所以還需要把Excel電子表格的XLS格式轉(zhuǎn)換成DBF格式。怎么轉(zhuǎn)換呢？那還得視你安裝的Excel版本而定。

如果電腦中安裝的是Excel 2003就簡(jiǎn)單了，只需要選擇“文件→另存為”菜單，在保存窗口的類型處選擇DBF格式的類型文件就可以了，并且Excel工作表中的第1行的字段名將作為生成的DBF的字段名，省了自己手動(dòng)更改。

如果電腦中安裝的是Excel 2013，可就沒(méi)這個(gè)功能了，那怎么辦呢？可運(yùn)行Visual FoxPro后，選擇“文件→導(dǎo)入”菜單導(dǎo)入Excel表格，但這種方法在導(dǎo)入前要記得把Excel表中第1行表示字段名的行刪除，否則生成的DBF表會(huì)把它當(dāng)成一條記錄來(lái)處理，且生成的DBF的字段名是Excel表中對(duì)應(yīng)的A、B、C等列名，所以不是版本越高就越好。

無(wú)論哪種方法生成的DBF文件，還需要用Visual FoxPro打開(kāi)后，選擇“顯示→表設(shè)計(jì)器”菜單，要將表示“身份證號(hào)”的那個(gè)字段的長(zhǎng)度設(shè)置為18（圖1）。

2. 重中之重——設(shè)置報(bào)表模板

不要以為沒(méi)接觸過(guò)Visual FoxPro就不知所措了，其實(shí)用它來(lái)制作報(bào)表模板也挺簡(jiǎn)單。建立報(bào)表模板，我們可以采用三步走“戰(zhàn)略”。

第一步：新建報(bào)表加載數(shù)據(jù)源

再“神”的報(bào)表也得有數(shù)據(jù)的支持。運(yùn)行Visual FoxPro 9.0新建一個(gè)報(bào)表后要對(duì)其加載數(shù)據(jù)。在報(bào)表設(shè)計(jì)器窗口右擊選擇“數(shù)據(jù)環(huán)境”菜單，在數(shù)據(jù)環(huán)境設(shè)計(jì)器窗口再右擊選擇“添加”菜單，選擇我們先前生成的DBF文件（圖2）。

第二步：設(shè)置報(bào)表頁(yè)面

使用多大的紙、一張紙要打印多少條學(xué)生信息，這都得提前進(jìn)行設(shè)置。在報(bào)表編輯窗口，先選擇“報(bào)表→屬性”菜單對(duì)報(bào)表進(jìn)行頁(yè)面的設(shè)置。在報(bào)表屬性窗口的“頁(yè)面”標(biāo)簽下，筆者根據(jù)需要將分欄欄數(shù)設(shè)置為5，寬度為4厘米，紙型為A4。由于簽字表每頁(yè)都需要一個(gè)頁(yè)標(biāo)頭用來(lái)顯示“學(xué)生高考信息核對(duì)簽字表”標(biāo)題，可用鼠標(biāo)拖動(dòng)頁(yè)標(biāo)頭來(lái)進(jìn)行高度調(diào)整。主要信息放在細(xì)節(jié)處，也要用鼠標(biāo)拖動(dòng)細(xì)節(jié)來(lái)進(jìn)行高度的調(diào)整。列標(biāo)頭、列注腳、頁(yè)注腳等都用不到，所以要將它們的高度盡量縮為最小（圖3）。

第三步：報(bào)表控件顯神威

數(shù)據(jù)環(huán)境、頁(yè)面設(shè)置完成后，就該報(bào)表控件“大顯神威”了。在窗口中調(diào)出報(bào)表控件工具欄，選擇“標(biāo)簽”控件后在頁(yè)標(biāo)頭空白處單擊并輸入標(biāo)題，單擊輸入的標(biāo)題，用“格式→字體”設(shè)置字體。

接下來(lái)最關(guān)鍵的操作還是在細(xì)節(jié)中添加控件。點(diǎn)擊“圖片/OLE綁定控件”，在細(xì)節(jié)空白處合適位置畫出控件，在隨后彈出的屬性窗口“普通”標(biāo)簽上，控件源類型選擇“表達(dá)式或變量名”，控件源處輸入“'d：＼photo＼'+身份證號(hào)+'.jpg'”（因?yàn)橐陨矸葑C號(hào)命名且文件名類型為JPG的學(xué)生照片都存放在D盤下的photo文件夾中，且由于身份證號(hào)為字段名是不斷變化的，所以才這樣輸入），“如果源和框架大小不同”處選擇“縮放內(nèi)容，保持形狀”，在“打印”標(biāo)簽的“僅當(dāng)下面的表達(dá)式為真時(shí)打印”處輸入“file（'d：＼photo＼'+身份證號(hào)+'.jpg'）”。切換到數(shù)據(jù)環(huán)境設(shè)計(jì)器界面，將班級(jí)、姓名、性別、身份證號(hào)等字段名拖入到細(xì)節(jié)合適位置。接著，再利用“標(biāo)簽”控件在細(xì)節(jié)合適位置輸入“核對(duì)簽字”，并利用“線條”控件劃出簽字位置。

3. 成果取得——報(bào)表打印輸出

上述設(shè)置完成后，要實(shí)現(xiàn)按班打印，還得在報(bào)表窗口右擊選擇“數(shù)據(jù)分組”菜單，在彈出窗口的“數(shù)據(jù)分組”標(biāo)簽上單擊“添加”按鈕，在表達(dá)式窗口輸入“班級(jí)”并確定。在“組開(kāi)始于”處選擇“新頁(yè)”（圖5）。

這些工作設(shè)置完成后，馬上就是見(jiàn)證奇跡的時(shí)候了。點(diǎn)擊“報(bào)表→打印預(yù)覽”，看看是不是就可以按班打印出學(xué)生的信息核對(duì)表了（圖6）？