新形勢下高校科技管理機構結構改革探討

王喜梅

摘 要：針對目前科技項目管理過程中存在的管理結構不合理、信息分析和綜合能力較弱、動態管理不規范等問題，提出了科技管理機構結構和功能改革的探索性建議，應將科研項目管理辦公室按項目執行過程設置，并采用信息管理手段，實現科技項目過程管理的精細化、自動化和規范化，從而保證科技管理檔案完整性和系統性，提高科技管理的效率。

關鍵詞：科研經費；過程管理；項目管理；機構改革

中圖分類號：G31 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.18.003

自《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006—2020年）》實施以來，隨著社會的快速發展，社會對科技的要求不斷提高，政府不斷加大對科技創新的投入力度，財政科技撥款繼續保持高速增長。據全國科技經費投入統計公報數據顯示，2006年國家財政科技撥款1 688.5億元，到2013年達到了6 184.9億元，這為科技事業的發展提供了有力支撐。以中山大學理工科為例，其科研經費從2006年的2億元提高到了2013年的7億元。目前，高校的管理模式已無法適應龐大的項目管理要求，各高校紛紛成立科研院，并采取了大布置，但多數高校的科研院布置徒有虛名，實際的管理結構和功能與以往的科研處沒有太大變化，管理過程中存在諸多問題。

針對上述問題，本文分析了科技管理機構的結構和功能，并提出了改革建議，以達到提高科技管理效率的目的。

1 管理過程中存在的問題

1.1 重申報輕管理

課題獲資助的情況被視為衡量高校綜合實力、科學研究能力和科學管理水平的重要標志，各大高校歷來重視科研課題的申請。項目過程管理制度的實際執行效率不高，影響了科技成果的產出。

1.2 項目分類管理不合理

傳統的科技管理主要按項目主管單位和項目性質分類管理，一般分成基礎研究、計劃項目和產學研等。由于項目類別越來越多，項目過程管理的重要環節完全由各類項目管理人員憑經驗設定，但管理人員的素質參差不齊，很難使資源管理最優化。項目管理過程中產生的各類文檔被分散存儲在各個科研管理人員的辦公電腦中，難以充分共享。因此，項目管理資料會受到人為因素的影響，甚至有的重要項目文檔會因某些科研人員的職位變遷或流動而丟失，影響了工作的延續性。

1.3 項目管理程序煩瑣

在項目申報和管理過程中，因處室不同或具體管理人員不同，都會造成管理要求的不同，有時還會出現來自同一上級主管部門的工作通知因內容涉及面廣而由不同的業務處室分別發給二級單位，導致二級單位和科研教師應接不暇；有的工作因為涉及管理交叉，衍生出各種名目的審核手續，導致簡單的事變得復雜。

1.4 綜合管理能力弱，信息化程度低

雖然各大高校建立了各自的科研項目綜合業務管理系統，但管理系統并不統一，且系統的綜合分析能力差。一些高校的科研統計仍由各業務處室人工核算后交由綜合處匯總，沒有設置科研管理部門內部動態管理功能，各種管理文件的歸檔流程比較混亂。

2 管理機構結構改革的基本思路

2014年，國務院按照《中共中央國務院關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》（中發〔2012〕6號）的要求，發布了《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發〔2014〕11號），明確了“堅持規范、高效”的基本原則。這就要求高校優化管理流程，提高管理的科學化、規范化、精細化水平。

針對目前科技管理過程中存在的問題，本文通過應用科學的管理理念、改革科技管理的結構和功能，制定了一種新的管理模式，可實現科技項目過程管理的精細化、自動化和規范化，保證科技管理檔案的完整性和系統性，從而提高科技管理的效率。

2.1 建立項目階段管理的結構模式

2.1.1 申報管理

申報管理負責各類縱向項目的組織、策劃、培育和申報等工作。項目申報統一運作，可集中分析申報要求，保證了申報成功率。

2.1.2 過程管理

過程管理包括已立項的各類項目過程管理和科技檔案管理等。各類項目管理過程相似，集中管理可消除人為差異因素，提高了辦事效率。

2.1.3 成果管理

成果管理包括項目鑒定、科研論文、科技獎勵、知識產權等的管理。其是體現學校成果產出的重要數據來源，集中管理有利于數據的分析和統計。

2.1.4 統計管理

統計管理包括提供科技規劃、政策研究、統計分析、信息年鑒編制等工作。所有數據從系統直接讀取，不再分別由各原始數據錄入者提供，減少了數據因多層統計匯總而產生的誤差，提高了工作效率。

2.2 集中處理常規業務

應創新管理模式、成立項目管理辦公室、設置對外業務受理窗口，從而集中處理常規業務；規范審批流程、明確審批要求，嚴格依據審批規則辦理業務。所有項目獲批后，由申報管理辦公室轉交過程管理辦公室。主要包括以下四大管理業務：

2.2.1 項目過程管理

對在研縱向項目、橫向項目和校內基金等項目進行節點管理，具體包括項目中期檢查、年度進展（含項目財務執行情況報告）、結題驗收（含經費財務審計）、項目后評估和研究計劃變更申請等。

2.2.2 合同管理

校內外科技合作協議、四大類科技合同（包括技術開發、技術委托、技術服務和技術咨詢）的審核、認定、登記，以及合作糾紛處理。

2.2.3 經費管理

與財務處配合進行項目經費劃撥、管理費減免審核（批）、外轉經費審核（批）和項目預算調整審核等。

2.2.4 人員及其他信息檔案管理

人員及其他信息檔案管理包括科研教師職稱評定材料審核、項目負責人變更和項目經費聘用人員審批。

2.3 信息化管理平臺

應建立科研信息化管理平臺，為科研管理部門的領導、科研管理人員和項目負責人提供不同層面的信息服務。

2.3.1 項目信息管理

建立包括科技合同、計劃任務書、預算書、年度報告、中期報告、結題報告、經費決算和審計報告等項目的檔案資料管理制度。在集中處理常規業務的同時，保存辦理業務的相關信息，并與相關項目關聯、保持紙質材料存檔與管理系統信息一一對應。

2.3.2 內務流程的記錄管理

利用學校已建的管理平臺，建立部門內部的公文流轉、文件、信件收發和各類會議文檔信息管理制度，使每一個事件都在系統內形成記錄，進而可及時跟蹤其進展，并可查詢歷史事件，最終完善學校大檔案。

3 建議

3.1 轉變管理理念。

應簡化審批程序、提高辦事效率；弱化領導的日常事務審批權，使領導從煩瑣的日常事務中抽身，有更多的精力進行政策研究和頂層設計。

3.2 完善審批和管理制度，實現程序化

應細化管理流程、規范審批要求，建立審核、復核、確定等審批流程，保證審批的準確和高效。

3.3 加強人員培訓，提高業務水平

建立對外受理窗口輪值制、崗位人員流動制，解放管理人員的時間，使管理人員有更多的機會參加培訓和學習，以激發管理人員的創新性和積極性。

4 結束語

深化行政審批制度改革是各職能部門的一場自我革命，是對傳統行政管理體制的變革和揚棄。高校要轉變科研管理職能、規范和正確行使權力、提高行政效率，深入推進行政審批制度改革，切實做好科研服務和管理，實現科研管理部門從“小作坊”到“大集團”的轉變。

參考文獻

[1]呂紅芝.基于學習型組織的高校協同化科研管理結構設置研究[D].上海：上海交通大學，2013.

[2]帥訓波，李家慶，葛蘭.科技項目精細化管理模式及信息化應用[J].石油科技論壇，2013（3）：24-31.

〔編輯：張思楠〕

Discussion on the Structural Reform of University Science and Technology

Management Institution under the New Situation

Wang Ximei

Abstract： This paper in the light of the problems existing in the current science and technology project management process management structure is not reasonable， information analysis and synthesis ability is weak， the dynamic management is not standardized， proposed exploration of science and technology management organization structure and function of reform suggestions， the office of scientific research project management according to the project implementation process settings， and by means of information management， science and technology project process management of fine， automation and standardization of implementation， so as to ensure the science and technology management file integrity and system， improve the efficiency of management of science and technology.

Key words： scientific research funds； process management； project management； institutional reform