《黨政機關公文格式》新舊標準比較

曹敏（中國質檢出版社）

《黨政機關公文格式》新舊標準比較

曹敏（中國質檢出版社）

公文寫作要求特定的格式，公文格式體現了公文的莊重性與權威性,同時，也為公文處理提供了科學的條件，是保證公文質量和提高辦文效率的重要手段。因此，在公文寫作中強調格式的規范化是十分必要的。GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》是黨政機關公文格式標準化的重要標準。2012版國家標準針對1999版國家標準實施十余年來發現的問題及公文處理工作出現的新需求和新發展，對公文格式要素進行了優化和細化，標準結構更加合理，文字更加精煉、嚴謹。本文主要對新舊版標準的變化進行了比較，以使標準的使用者能夠更快更好地掌握新標準的內容。

2012版國家標準相對于1999版國家標準而言，在標準名稱、適用范圍、標準結構、公文用紙、公文印刷裝訂要求、公文要素編排、特定格式公文編排、公文式樣等方面發生了變化。這些變化主要為以下9個方面:

1. 調整了標準名稱和適用范圍

標準的中文名稱由《國家行政機關公文格式》調整為《黨政機關公文格式》；英文名稱由“Layout key for official document of administration”調整為“Layout key for official document of Party and government organs”。

根據《黨政機關公文處理工作條例》，對1999版國家標準的適用范圍進行了調整，將標準的適用范圍從國家行政機關制發的公文擴展到黨的機關和國家行政機關制發的公文。

2. 調整了標準總體結構

為使2012版國家標準的邏輯關系更加系統、層次關系更加清晰、規定的內容更加規范，此次修訂工作對標準總體結構進行了下列調整：

（1）將1999版國家標準的第5章（公文用紙幅面及版面尺寸）、第6章（公文中圖文的顏色）、第7章（排版規格與印制裝訂要求）三章調整為2012版國家標準的第5章（公文用紙幅面尺寸及版面要求）、第6章（印制裝訂要求）兩章；

（2）將1999版國家標準的第9章（頁碼）并入2012版國家標準的第7章（公文中各要素編排規則）；

（3）根據《黨政機關公文處理工作條例》的相關要求，新增第9章“公文中計量單位、標點符號和數字的用法”，進一步規范計量單位、標點符號和數字在公文中的用法。

3. 調整了公文用紙技術指標

（1）黨政機關公文用紙統一采用國際標準A4型紙；

（2）公文紙張白度最小限值從85%降低為80%。2012版國家標準制定時，降低了公文用紙白度的最小限值，但仍符合輕工行業標準要求。

4. 調整了公文印刷裝訂要求

按總體要求、騎馬訂和平訂、包本裝訂三個層面，對原標準有關裝訂要求的內容進行調整，以便提高標準內容的層次和條理性。同時將原標準中的“騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處”的說法調整為“訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處”；并新增“騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上”的要求。

5. 增加和刪除了若干要素并調整部分要素名稱

按照《黨政機關公文處理工作條例》的相關要求，增加和刪除了若干要素，并調整了部分要素名稱：新增“發文機關署名” 、“頁碼”兩個公文格式要素，刪除“主題詞”格式要素，并將原“眉首”改成“版頭”，“公文份數序號”改為“份號”，“秘密等級和保密期限”改為“密級和保密期限”，“發文機關標識”改為“發文機關標志”，“公文標題”改為“標題”，“公文正文”改為“正文”，保留“附件”并增加“附件說明”。

2012版國家標準與1999版國家標準中公文格式要素名稱主要變化如表1所示。

表1　公文格式要素名稱主要變化

6. 修改了若干要素編排規則

在2012版國家標準中，對下面要素的編排做了統一：

（1）份號、密級和保密期限、緊急程度

——份號的字體字號規定為一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

——如需編排密級和保密期限，必須統一頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字。

——緊急程度頂格編排在版心左上角。

——如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（2）發文機關標志

——發文機關標志可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱；可以不加“文件”二字。

——發文機關標志上邊緣至版心上邊緣由25 mm改為35 mm。

——取消了上行文的發文機關標志上邊緣至版心上邊緣距離為80 mm的規定。

（3）發文機關署名、成文日期和印章

——成文日期都要用阿拉伯數字標注。

——加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排；單一機關行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章同時下壓發文機關署名和成文日期；聯合行文時，一般將各發文機關署名，按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應，端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章同時下壓發文機關署名和成文日期。

——不加蓋印章的公文：在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

——增加簽發人職務、簽名章和成文日期編排要求：單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字標注編排成文日期。

2012版國家標準與1999版國家標準中公文格式要素編排位置主要變化如表2所示。

表2　公文格式要素編排主要變化

7. 細化了信函、命令（令）和紀要格式

針對1999版國家標準對信函、命令、紀要等公文格式的規定不夠詳細，給實際理解帶來歧義和不一致性的問題，2012版國家標準對信函、命令（令）和紀要格式進行了細化，以提高其可操作性和實用性。

8. 新增了7個式樣、刪除了1個式樣

式樣是公文格式的具體表現，比標準文本更直觀，更具指導意義，因此，2012版國家標準針對1999版國家標準式樣較少的情況，在1999版國家標準原有的6個公文式樣的基礎上，新增7個公文式樣，包括聯合行文公文首頁版式2個、信函格式首頁版式、命令（令）格式首頁版式、公文末頁版式、附件說明頁版式和帶附件公文末頁版式，刪除上行文首頁式樣，進一步規范和細化了公文格式式樣，提高了2012版國家標準的可操作性和實用性。

9. 調整了公文中紅色分隔線

1999版國家標準中使用了“正線” 、“反線” 、“武文線”、 “文武線”等概念。由于沒有國家標準對這些概念進行統一規定，給實際理解和操作造成一定的不便。為避免這一問題，2012版國家標準統一將其稱為紅色分隔線，并對其粗細程度分別進行了規定。如在發文字號下的紅色分隔線表述為“發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線”。