淺析財務軟件操作改進
——基于用友T3平臺

（江西省商務學校 江西南昌330000）

用友T3是一款專門針對我國中小企業而推出的會計信息系統方面的軟件，它關注中小企業會計信息管理的現狀和需求，以及成長型企業在發展過程中面臨的種種問題。精細化的管理、卓越化的理財是該軟件的核心理念，財務核算是核心，業務管理是主導，以財務業務一體化作為解決方案，提供企業實現信息化業務運作的過程管理與信息覆蓋，是中小企業的理財專家。用友T3中的各子系統操作與實務中業務操作基本吻合，且符合《會計基礎工作規范》和《內部會計控制規范》。本文結合筆者長期從事用友T3的會計教學實踐，對軟件操作方面提出一些自己淺顯的看法，以供軟件使用者參考和借鑒。

一、內部控制制度方面的改進建議

（一）記賬操作方面

1.問題。在目前的財務軟件操作中，用友T3也執行“總賬-設置-明細賬權限”操作，只能控制除財務主管以外擁有記賬權限的操作員對賬簿的查詢權，一旦執行“總賬-憑證-記賬”操作，所有賬簿包括總分類賬簿、日記賬、序時賬、明細賬、多欄賬、客戶及供應商往來明細賬、部門往來明細賬、個人往來明細賬以及項目明細賬等一呼百應，全部登記在冊。

《會計基礎規范》規定，會計工作所涉及的崗位，可以一人一個崗位、一個崗位多人承擔或者一人擔任多個崗位，但出納人員不得兼任審核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。在設置會計崗位時，必須遵循“不相容職務相分離原則”。不相容職務主要包括：授權批準、業務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等職務。該原則要求單位合理設置會計及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡的機制。因此，根據這些規范要求，在實際工作中出納崗位一般的工作內容為：辦理貨幣收支業務；登記現金和銀行日記賬；定期進行銀行對賬；對出納憑證進行出納簽字等。在會計實務操作中，無論小企業還是大中型企業，記賬人員至少有兩個，出納員登記現金和銀行存款日記賬，總賬、明細賬以及備查賬則須根據規模和業務的多少設置記賬員。也就是說，日記賬一般由出納員進行登記。而包括用友T3在內的財務軟件的記賬功能，只是一個按鈕，單擊該按鈕，所有的賬簿全部登記在冊，明顯不符合不相容職務分離的原則。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內的財務軟件在編程中，可以在系統管理的權限設置中，將總賬中的記賬操作功能細化，如圖1所示。比如設置為總賬登記、現金和銀行存款日記賬登記、明細賬登記、輔助賬簿登記等，具體設置的位置可以通過“系統管理”中的權限設置或者通過“總賬-設置-選項”和“總賬-設置-明細賬權限”兩方面進行雙向控制設置。

（二）無痕修改操作

1.問題。包括用友T3在內的多數財務軟件在各種系統中都提供了無痕修改操作的功能，如無痕修改憑證、取消記賬、取消審核、取消出納簽字、取消采購結算、取消核銷等。這些操作的處理，不會留下任何痕跡，容易導致會計人員在授權范圍內隨心所欲地修改所做業務，給管理帶來一定困擾。

2.改進對策。軟件編程人員可以在設計軟件時，像銀行密碼口令控制一樣，對操作失誤次數和操作時間進行嚴格控制，從而有效制止一些不合理現象的產生。

（三）賬套備份

1.問題。財務軟件均提供了賬套備份功能，以供日后有需要時進行數據的恢復使用，但是備份出來的數據，如果沒有必要的加密保護措施，可以在系統內外進行一些修改，從而影響了數據的準確性，給內部控制帶來影響。

2.改進對策。軟件編程人員可以在設計軟件時，對備份過程增加必要的加密對話框的選擇設計，從而有效地保護數據，以免數據被篡改利用。

二、會計管理信息化（ISCA）方面的改進建議

（一）成本核算方面

1.問題。2013年8月16日由財政部頒布的 《企業產品成本核算制度（試行）》于2014年1月1日起執行，該制度的制定適應了企業加強成本管理的需要，適應了我國企業應對反傾銷的需要，適應了完善會計準則體系的需要，適應了管理會計體系建設的需要。進入管理信息化時代，就應該向管理要利潤。會計信息化是指信息技術與會計有機結合，企業會計必須順應信息生產力發展的浪潮，不能成為會計孤島。然而問題是，作為會計信息化先驅的財務軟件，卻沒有體現出成本管理的優勢，甚至無成本計算的功能。

2.改進對策。為了真正體現軟件作為理財專家，做到會計管理信息化（ISCA），既滿足外部財務會計的需求，又滿足內部管理會計的需求，軟件必須做到兩點：一是必須具備成本核算自動化的功能，這是必須做到的。二是為真正做到精細化管理，實施標準化成本控制，做到成本的事前預測、事中控制、事后分析總結差異并提升管理水平，事前在各類存貨檔案中加入 “標準成本”欄目，在工資檔案中加入 “標準成本”欄目，在各系統期初余額中錄入標準成本；事中在領料單、出庫單、工資變動、費用憑證中增加“標準成本”專欄，并核算出實際成本與標準成本的差異；事后分析差異，總結提高，并改進下一期的標準成本數額，將現代管理會計下的標準成本管理真正體現在軟件操作中。

（二）采購系統方面

1.問題。眾所周知，企業在日常生產經營活動中，交易或事項主要涉及供產銷活動，在供應及采購活動中，發票等原始憑證的傳遞主要由銷售方或提供勞務方向采購方或接受勞務方傳遞，即對采購方而言，購貨發票及運費發票屬于外來原始憑證。從仿真的角度來看，采購系統不應該提供由系統開具采購發票和運費發票的功能，而事實上，目前軟件均提供了由采購方和接受勞務方開具采購發票和運費發票等功能，給軟件使用者帶來很大困擾：發票究竟由誰來開具，如何傳遞。

圖1 操作員權限設置窗口

2.改進對策。會計管理信息化（ISCA）要求信息技術不是單純的一種技術，而是計算機技術、網絡通信技術和信息感測技術等的有機糅合，信息化要求更多地依賴于網絡通信技術的支持，諸如使用條碼感測、智能感測等感測技術來識別采購過程中從企業以外的單位取得的采購發票、運費發票的發票聯和抵扣聯，從而確保軟件的高效、準確、邏輯性。

三、軟件設計合理化的改進建議

軟件設計方面，由于設計與使用存在一定差距，使得軟件操作存在使用不方便等一些不合理現象。

（一）銀行對賬方面

1.問題。軟件操作中，如果首次使用軟件，那么應該錄入期初未達賬項。例如企業某年2月開始使用軟件進行會計電算化，期初銀行存款日記賬余額200 000元，銀行對賬單189 000元，存在一筆期初銀行已付企業未付的未達賬項：銀行1月31日已代企業支付自來水公司委托收款的水費11 000元，企業未收到結算單據，尚未記賬；2月2日企業出納取回支付水費的銀行結算單方才記賬。很明顯，至2月2日，11 000元的水費已經不是未達賬項，而是兩清賬項了，但是軟件無法識別，還默認為未達賬項。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內的財務軟件在編程中，可以在對賬窗口中的“兩清”欄目（如圖2），分解為兩項 “期初兩清”和 “本月兩清”，以實現軟件具有手動或自動識別期初未達賬項是否已經兩清的功能。

圖2 銀行對賬窗口

（二）購銷存系統中的供應商往來期初或客戶往來期初錄入方面

1.問題。軟件操作中，如果首次使用軟件，假設啟用供應鏈即采購、銷售、庫存及核算系統，在錄入供應商或客戶往來期初，可根據實際情況錄入發票、應付單或預收單。例如以企業某年2月開始使用財務軟件進行會計電算化為例，假設客戶往來期初數據如下：1月份企業向A客戶銷售甲產品，1月5日預收貨款30 000元；1月8日銷售發出甲產品50 000元，增值稅銷項稅額8 500元，以支票支付代墊運費1 500元；1月12日因部分產品質量有瑕疵，退貨10 000元，增值稅1 700元；此時該客戶應收款余額為18300元（58500+1500-11700-30 000）。上述業務中，對此18300元的余款，在錄入客戶往來期初時，原始數據是：一張預收單30 000元；一張增值稅專用發票（正項）58 500元；一張其他應收單1 500元；一張增值稅專用發票（負項）11 700元；如果這樣錄入的話，軟件無法把這4張單據無縫對接，在日后對應收款核銷收款時，軟件彈出的應收款為 60 000 元（58 500+1 500=30 000），而不是18 300元。顯然，這與實際應收款不相符。當然，變通的方法一是期初直接錄入一張18 300元的其他應收單，但是該方法無法反映單據的原始面貌；變通的方法二是按原始數據錄入，但進行一次“紅票對沖”和“預收沖應收”的操作。但是該方法又不符合業務發生原理，因為“紅票對沖”和“預收沖應收”并不是2月初發生的業務。供應商往來也同樣存在對應的問題。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內的財務軟件在編程中，可以在銷售系統的期初發票、預收單、應收單以及采購系統的期初發票、預付、應付單單據的表頭或表體部分增加對應的欄目：期初發票增加“紅票對沖”欄目，預收單增加“預收沖應收”欄目，應收單增加“應收沖應收”和“應收沖應付”欄目，預付單增加“預付沖應付”欄目，應收單增加“應付沖應付”和“應付沖應收”欄目，以實現軟件能手動或自動識別同一客戶、或供應商往來單位的款項或單據，以及不同客戶、供應商，或者客戶與供應商之間的兩清款項，并進行兩清。

綜上，在用友T3財務軟件中，對相關業務的操作，筆者發現了一些問題并提出了一些改進建議，以期更加符合不相容職務分離的原則，強化內部控制制度；體現會計管理信息化（ISCA）的優勢；貼近實務操作。