淺析全面預(yù)算的編制

侯 萍

（天津中新藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司 銷售公司，天津 300193）

全面預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分，它是企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo)管理的重要手段。企業(yè)通過實(shí)施全面預(yù)算管理，許多潛在的風(fēng)險(xiǎn)能盡可能地事先預(yù)見，從而防患于未然，幫助企業(yè)改善未來的經(jīng)營(yíng)狀況從而降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；還可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各職能部門之間的相互合作與交流，使每個(gè)部門、每名員工知道自己在預(yù)算中的工作目標(biāo)；最主要的是可以有效地保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)更好的實(shí)現(xiàn)。

1 全面預(yù)算編制前提

1.1 明確總體經(jīng)營(yíng)思路和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，確定預(yù)算年度主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)

編制全面預(yù)算的前提之一就是要在明確企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)思路和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的基礎(chǔ)上確定企業(yè)預(yù)算年度的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，即實(shí)施預(yù)算管理所要達(dá)到的最終目的。商業(yè)批發(fā)企業(yè)以銷售為主，這些經(jīng)濟(jì)指標(biāo)主要包括全年的銷售總額、銷售回款金額、全年稅后利潤(rùn)、應(yīng)收賬款和存貨的期末余額控制額度等等。這就要求企業(yè)最高決策層與主要職能部門的負(fù)責(zé)人對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的銷售市場(chǎng)進(jìn)行深入地調(diào)研，共同分析現(xiàn)有市場(chǎng)情況、客戶情況、預(yù)測(cè)未來一段時(shí)期內(nèi)銷售市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上確定總體經(jīng)營(yíng)思路和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，進(jìn)而確定與之相應(yīng)的預(yù)算主要指標(biāo)。

1.2 各職能部門根據(jù)總體經(jīng)營(yíng)思路擬定本部門預(yù)算年度運(yùn)作計(jì)劃

企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)思路和主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)確定后各部門要結(jié)合本部門工作性質(zhì)擬定預(yù)算年度運(yùn)作計(jì)劃。該運(yùn)作計(jì)劃是指各部門為更好的完成企業(yè)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)所作的本部門預(yù)算年度具體工作安排和行動(dòng)計(jì)劃，它應(yīng)該涵蓋銷售收入、成本費(fèi)用、資源投入、業(yè)務(wù)活動(dòng)安排等多方面內(nèi)容。該運(yùn)作計(jì)劃不僅有助于各部門開展本部工作，更為編制部門預(yù)算提供了依據(jù)。

2 統(tǒng)籌規(guī)劃預(yù)算的編制過程

預(yù)算編制過程是指標(biāo)的層層分解過程，因此需要統(tǒng)籌規(guī)劃。它主要由以下幾方面構(gòu)成。

2.1 根據(jù)確定的主要指標(biāo)對(duì)總體預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行匡算

企業(yè)確定的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)只是整個(gè)預(yù)算中的主要指標(biāo)并不全面，這就需要財(cái)務(wù)部門先根據(jù)確定地主要指標(biāo)對(duì)總體預(yù)算進(jìn)行匡算，即匡算從銷售收入開始到實(shí)現(xiàn)既定利潤(rùn)目標(biāo)這一過程中所涉及的其他經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。這樣做的目的是為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的層層分解提供一個(gè)切實(shí)可行的范圍，也是預(yù)算編制控制的體現(xiàn)。具體來說它由銷售預(yù)算、采購預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算組成。以利潤(rùn)預(yù)算為例，銷售收入是已確定的指標(biāo)但要實(shí)現(xiàn)既定利潤(rùn)還需要匡算銷售成本、銷售稅金、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外收支、所得稅等一系列經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，這些指標(biāo)需要從上述各種預(yù)算中得出，但這些數(shù)據(jù)都是未經(jīng)分解的總體指標(biāo)，也是控制的額度，它們的分解需要編制部門預(yù)算。

2.2 財(cái)務(wù)部根據(jù)部門職能設(shè)計(jì)相應(yīng)的預(yù)算表

企業(yè)的各個(gè)部門按照職能大體可劃分為業(yè)務(wù)部門和管理部門。業(yè)務(wù)部門主要有銷售部、采購部、運(yùn)輸部等部門，其余為管理部門。財(cái)務(wù)部要根據(jù)部門的職能和工作特點(diǎn)分別設(shè)計(jì)部門預(yù)算的指標(biāo)項(xiàng)目。例如銷售預(yù)算主要由銷售部完成，它由銷售數(shù)量、銷售價(jià)格、銷售收入、銷售毛利組成，分品種、分規(guī)格列示；采購預(yù)算主要由采購部完成，它需要以銷售預(yù)算的銷售數(shù)量為基礎(chǔ)，遵循“以銷定進(jìn)”的原則，這樣可以避免大量存貨積壓減少企業(yè)的損失；費(fèi)用預(yù)算包括銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算，相對(duì)來說比較復(fù)雜，因?yàn)樗枰谒胁块T中分解，但并不是所有費(fèi)用項(xiàng)目每個(gè)部門都會(huì)涉及。為了費(fèi)用預(yù)算盡可能全面也為了便于費(fèi)用匯總，財(cái)務(wù)部按照會(huì)計(jì)科目將所有的費(fèi)用項(xiàng)目統(tǒng)一列示在一張費(fèi)用預(yù)算表中，并對(duì)相應(yīng)的費(fèi)用科目做出文字說明，便于各部門填列。預(yù)算表設(shè)計(jì)好后，連同各部門歷史數(shù)據(jù)一同下發(fā)給各部門，以便編制部門預(yù)算。

2.3 各部門根據(jù)預(yù)算年度運(yùn)作計(jì)劃編制部門預(yù)算，并附文字說明

各部門收到設(shè)計(jì)好的部門預(yù)算表后要結(jié)合本部門的運(yùn)作計(jì)劃及時(shí)編制部門預(yù)算。對(duì)于預(yù)算表中未列出但運(yùn)作計(jì)劃中有的項(xiàng)目要另行添加并詳細(xì)注明。此外，部門預(yù)算編制完成后，各部門還要對(duì)本部門的重要費(fèi)用支出和活動(dòng)計(jì)劃做出文字說明，以便全面預(yù)算匯總審核時(shí)對(duì)其合理性和可行性做出評(píng)定。

2.4 匯總部門預(yù)算，完成全面預(yù)算編制

部門預(yù)算編制完成后首先由財(cái)務(wù)部將相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目金額進(jìn)行合并匯總。主要是匯總費(fèi)用預(yù)算，財(cái)務(wù)部先要結(jié)合各部門的運(yùn)作計(jì)劃?rùn)z查其費(fèi)用支出列示的項(xiàng)目是否正確，然后在此基礎(chǔ)上匯總各部門費(fèi)用預(yù)算；其次，召集各部門負(fù)責(zé)人一起對(duì)匯總后的全面預(yù)算進(jìn)行審議并將銷售、采購、費(fèi)用等預(yù)算指標(biāo)與總體匡算指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超出匡算的指標(biāo)進(jìn)行反復(fù)商討、修改并最終達(dá)成一致完成全面預(yù)算編制。

3 對(duì)預(yù)算編制的要求

全面預(yù)算的編制將年度主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)在各職能部門之間進(jìn)行分解，各部門根據(jù)不同的職能性質(zhì)編制各自的預(yù)算表，表中的預(yù)算項(xiàng)目要盡量考慮全面、完整，并將各項(xiàng)指標(biāo)在各部門之間合理分配。這樣做是為了使編制出的預(yù)算更合理、更可控，并為之后的預(yù)算執(zhí)行和結(jié)果考評(píng)打下基礎(chǔ)。因此預(yù)算編制的重點(diǎn)主要有：

3.1 突出重點(diǎn)、細(xì)化預(yù)算

全面預(yù)算的編制涉及企業(yè)各個(gè)部門的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此其工作量之大是可想而知的。在這種情況下為了提高預(yù)算編制的工作效率，應(yīng)該突出預(yù)算編制重點(diǎn)并細(xì)化重點(diǎn)預(yù)算。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)以產(chǎn)品銷售為中心因此全面預(yù)算的編制也應(yīng)以銷售預(yù)算為重點(diǎn)。首先應(yīng)該將銷售收入總額在企業(yè)所銷售的產(chǎn)品中進(jìn)行分解，確定各品種的合理銷售數(shù)量、銷售收入、銷售毛利；其次在品種預(yù)算的基礎(chǔ)上將各品種的總體銷售數(shù)量和銷售收入指標(biāo)在企業(yè)所銷售的地區(qū)之間進(jìn)行分解，即根據(jù)地區(qū)之間的各種差異合理分配銷售任務(wù)；第三，將各地區(qū)銷售任務(wù)按預(yù)計(jì)的銷售進(jìn)度在全年12個(gè)月中進(jìn)行分解，以保證銷售的良性循環(huán)從而完成總體銷售指標(biāo)。

銷售預(yù)算完成后再根據(jù)最終的利潤(rùn)指標(biāo)和量入為出的原則對(duì)費(fèi)用支出類指標(biāo)進(jìn)行預(yù)算。這里的費(fèi)用支出是指企業(yè)全部的費(fèi)用支出，它是除銷售預(yù)算外的另一個(gè)預(yù)算重點(diǎn)。商業(yè)企業(yè)的全部費(fèi)用包括：營(yíng)業(yè)費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用，按性質(zhì)可劃分為變動(dòng)費(fèi)用與固定費(fèi)用。

此外，現(xiàn)金流量預(yù)算也是預(yù)算編制的重點(diǎn)。現(xiàn)金流量預(yù)算是以經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)和籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流入及流出量，反映企業(yè)預(yù)算期間現(xiàn)金流量的方向、規(guī)模和結(jié)構(gòu)。以現(xiàn)金流入、流出的凈值反映企業(yè)的支付能力和償債能力。通過編制現(xiàn)金流量預(yù)算，可以合理地安排、處理現(xiàn)金收支及資金調(diào)度業(yè)務(wù)，保證企業(yè)現(xiàn)金正常流轉(zhuǎn)及相對(duì)平衡。

3.2 編制的預(yù)算要具有彈性

這里所說的“彈性”是指編制的預(yù)算要使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)有一個(gè)可上下伸縮的空間。如前所述，預(yù)算編制的前提是企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，而這些指標(biāo)的確定是企業(yè)決策層以某些假設(shè)為前提并根據(jù)市場(chǎng)未來發(fā)展變化的趨勢(shì)所預(yù)測(cè)出的。當(dāng)市場(chǎng)環(huán)境和假設(shè)條件發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)預(yù)測(cè)的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)會(huì)隨之發(fā)生變化，預(yù)算也要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。因此為了適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的變化，編制預(yù)算時(shí)要充分考慮市場(chǎng)環(huán)境可能出現(xiàn)的各種變化，并分別編制與之相適應(yīng)的預(yù)算，只有這樣才能使企業(yè)從容應(yīng)對(duì)市場(chǎng)發(fā)生的各種變化。

3.3 各部門要加強(qiáng)溝通，密切配合

由于全面預(yù)算的編制是以企業(yè)各職能部門編制的本部門預(yù)算為基礎(chǔ)，因此各部門預(yù)算的數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠將直接影響最終全面預(yù)算的準(zhǔn)確性。這就要求各職能部門之間要加強(qiáng)協(xié)作、建立良好的信息溝通系統(tǒng)。例如：本著“以銷定進(jìn)”的原則企業(yè)的采購部門應(yīng)以銷售預(yù)算為基礎(chǔ)編制采購預(yù)算；銷售部門也應(yīng)與采購部門隨時(shí)溝通，特別是在市場(chǎng)環(huán)境改變銷售預(yù)算隨之變動(dòng)的時(shí)候，要及時(shí)將信息反饋給采購部門，相應(yīng)調(diào)整采購預(yù)算。這樣一來就使各職能部門均以企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為中心，對(duì)全面預(yù)算管理有了統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，避免了各職能部門在編制預(yù)算時(shí)“各自為政”、故意少報(bào)收入多列支出等錯(cuò)誤行為的發(fā)生，保證了總體預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.4 預(yù)算編制要完整、準(zhǔn)確、及時(shí)

全面預(yù)算編制完成后將成為預(yù)算年度內(nèi)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的執(zhí)行依據(jù)，因此預(yù)算的內(nèi)容要完整、數(shù)字要準(zhǔn)確，更要按時(shí)完成，這三方面是相輔相成、缺一不可的。預(yù)算的編制工作應(yīng)在每年的最后一個(gè)季度進(jìn)行，這樣既有充足的時(shí)間又可保證預(yù)算的質(zhì)量，更重要的是預(yù)算編制只有按時(shí)完成才能對(duì)預(yù)算年度的各項(xiàng)工作有現(xiàn)實(shí)意義，否則全面預(yù)算將成為紙上談兵。