淺談會計管理中Excel表格的運用

石家莊市公路管理處勘測設計隊 陳星

會計是一門較為獨立和具體的，實踐與理論相結合的科目，其具備了決策、評價和控制等管理職能。而為了實現這些職能，需要運用許多數學計算方法，其中包含了算術平均數、計數和凈現值等。Excel 的應用具有這些計算的功能，其主要的應用也能夠處理各種財務問題，能夠提高會計工作效率。Excel軟件做為眾多電子表格軟件之一，其操作性比較簡單，功能較強大，且使用的范圍較為廣泛。因此，應用Excel軟件能夠有效的將財務數據信息加以分析運用，從而實現會計管理所要達到的工作目標。

一、Excel綜述

Excel 是由美國微軟公司開發出的用以解決數據信息的電子表格軟件，有效的將表格算數、圖形表示和數據監管三部分結合在一起。在眾多的辦公軟件中，Excel 表格軟件占了關鍵地位，亦是至今為止被最為廣泛運用的電子表格軟件。

(一)Excel平臺特點

在數據處理上，Excel 表格有著其它辦公軟件無法匹敵的優勢。Excel 以其方便、靈活和實用性特點，極大的簡化了數據信息的分類式管理，而且在Excel 中設立的表格具有實用的勾稽關系功能，有助于對會計數據信息不斷的實施更新。與此同時，其強大的圖形解決功能，使文字、圖畫、表格的相互結合更直觀與形象，為會計人員更加精確地進行預測、比較和分析提供便利，從而更好地做出相應正確的決策。Ex?cel 還具有著較為豐富的函數數據，加以充分利用后，能夠計算出數據平均、總和等信息，從而實現財務決策分析。除此之外，Excel還能夠讀取、輸出多種格式的數據信息和文件，能夠把大多數的數據信息從數據源中引入到Excel電子表格中，這樣就能夠縮減從外界取得數據信息的時間，提升工作效率。

(二)Excel的功能

Excel在日常工作中有著非常廣泛的應用，大多數工作者都會接觸到這個軟件，它上手簡單，功能齊全。特別對于會計方面，Excel是發揮了巨大的作用。Excel功能主要表現為以下三點：對表格的處理。Excel對數據信息的管理采取的是表格形式，全部的數據信息都是采取二維表格的方式進行管理，不同單元格信息間的關系是非常清晰的。在會計日常工作中的表格所體現的功能主要表現為：第一，對工作表的編排。例如，能夠編輯工作人員的全部數據信息，其中包括了姓名、工號、性別、薪酬等等，只要需要的不論是文本還是數據都能夠進行編輯。第二，是單元格格式的挑選。Excel表格中任一一個獨立的單元都能夠通過“設置單元格格式”來選取對應的單元格格式。第三，表格格式挑選。在Excel中設立的表格通常都為默認格式的表格格式，是不會自動設定底紋和邊框的，為了方便工作更加直觀的體現一些數字信息可以根據需要選擇合適的表現形式。第四，在表格中能夠實施計算、挑選、排序、改正、刪除。對數據的處理分析。Excel 除了可以解決表格的格式和編排等，還包括了對數據的處理分析，主要包含了數字表現形式、日期和時間、三角函數、計算、查詢、文本、和數據信息等500 個上下的內置函數，內置函數有效的將數據信息進行處理。萬一內置函數無法符合用戶的需要，還能夠利用自定義來設置函數，使運用更為便利。在數據處理層面，Excel是具有著數據庫常用的解決功能，假設檢驗、方差分析、指數平滑、回歸分析、規劃求解和多方案管理分析處理工具。對圖表的設定。Excel對圖表具有很強的解決功能，能夠迅速的把工作中出現的數據信息設定為專門的圖表。Excel 中所包含的圖表類型具有條形圖、柱形圖、折線圖、散點圖、高低點圖和各式復合式的二維以及三維圖表。把數據信息轉變成圖表能夠非常清楚而又直觀的發現數據信息的變化趨勢。

二、會計管理中Excel表格的具體運用

(一)用Excel編制更加符合會計管理需求的報表

現今財務軟件中的報表模塊，都可以根據賬務進行取數，匯總，形成基本的對外報表，例如資產負債表、損益表、費用明細表等。但是由于單位對內部管理的需要，想要把一些財務數據進行再分類、形成一些內部數據，并進行重新的整理和分析，建立一些內部報表時報表模板就有了它的局限性。比如，管理者想建立一個內部報表把費用、經費等細化分配的每個崗位或個人，財務軟件就無法實現。但是Excel卻可以根據會計管理的具體需求隨心所欲的設立各種各樣的內部報表，并對現有的財務數據按照需要重新進行檢索和篩選,利用Excel自身豐富的函數計算功能、圖表轉換功能將數據進行有效的處理和體現，方便管理者進行分析和決策。

(二)用Excel檢索記賬憑證

Excel軟件中所自帶的排序、篩選功能為記賬憑證的檢索提供了很大的方便，還能夠對任一相同的摘要內容或科目進行設定并實施篩選或進行排列。實際操作的辦法如下：在“憑證查詢”后，點擊輸入查詢條件為“全部”，把查詢的結果導入Excel 軟件系統，運行以“憑證”命名的工作簿，打開“會計分錄序時賬”工作表。選擇“發生金額”列后，再點擊排序按鈕，憑證的發生額金額將遵循大到小或者由小到大進行排序。單擊“數據”菜單下的“篩選”項目，選擇“自動篩選”。點擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會計科目等于‘你要選擇的科目代碼’”，通過運用Excel排序、篩選功能對發生額大小順序排列的方法快捷、準確。

(三)用Excel計算工資表Excel

運用 軟件進行工資計算，可使相關人員的工作量變小而且計算結果更為精準。工資計算是一個復雜的流程，既要遵循個人工作時間、部門匯總與分配，還要關注個人所得稅的計算與扣除以及工資條的生成與輸出。與此同時，一些單位的工資核算工作還要落實到工資匯總表、部門匯總以及對照匯總等,工作人員只需要把這些基本項目和基礎數據進行一次性錄入，制成相應的模板，以后只針對有變化的項目進行修改即可。除此之外，在公積金、預留養老保險和職業年金、醫療保險、失業保險等方面的計算，都可以使用Excel進行。

(四)用Excel管理低值易耗品

財務部門對固定資產數據的登記可以通過財務軟件中的“固定資產”模塊來實現，但是對于低值易耗品數據的登記，尤其是“一次性攤銷”計入費用處理的低值易耗品一般只能通過明細賬來實現，其他部門需要具體信息時往往需要通過查找原始憑證獲取，既麻煩又容易出錯。但由于某些低值易耗品使用年限較長，或者單位價值很低但是需求量大，要想實現對它們的相關數據的有效管理就可以引進Excel 軟件，利用該軟件的強大功能來實現財務部門對低值易耗品的統計與分析。首先是建立一個有效的空白模板，把需要掌握的數據信息、使用信息全部在表格中體現出來，這包括：名稱、規格、單價、數量、購進時間、使用部門、領取人、報廢時間、報廢原因等。其次，購進時根據明細賬和原始憑證做好登記錄入、定期與總賬和明細賬進行核對，日后出現毀損、報廢、出售等變動情況時由使用部門上報并及時進行登記。第三、日常可以根據需要，通過Excel 軟件的篩選和排序等相關功能，把想要掌握的某類低值易耗品的數據信息進行分類統計。這樣可以實現財務部門對單位全部資產數據的有效掌握。

三、結束語

總而言之，Excel 表格在會計管理中起了至關重要的作用，對于會計的其他方面也起著相同的重要作用。一方面，不僅能夠提高會計的管理層次，另一方面還可以增強會計人員中的業務能力，實現核算與管理的有效銜接。而在Excel中也存在著相應的缺陷，相信隨著時間的發展，其問題會得到逐步的健全，為用戶提供更好的服務，發揮其更大的作用。