醫療機構信息部門工作流績效

陳翔+洪嘉銘

摘 要：根據我省醫療機構信息部門在實際操作中依然存在多方面的管理和執行問題這一現狀，設計了一套工作流和任務流程績效系統，并通過相應的例子來介紹該系統的各個模塊。

關鍵詞：醫療結構；信息部門；工作流；單點登錄

中圖分類號：R197.1 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.041

1 病案信息管理中的問題

大多數醫療機構的信息部門在病案信息管理中經常遇到的問題有：①病案室未及時回收各臨床科室出院病人的歸檔病案；②病案室整理組工作人員在整理病案過程中經常發現臨床科室有缺頁、缺項現象；③病案室工作人員在工作中會出現忙閑不均、量質不均的現象；④工作過程中的教訓和經驗屬個人的隱形知識，未能在工作范圍內共享；⑤信息部門各崗位的工作人員對自己各時點的工作要求不清楚，科室管理人員不了解工作情況；⑥信息部門在安排人員換崗后，不能把控工作的細節；⑦科室制度和相應信息共享機制不完善。

2 《工作流及任務流程績效系統》的開發

我們考慮設計開發《工作流及任務流程績效系統》來解決以上問題。首先我們使用C#語言、SQL數據庫研發基于任務流程的工作流系統，并與省病案統計系統、合作公司的HIS系統和我們自行研發的《病案回收登記系統》等鏈接，通過單點登錄，工作人員就能知道自己的任務和時限，讓管理者把控工作流各項流程任務的進程和狀態，解決日常工作和任務管理時出現的銜接問題和管理脫節問題。同時，使用該系統還可不定時地考核績效。

我們通過例子解決以上提出的7個問題，并介紹《基于任務流程的工作流系統》的各項功能應用。

3 《工作流及任務流程績效系統》的功能

問題①的系統解決方法：用《工作流及任務流程績效系統》挖掘病案統計系統、HIS數據庫和回收登記系統的數據庫導出相應數據，例如對應各科已出院但沒及時回收的病案；由各整理組每天催還，其中列明的信息（催還時間、催還率、是否需上一級協調處理等）公布在信息部門每人的任務工作流中。信息科管理者可根據任務流程執行過程中沒推進的工作來監督相應整理組工作人員的病案催還工作。如果多次催還未果并嚴重超時，則通知相應臨床科主任，報送醫務科、院辦公室處理。

問題②的系統解決方法：沒有實施任務流程工作流之前，會出現醫生是否及時補全缺項（例如各級醫生簽名）、缺頁（如驗單、手術同意書等）的資料只是相應分組或當崗人員才知道，而庫房、質控崗、統計崗和信息科管理者不知道的情況，而且在需要尋找病案時，病案不清楚滯留在哪個環節。而實施系統后，整理崗、質控崗的工作人員將信息錄入電腦，病案完善情況可在系統信息中有效顯示，使病案工作人員都清楚各份病案的完善情況，并通知責任醫生、主任到信息科填補信息。因為一切信息進入系統后實施了制度和信息監督人，使信息部門的當事工作人員與臨床工作人員不會礙于同朝共事而予以通融，使醫院工作能打破“常規”、舊有流程得以按正確的程序運作。

問題③的系統解決方法：實施系統就是為了賞勤罰懶、打破“干好干壞一個樣”的大鍋飯心理，不讓老實人吃虧。通過《工作流及任務流程績效系統》，明確標識每個崗位每天、每月乃至每年的工作任務，細化、量化工作考量指標。有了詳細的工作量、工作質量標準，在崗人員就天天有事干，事事完成后都有檢驗標準，而且科室管理者能從系統中提取信息，用數據來檢查、督促各個崗位人員的工作；各個崗位的工作在一定時間段內輪換，保證了崗位和人員的公平性，同時在崗位輪換時，能做到信息部門各人員都熟悉不是相應崗位上的工作，使工作不會脫離誰就完成不了。

問題④的系統解決方法：病案信息支持臨床和管理，統計數據支持決策，這兩部分一般由特定技術人員來完成，在完成過程中，對指導原則、統計口徑或操作方法的理解不同，就會造成誤差，甚至是結果截然不同。實施系統后，我們要求工作人員登記每一項工作，并把選擇的指導原則、統計口徑和操作方法也要登記到任務流程工作流系統中的工作配置備案庫中，以便事前醞釀、事中控制、事后總結。通過配置備案庫，使得科內其他工作人員得到相應工作的理論、規程指引及實際操作培訓的指導，把在崗工作人員的隱形知識變成科內的顯性知識得以傳承。在出現誤差或疑問時，科室會組織相關工作人員討論、總結，并由責任人在系統的配置庫中記錄經驗、教訓，供相關人員瀏覽、討論，共享經驗，避免同一錯誤。

問題⑤的系統解決方法：工作人員每天上班登入系統，“領取”自己當天、當月、當年的任務列表，并明確各項任務的完成時限和完成質量考量。例如病案回收登記崗工作人員會知道自己當天要向臨床催交或回收多少本病案、裝訂好多少本昨天已回收的病案，令工作量得以考量。該系統的實施可以使得人人都知曉責任，每天、每周、每月、每年的工作量匯總可以作為工作測評的數據依據。

問題⑥的系統解決方法：每個人員的工作要求、需強調的注意事項等“細節”情況各不相同，各自的記憶方式不同，系統實施對此的要求是每人針對該崗的工作“細節”或工作中需特別留意的特殊情況錄入到工作配置數據庫中，使得輪崗工作能有效、及時進行，交接工作不會出現疏漏，也避免相關人員的責任推諉。

問題⑦的系統解決方法：現在國家要求不屬保密的各項信息必須公示，因此在科室工作中，同樣也要求做到信息透明、公開，不容許管理者搞一言行、暗箱操作或頭腦風暴式的朝令夕改。當一切制度、科室沿革、各項工作要求規程等信息在系統配置庫上顯示，就可實現一貫性和平衡性。

以任務流程為基線的工作流系統是以在醫院信息管理相應工作中遇到的實際問題為著眼點而設計研發出來的，出發點是更好地完成醫院病案管理及統計分析支持決策工作。由于著眼點、思維定勢和水平等原因，可能有些觀點、方法會有所偏頗，還請各方面的專家指正。

參考文獻

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[3]任真年.世界管理方法解讀之四：績效管理[J].中國衛生質量管理，2007（4）：91-93.

Workflow Performance of Information Department in Medical Institutions

Chen Xiang， Hong Jiaming

Abstract： According to the status quo of the Information Department of medical institutions in the actual operation， the paper designs a set of workflow and task flow performance system， and introduces the systems each module.

Key words： medical structure； information department； workflow； single sign on

〔編輯：王霞〕