試論如何做好新常態下的秘書工作

摘要：當前，隨著我國經濟發展進入新常態，秘書工作面臨著新的形勢、要求和任務，職業特點發生了較大變化，對秘書工作和秘書素質提出了新的更高要求。本文結合新的發展形勢，就如何做好新常態下的秘書工作進行簡要論述。

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2015）06-0196-02

秘書工作者是一個單位或部門調查研究、信息綜合、后勤保障、上呈下達的中堅力量，是單位的“振動器”、領導的“助聽機”、同事的“傳真線”，做好秘書工作十分重要。在新常態下,對秘書工作和秘書素質提出了新的更高要求。

一、新常態下秘書工作面臨的新形勢、新要求、新任務

1.秘書工作面臨的新形勢。黨的十八大以來，黨中央從堅持和發展中國特色社會主義全局出發，提出并形成了“四個全面”戰略布局。同時，隨著我國經濟發展進入新常態，各級領導抓發展的意識越來越強，謀發展的責任越來越重，促發展的舉措越來越實；各級領導所承擔的責任越來越大，需要辦的事情越來越多，在全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨進程中起著重要作用。秘書人員為各級領導當好參謀和做好保障非常重要，對怎樣做好秘書工作提出了新的更高要求。

2.秘書工作面臨的新要求。2014年《秘書工作》第4期全文發表了習近平總書記于1990年3月撰寫的《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》,他從理論和實踐相結合的高度闡述了秘書工作的重要性、基本修養與能力技巧,對在新常態下提高秘書的素質和工作水平提供了重要遵循。特別是習近平總書記視察中辦工作時，對辦公室工作提出了“五個堅持”的要求，“五個堅持”抓住了辦公室工作的根本，是衡量每一位辦公室工作人員特別是文秘人員工作成效的重要標準。作為秘書人員，必須認真學習貫徹習近平總書記重要講話和指示精神，以“五個堅持”為標準，不斷提高“三服務”質量和水平。

3.秘書工作面臨的新任務。一是承擔的職能越來越多。目前，許多秘書除了承擔文字材料起草的一般職責外，還承擔了辦文、辦事等職能，工作領域越來越寬。二是承擔的任務越來越重。不僅要承擔常規性工作，而且一些新開展的、臨時性的工作也落到秘書的頭上，工作內容更加豐富，工作責任更加重大。三是突發性、緊急性的事情越來越多。許多復雜的問題需要秘書牽頭處理，時間緊、任務重，妥善處理的難度大。面對這些新情況、新變化，要求秘書人員務必從思想上引起高度重視，在認識上有個根本轉變。

二、新常態下秘書工作的職業特點及變化

新常態下，秘書工作的職業特點和內外環境都發生了很大的變化。為適應新的發展形勢，當前秘書工作呈現以下職業特點和變化：

1.從技能性工作向智能性工作轉化。

現代秘書處在一個嶄新的信息時代，領導活動的日趨復雜化與科學化，領導者智能水平的不斷提高，秘書職能的不斷強化和擴大，客觀上都要求秘書的素質有一個新的突破。從秘書的知識結構來看，必須具備三個層次：一是基礎知識，包括科學文化基礎知識，馬克思主義基本理論知識和法律法規基本知識；二是專業知識，包括秘書專業知識和行業專業知識；三是輔助知識，包括歷史知識，管理學知識，心理學知識，社會交往知識等。總之，現代秘書不再是以往的傳統技能型秘書，而是屬于智囊型人物，是智能性的群體。

2.從事務性服務向信息化服務轉化。

隨著科學技術的迅猛發展，秘書工作的科技含量越來越高，21世紀的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦文，辦事，辦會等一般性工作，而是以信息為載體，把做好信息工作作為參謀協調，催辦，督辦的基礎和手段，將采集到的各種信息進行分析、處理、加工，提出預案，主動為領導決策降低風險度。從某種意義上說，信息的參謀作用是領導科學決策必不可少的最經濟有效的工具，秘書提供的信息直接關系到領導決策的正誤。因此，現代秘書必須具有很強的信息意識和信息服務能力。

3.被動輔佐職能向主動配合職能轉化。

輔佐性是與主導性相對而言的。從管理系統看，領導始終處于主導地位，屬于決策管理的中心；秘書和秘書部門則處于從屬地位，是為了保證領導者順利地進行工作。也就是說，秘書和秘書部門不能脫離領導而單獨存在，具有明顯的輔佐性功能。在管理活動中，我們可以把管理工作視為主導系統，而秘書工作視為輔助系統。但是，在一般情況下，主導系統運行的成敗，在很大程度上是由輔助系統的運行效率來決定。所以從根本上說，秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性，秘書是被動輔佐還是主動配合，可看出秘書工作能力的強弱，是判斷一個秘書是否合格的標準，也是衡量和評價秘書人員綜合素質高低的重要方面。

三、新常態下做好秘書工作必須強化五種能力

面對新形勢、新任務、新要求，秘書人員必須與時俱進，自加壓力，加快提高各項工作能力，才能正確履行崗位職責。

1.強化政治意識，提升政治素養。秘書工作的政治性很強，因此良好的政治素質是秘書工作者必須具備的第一素質。首先，政治立場要穩。始終堅持正確的政治方向，在大是大非面前，在大風大浪面前，務必要站穩腳跟。要保持政治敏感性，堅決貫徹上級的方針政策，不折不扣地完成領導交辦的各項任務。其次，政治紀律要嚴。要講黨性、講原則，以嚴格的紀律管好自己的嘴，管好自己的手。秘書經常接觸領導，經常參加一些會議，了解的情況比別人多、比別人早，所做的事情和工作容易引起人們的關注。秘書在這些問題上要有高度的政治責任感，要慎言謹行，說話辦事要三思而行，力戒信口開河，隨便透漏消息。

2.強化學習意識，豐富知識涵養。學習是做好工作的前提。面對新的形勢和任務，秘書的責任更重了，工作范圍更寬了，工作標準更高了。要想不掉隊、不落伍，唯一的辦法就是加強學習，提高素質。“放棄學習，就是放棄了進步；選擇學習，就是選擇了明天；抓緊學習，就是抓住了未來”。要牢固樹立終身學習的觀念，把學習當成一種責任、一種追求、一種境界、一種風尚，在不斷學習中改造自我、創新自我、提升自我。既要學習政策法規、業務知識，又要廣泛涉獵市場經濟、管理科學、領導科學及自然科學等各方面的知識；既要向書本學習、向領導學習，而且要深入基層，向實踐學習，向群眾學習。只有具備寬闊的視野和良好的知識素養，才能站得高、看得遠、想得深、謀得全，使自己在復雜多變的環境中把握局勢、駕馭矛盾、應對自如。

3.強化溝通意識，提升協調能力。溝通是傳遞各方面信息，表達個人意愿，了解他人意圖的重要途徑；協調是加強各方面協作，快速推進工作的有效方式。秘書人員掌握好溝通協調技巧，對履行辦文和辦事兩大職能具有極大的促進作用。秘書人員在與他人溝通前，要明確溝通的目的意圖、溝通對象、信息內容、方式方法和時間安排。在溝通時，要做到謙虛和藹，言語得體，舉止大方，給人以自信從容的良好印象。秘書人員的協調主要是上下協調和左右協調。秘書人員在上下協調時，要把握全面、客觀、真實的原則，忠于客觀事實，做到準確完整，不帶私念、偏見和成見，讓領導了解事實真相，不誤導領導決策，不延誤工作推進。左右協調就是積極主動地發揮好協作、配合、支持等方面的作用，將秘書工作與其他工作有機結合，協調推進，促進各項工作整體提高。

4.強化調研意識，提升分析能力。調研分析是秘書人員發揮參謀助手作用的主要方式。秘書人員在加強調查研究過程中，要注重吃透上情、掌握內情、熟悉外情。吃透上情，就是要通過讀報紙、學文件、學講話等方式，及時了解上級的最新會議精神和工作動向，增強各項工作的前瞻性；注重掌握內情，就是要注意收集基層單位、部門單位的工作情況。特別要注重把服務領導的過程，作為向領導學習的過程，搶抓跟隨領導下基層了解情況、指導工作的寶貴時機，及時將基層的實際情況、領導的指示精神認真記錄下來，增強日常工作的指導性和針對性；熟悉外情，就是充分發揮互聯網高效、快捷的優勢，大量查閱外部的先進經驗，分類整理，認真學習，不斷增強干好工作的信心和把握。

5.強化創新意識，樹立進取精神。創新是時代前進的要求，是事業發展的需要。當代國際國內形勢瞬息萬變，比以往任何時候都更加依賴于創新。作為各級領導提供參謀服務的秘書人員，必須把開拓創新作為推進工作的強大動力，增強創新的膽略，采取創新的舉措，不斷地在繼承中創新，在創新中突破。要創新工作思維，解放思想、更新觀念放，努力用新理念、新思路推進工作，用新標準、新要求檢驗工作。要創新工作方法，圍繞工作程序的創新，探索辦文、辦會、辦事等各項工作的規律，大膽實踐，勇于探索,摸索出行之有效的工作方法，確保各項工作順利開展。要創新工作作風，高標準、嚴要求，求真務實，善謀多干。只有這樣，才能不斷提高工作質量和效率，在為領導提供優質服務過程中提高自己的能力。

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層。對于中心整體的劃分。這樣的布局能很方便的解決一整棟樓居民的日常生活需要，也與我們城市縱向化的主題得到很好的統一。

（3）景觀規劃區。

觀規劃區是供居民欣賞自然風景，休閑娛樂的區域。為了使景觀規劃區更好的融入這個新型建筑設計方案中，我們做了既現代又溫馨的休閑環境。

4.建筑樓體的旋轉。

為了使“未來之城”的居民都能享受到陽光，通過機械裝置使建筑能夠實現勻速周期性旋轉，使每一戶居民都能享受到陽光的照射，欣賞到不同的風景。建筑連接層固定不隨樓體旋轉，而是作為休閑區給居民提供一個放松、休閑娛樂的空間。

5.新型能源的利用。

在未來的社會生活中，新型能源的利用是必不可少，既節省了有限的能源，又有利于環保。“未來之城”在每一個單層的立面都附有太陽能電池板，居住區也有大量的太陽能樹。風能、太陽能以及地熱能的利用可以滿足建筑內部居民的能源需求，也可以為樓梯的旋轉提供動力。

五、結語

“中國未來之城——新型城市建筑設計”這一構想是希望通過“立體城市，生態城市”的設計理念，以先進的生產技術為依托，利用新型能源、新材料、新技術建立起來的一個龐大的城市生態系統，用以解決我們已經所面臨的環境、資源以及土地問題，并為人們建立一個美好的生活環境。同時我們也希望通過我們的設計來呼吁人們減少對環境的污染以及對大自然資源的吞噬，最終實現人與自然和諧相處的美好愿景。