信息化背景下檔案信息資源的開發應用研究

趙愛武

摘 ?要：對檔案信息資源進行合理的開發應用，不僅僅是社會發展的要求，同時也能讓檔案資源發揮更大的效用。而隨著檔案事業的不斷發展，檔案信息資源開發應用信息化建設也得到了長足的進步。因此文章通過對信息化背景下的檔案信息資源開發應用研究，分析了在信息化背景下檔案資源開發的特點，提出檔案信息資源開發應用的原則，并嘗試性地提出了解決方案。

關鍵詞：信息化背景;政務管理;檔案信息資源;開發應用

中圖分類號：G270.7 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?文章編號：1006-8937（2015）06-0056-01

檔案是“人的管理”基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據。而且隨著時代的發展，人們對于檔案信息越來越重視，因此利用信息化技術簡化檔案管理部門的辦事流程，提高行政效率，是促進檔案信息資源開發應用的有力措施。

1 ?當前檔案信息資源開發應用存在的問題

1.1 ?檔案信息公開缺乏主動性

由于我國深受兩千多年封建思想的影響，尤其是在“官本位”的思想的影響下，很多檔案管理部門部門不愿意將檔案信息傳遞給人民群眾。一些檔案管理部門對于人民群眾申請的信息公開要求采取拖延的方法，甚至以這些信息的流傳會威脅到國家的安全以及社會的穩定為借口，拒絕將檔案信息透露給民眾。因此在信息公開上缺乏主動性，不能夠及時主動將有關檔案信息傳遞給民眾，而他們認為這些信息的傳遞會造成社會謠言四起。

1.2 ?檔案信息查詢制度執行不到位

很多檔案信息管理人員認為檔案信息是關系到國家“顏面”的問題，因此，即使國家法律規定要將政府信息透明化，但是這些政府人員在檔案信息查詢制度執行的時候，往往會相互推卸，給當事人設置各種障礙。再加上長久以來，檔案管理部門已經形成根深蒂固的行政觀念，民眾如果能夠對于“秘密”檔案信息進行查詢的話，無疑會將他們的行為暴露在公眾面前，因此他們在潛意識里就會抵制信息公開制度。

1.3 ?先進的技術手段遭遇尷尬

隨著信息化時代的到來，很多檔案管理部門都認識到信息化建設在檔案信息資源開發應用中的重要性，積極地完善和改進自身的設施。但是盡管很多檔案管理部門不遺余力地推廣信息化建設，但是仍然面臨較多的問題：①很多檔案部門由于缺乏足夠的資金進行信息化設備的購進，從最基本的計算機購進到檔案管理系統的建設都需要投入大量的資金;②由于缺乏檔案信息化管理人才，既使擁有了較為先進的設備以及管理系統，也不能很好地進行檔案信息資源開發應用。

1.4 ?缺少科學的檔案信息管理與資源開發制度

如果事業單位的管理制度總是沿襲傳統，是很難適應現代化發展要求的。但是由于很多檔案管理部門在制定檔案信息管理與資源開發制度的時候，不根據當地的實際情況進行指定，照搬照抄其他地方的制度體制，就造成了檔案信息管理與資源開發制度滿足不了實際的需求。例如有的地區屬于人才流入重點地區，那么該地區就應該加強關于人才檔案信息的管理以及開發利用工作，并且對于人才檔案信息工作出現的各種問題要及時解決。但是，現實卻是很多地區缺少科學的檔案信息管理與資源開發制度，導致辦事效率低下。

2 ?信息化在檔案信息資源開發利用中的優點

在進行檔案信息資源開發的時候，由于檔案管理本身就比較復雜，再加上檔案信息涉及到的方面比較多，如果不能建立一個很好的開發應用體系就會給檔案管理工作帶來較大的影響。而通過信息化建設，可以進一步減輕檔案工作人員的工作強度，對于檔案信息資源進行較好的利用。信息化在檔案信息資源開發中有以下幾個優點。

2.1 ?高效性

在信息化背景下的檔案信息資源開發應用都是進行數字化操作的，而且信息傳遞全過程是用數字化進行記錄和存儲的，這樣可以大大提高檔案信息工作辦理的效率。例如，在傳統的人工查詢檔案的模式之下，由于檔案管理人員是有限的，而當前來查詢檔案的人較多的時候，那么檔案管理部門就不能有效地開展工作。而通過信息化建設，就可以實現一名工作人員控制多個檔案信息查詢窗口，從而提高檔案信息管理工作的高效性。

2.2 ?便捷性

檔案信息資源開發相關流程以及檔案信息查詢都是在互聯網上進行的，是使用使用互聯網技術在實現檔案信息便捷辦理的。在這個檔案信息辦理過程中，我們可以借鑒電商的辦事理念，電商交易的商家對消費者（即B2C模式）在交易流程上隨行性很強。而我們在檔案信息資源開發利用中引入計算機，可以實現檔案信息管理人員與人民群眾的無縫對接，使得整個檔案信息工作過程中便捷性加強，使得人民群眾在辦理先關事務的時候可以在家上網辦理，免去了奔波之苦。

2.3 ?準確性

信息化模式具有容量大，準確性高的特點，因此在檔案信息工作中引入信息化輔助可以提高檔案信息工作質量。由于在進行行政事務辦理的時候需要調用很多資料，同時在辦理后又要對于很對資料進行存檔管理。如果僅僅憑借文書的記錄，不僅僅會使檔案管理人員的工作量大大增加，同時也給檔案信息工作帶來不準確性。而辦理相關檔案信息事務是一件很嚴肅的事情，如果因為某些小問題而給檔案信息事務帶來影響，那么就會得不償失。而通過引入信息化技術就會大大避免這一情況的出現，信息化模式的高準確性就會使得整個檔案信息工作出錯率大大降低。

3 ?信息化背景下檔案資源開發的對策

3.1 ?轉變檔案信息工作觀念

檔案信息工作是事業部門政務工作之一，當前很多檔案管理人員對于檔案信息工作缺乏足夠的認識。因此需要轉變檔案管理部門工作人員檔案信息工作觀念，真正將現代化檔案信息工作當做是實現民主法制建設的基本任務。而長久以來的文化傳統，將檔案管理神秘化，影響了檔案信息管理的透明化運作。

3.2 ?完善相關的法律制度

完善的法律制度可以保證檔案管理部門檔案信息工作過的正常化運作，也只有這樣，才能夠進一步保障人民群眾的知情權。法律缺乏有關民眾知情權的規定，這就使得檔案信息公開制度建設缺乏有效的立法支持，從而弱化了檔案信息公開的效果。尤其是我國歷經兩千多年的封建統治，官本位思想的影響仍然存在，這就使得公民缺乏參與民主政治的意識。而通過立法建設可以使得政府信息公開制度的進一步完善，逐漸改變全社會的信息公開意識，促進民主法治的建設。

3.3 ?強化檔案管理信息化建設

隨著信息化不斷發展，檔案工作的信息化建設也越來越重要。通過強化檔案管理信息化建設，及時地將與民眾生活息息相關信息公布在網站以及其他主流媒體中，從而使得全社會能夠及時了解政務信息，促進政務信息的透明發展。建立有效的信息利用機制與監督機制，對于涉及重要的檔案信息要組織實踐各環節的職能特征，將檔案相關的信息進行詳細記錄。逐步完善信息化檔案生成制度，確保檔案的形成完整性。減少并逐漸杜絕檔案信息網站建設中信息缺失、網絡連接失敗等不良現象，確保信息來源的安全性與可靠性。

4 ?結 ?語

檔案工作是現代政務管理工作的重要組成部分，檔案工作規范化、標準化是保證社會各項工作的前提。而通過加強信息化建設，合理地進行檔案信息資源開發應用，建立起科學的信息利用機制，將檔案信息工作置于法律的監督之下，促進檔案信息管理工作的透明化建設。

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