淺論檔案管理存在的問題與對策

高程

【摘要】

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。《檔案法》頒布實施以來，檔案行政主管部門對依法管理檔案和發展檔案事業發揮了重要的作用，檔案事業逐步走向標準化、規范化、科學化的軌道。但由于受多因素的影響，目前檔案工作還存在不容忽視的諸多問題，加強管理，提高工作人員素質，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。

【關鍵字】

檔案管理 問題 方法

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。《檔案法》頒布實施以來，檔案行政主管部門對依法管理檔案和發展檔案事業發揮了重要的作用，檔案事業逐步走向標準化、規范化、科學化的軌道。但由于受多因素的影響，目前檔案工作還存在不容忽視的諸多問題，加強管理，提高工作人員素質，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案工作意識淡薄，檔案法制觀念不強。

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。部分單位的領導認為《檔案法》是部軟法，其制約力不強，與本部門、本單位的工作職能無關，只是檔案行政部門的事，對檔案和檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，因此對檔案工作重視、支持不夠。

（二）檔案管理力量薄弱，專業人才缺乏。

目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，

缺乏系統的業務知識培訓，檔案業務水平不高，導致資料收集不齊全不完整，這就是檔案室和各部門配合的不夠密切。做不到專門檔案歸檔了，影響了檔案管理和工作正常開展。

（三）檔案檢索效率不高，資料保密性差。

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重，大部分資料沒有歸檔，無法利用電子檢索全面查找資料。嚴重影響效率。資料保密，現在尚不明確，復印、掃描、拍照技術很方便，一但借閱走，人家要留一份很容易復制。

二、提高檔案管理效率的對策

在新形勢下，如何進一步加強檔案工作，切實解決當前檔案工作中存在的問題，使檔案事業健康發展。應采取以下措施。

（一）創新培訓。

樹立"以人為本"的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用。首先要把住人才入口關，引進有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，現有人員需要不斷地再學習，再提高，根據不同時期檔案工作新的要求，新的標準來制定培訓內容。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

（二）規范整理。

1、健全檔案管理制度。要根據擋案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行。

2、嚴格立卷歸檔標準。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失。

3、嚴把公文的制發。檔案由公文轉化而來，公文制發得如何，不但決定公文本身的質量，也影響檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。

（三）強化領導

領導的關注和支持很重要，每一項工作只有得到領導的支持才能順利開展。加強檔案工作的領導，將其納入目標管理，列入領導工作議事日程，提高檔案工作的地位，與其他工作同部署、同考核、同獎罰。

（四）信息化管理。

檔案工作者要著眼于信息化的飛速發展，積極采用現代化的信息手段，推進檔案信息的數字化，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。我國信息化建設要求的電子政務建設和數字檔案館的興起以及相繼建立，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

總之，檔案管理工作是一項很枯燥的事情，但是，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，建立科學的檔案管理體系，促使檔案管理工作順利進行。

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