建筑工程檢測檔案的過期處理

洪巧燕

【摘要】優化建筑工程檢測檔案是實施檔案庫藏資源配置合理，提升高效和提供更好服務的新時代需求。建筑工程檢測檔案室由權威的建筑工程監督單位出具的，對建筑物的診斷具有權威性和憑證性應該立檔保存，但對檢測單位檔案室長期發展來看，應該結合單位實際情

況對過期的工程檢測檔案進行銷毀處理。

【關鍵詞】建筑工程；檢測檔案；過期處理

建筑工程檢測檔案是由國家建筑工程質量監督檢測單位出具的，對委托方建筑物的整體或者部分的質量、存在問題進行實地測量過程中形成的系列資料。檢測檔案包含鑒定報告、委托單、合同和原始記錄等等。

1 做好建筑工程檢測檔案過期處理的重要意義與目的

檢測檔案是建筑單位檔案管理體系的重要組成部分，它真實地保留了建筑在一定時間內的各項檢測結果的實際記錄，對建筑檢測工作有著重要的參考、查詢與信息利用等價值服務。隨著歷史時間的推移，很多建筑單位的檢測檔案都過期了，甚至早已超期的檢測檔案由于沒及時進行過期處理，導致過期的檢測檔案逐年增加，不但加大庫房占有率，同時也加大檔案管理工作量，導致建筑單位在人、物及財力上消耗成本，而且還得不到檔案服務質量與效率的提高。因此，對建筑工程檢測檔案過期處理工作的及時開展，是目前建筑行業面對的一項重要課題，有必要進行專題研究。

2 建筑工程檢測檔案管理法規現狀

目前為止無論是國家住建部還是國家建筑工程質量監督檢驗中心以及廣東省檔案局、廣東省質監局、廣東省建設廳都沒有出具明確的檢測單位關于建筑工程檢測檔案的管理細則，對于檢測檔案的保管問題一直是各單位根據自身狀況自由制定。山東省建筑工程質量管理2006年頒發了山東省建設工程質量檢測檔案管理辦法（暫行）》（魯建管質安字〔2006〕42號）明確規定了檢測單位對檢測檔案管理事宜。42號文規定：“檢測檔案資料的保管期限分為長期、短期二種。檢測結果不合格項目涉及結構安全的試塊、試件和有關材料以及地基基礎檢測、主體結構工程現場檢測、鋼結構工程檢測、建筑幕墻工程檢測的檢測檔案應長期保存；其他列入施工技術資料的檢測項目檔案應短期保存。法律、法規另有規定的，依據法律法規執行。長期保管的檔案資料實際保管期限不得短于10年，短期保管的檔案資料實際保管期限不得短于5年。對保管期限已滿的檔案應進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經法定代表人批準后進行監銷。”然而對于過了保管期限的檢測資料要對其進行銷毀處理。由于對保存價值問題存在爭議，所以順德、番禺等檢測單位，雖然也對單位的檢測檔案保管期限進行了10年、5年的劃分，但是對于過了保管期限的檔案卻依舊按照永久方式保存。

3 建筑工程檢測檔案保管和利用情況

3.1保管情況

建設單位目前有八個業務檢測部門，檢測面積涉及地基、結構、建材、路橋、建筑節能、物理研究、設備儀器等各個方面，自從1984年開展檢測業務開始保存了大量的檢測檔案，2000年進行了部分過期設備檢測檔案的銷毀處理，2001年至今的工程檢測檔案已經堆積了單位兩個百平米以上的庫房，并且檢測檔案目前也在約5萬份/年的速度遞增。

3.2利用情況

建筑工程檢測檔案是否需要保管取決于檔案的利用價值，單位檔案保存是對未來管理風險的一種預防措施，檔案利用是檔案管理的出發點也是立足點。然而建筑單位檢測檔案利用特點如下分布：

第一，從利用對象來看，利用對象局限于建筑單位業務開展部門，從來沒有過委托方來單位查詢相關鑒定報告和檢測檔案，檢測檔案的利用對象相當單一。

第二，從利用方式來看，業務部門對建筑工程檢測檔案的利用表現在數據、檢測類目、原始記錄情況等相關記錄的查詢，檢測檔案的作用局限于部門資料參考，作為檔案的原始憑證作用并不十分凸顯。

第三，從利用頻率來看，因為各檢測部門檢測系統中都有保存相關的檢測資料的電子版，部門資料庫中檢測資料和單位檔案室中庫存檢測檔案有大面積重合，因此對于單位檔案室的檢測報告利用頻率相當低。

第四，從利用范圍來看，各業務部門對檢測檔案的利用主要分布在近5年內，對于7 年前的檢測檔案利用率接近于總利用率的百分之一，對于10年前的檔案利用率等于零。

4 過期建筑工程質量檢測檔案具有銷毀處理的可行性

根據國家現有的檔案制度、其他省份關于工程檢測檔案的相關規定結合檢測檔案實際應用價值，我們單位檢測檔案管理最大問題就是有限庫容和新增檔案之間的問題。解決這類問題就必須對到期檔案進行銷毀或者處理，從現有關于檢測檔案的法規文件和本單位實際情況，對到期檢測檔案銷毀具有可行性。

第一，國家建設部141號令文件第14條明確規定“第十四條檢測機構完成檢測業務后，應當及時出具檢測報告。檢測報告經檢測人員簽字、檢測機構法定代表人或者其授權的簽字人簽署，并加蓋檢測機構公章或者檢測專用章后方可生效。檢測報告經建設單位或者工程監

理單位確認后，由施工單位歸檔。”141號令明確了檢測報告的責任保管單位是建筑工程的施工單位，施工單位應該對工程檢測檔案進行永久保存，而檢測單位不是檢測檔案的責任保管單位，因而可以根據實際情況酌情考慮保管期限，并對定期對到期失去保存價值的檢測檔案進行銷毀處理；

第二，根據市場情況，工程檢測檔案中核心文件鑒定報告委托方也有，建筑單位保存的并不是孤本；

第三，山東省工程質量管理局42號文件也明確規定了不同類別檢測檔案的保管期限問題，國家檔案法明確規定必須對到期檔案進行銷毀。對廣東省檢測檔案保管具有借鑒作用；

第四，根據建筑單位檢測檔案利用情況來看，檢測委托方和外單位對本單位檢測檔案的利用近三十年未出現過，建筑單位對十五年前的檢測檔案率也非常低，而且利用目前我們的保存成本已經遠大于利用價值。

5 建筑工程檢測檔案的過期鑒定與處理

（1）開展鑒定前調查。開展過期檢測檔案鑒定前的調研工作，確定過期的檢測檔案鑒定的范圍及數量，制定工作計劃和方案，對鑒定工作進行統籌安排。

（2）制定鑒定標準。過期的檢測檔案鑒定標準主要是依據保管期限表，而目前我國的檢測檔案保管期限表存在一些不足，在具體工作中需按照保管期限表，靈活運用鑒定原則，并在實踐的基礎上不斷修改和完善保管期限表。

（3）對過期的檢測檔案處理。對于一些沒有價值的過期檢測檔案，逐卷編制銷毀清冊及時處理，同時檔案庫房還可以充分利用一些待處理的檢測檔案，可以將這些檢測檔案退回需要文件的原檔案單位，用于開展館際交流、教學、展覽、流通等。這不僅可以使擠占庫房卻不敢輕易處理的過期檢測檔案有了很好的出路，而且也帶動了其他方面的工作，一舉多得。

做好過期檢測檔案處理的后續工作。重新清點庫存檔案，做到帳物相符；收集過期檢測檔案處理工作中形成的一系列文件材料，分類整理、歸檔保存。

6 結束語

綜上所述，對于檢測單位工程檢測檔案的管理應該視情況而定，單位有條件的可對工程檔案進行永久保存，單位不具備保存條件的，可以對實際保管期限已滿而且已經沒有實際價值的工程檢測檔案進行銷毀處理。

參考文獻：

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