中小出版企業(yè)ERP系統(tǒng)實施新探

王 珍

江西高校出版社有限責任公司，江西南昌 330046

中小出版企業(yè)ERP系統(tǒng)實施新探

王 珍

江西高校出版社有限責任公司，江西南昌 330046

出版行業(yè)轉企改制的順利完成和大數(shù)據(jù)的時代到來，中小出版企業(yè)面對日益激烈的競爭，實施一套行之有效的信息化管理系統(tǒng)勢在必行。本文通過對中小出版社特點分析，從ERP的建設和實施，以及對未來的展望進行探索和研究。

中小出版企業(yè)；ERP；實施新探

全國新聞出版行業(yè)轉企改制的浪潮正漸漸消退，但出版企業(yè)作為真正的市場主體，其所參與的行業(yè)競爭卻硝煙四起，日益激烈。中小出版企業(yè)要想在大社林立和出版巨頭輩出的今天，分得一杯羹，勢必需要通過提高企業(yè)管理水平和信息化建設來增強綜合競爭力。在這種背景下，中小出版企業(yè)如何實施好與之相匹配的ERP系統(tǒng)，就成為出版研究新的探索領域。

何 謂 ERP？ ERP（Enterprise Resource Planning），企業(yè)資源計劃的簡稱，是20世紀90年代興起的一種新型企業(yè)管理思想，是對企業(yè)所有資源進行計劃、控制和管理的一種手段，也是將企業(yè)物資、人力、財務等信息集為一體化的綜合管理平臺。

1 實施ERP是中小出版企業(yè)創(chuàng)新管理和可持續(xù)發(fā)展的必由之路

與大社、強社相比，中小出版社在生產(chǎn)經(jīng)營上存在規(guī)模小、資源缺短、特色不特、亮點不亮、品牌優(yōu)勢不明顯；在管理模式上，存在人才匱乏、投資經(jīng)費不足、信息化建設緩慢、缺乏創(chuàng)新管理等諸多瓶頸性因素。

為適應現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的需要，筆者認為中小出版企業(yè)實施ERP是有其必然性和必要性的。一是管理革新的必然選擇。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術在出版領域的廣泛應用，中小出版社順應科技發(fā)展潮流，積極發(fā)展數(shù)字出版，借助一體化的企業(yè)管理軟件來高效管理出版流程，輔助出版決策，形成辦公效率、信息化合力，是企業(yè)實現(xiàn)走科學化、先進化管理之路必然選擇。二是可持續(xù)發(fā)展的必要手段。近年來，面對新聞出版行業(yè)的深化改革、轉型升級，中小出版社生存和發(fā)展形勢更為嚴峻，尤如在大海中航行的一艘小船，想要重獲新生，開辟新藍海，就要有創(chuàng)新精神，實現(xiàn)創(chuàng)新管理。

2 實施ERP成功與否，關鍵在于專業(yè)選型、科學組織、精密布局

1）明確思路，充分調(diào)研，確保了目標選型的專業(yè)和準確。

首先，明確思路，設定目標，下定決心，重視選型。選擇時，根據(jù)企業(yè)自身狀況量力而行。其次，充分調(diào)研和多方比對，選擇一個好的開發(fā)商，一套好的系統(tǒng)。一個好的開發(fā)商，要有好的口碑、先進的技術服務，較多客戶和實施案例，價格公道合理，還需擁有一支技術過硬、熟悉出版企業(yè)項目的實施隊伍。一套好的系統(tǒng)，要看它是否滿足管理需求；是否具備靈活、可靠和穩(wěn)定性，流程可定制和修改；界面是否友好、簡潔、實用。最后，選型成功后還需進行內(nèi)部需求調(diào)研、硬件配置選擇、反復測試，才能量身打造出一套適合本企業(yè)使用的個性化系統(tǒng)。

2）科學組織，全面動員，確保系統(tǒng)實施推進力度和廣度。

一是成立項目領導工作小組，自上而下強力推進系統(tǒng)建設。利用現(xiàn)代化手段管理企業(yè)，是“一把手工程”，由社長親自抓，項目主管領導具體抓，負責項目總設計、總指揮，研究和部署系統(tǒng)建設工作。項目實施部門設在業(yè)務樞紐部門總編室，主要負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和實施進度，分析企業(yè)現(xiàn)狀，研究設計方案，制定相關制度、流程、辦法等。管理員由既懂信息化技術，又熟悉出版流程的復合型人才擔任。

二是培養(yǎng)和發(fā)揮骨干力量，以點帶面快速推進系統(tǒng)建設。從各部門選拔一兩名關鍵人物作為技術骨干，對他們先培訓，使他們率先熟悉和掌握系統(tǒng)操作技能，指導本部門其他員工，并認真貫徹出版社意圖和要求，對優(yōu)化完善系統(tǒng)提出具體意見和措施。同時建立QQ群交流平臺，有疑問即時在線交流。

三是全面培訓系統(tǒng)用戶，強制普及，加快推進系統(tǒng)建設。系統(tǒng)的實施是整個企業(yè)經(jīng)營管理的再造，幾乎涉及每位員工，需要每個崗位、每個員工的積極配合。系統(tǒng)從啟動到全面上線，經(jīng)過了基本操作培訓、對口業(yè)務培訓、分段分批培訓等幾番保質保量的強制性全員培訓，確實提高了員工素質和操作技能，從領導到一般員工都能盡快達到上線要求。

3）堅持原則，精密布局，確保了系統(tǒng)實施的質量和進程。

第一，堅持科學性、先進性原則。打破傳統(tǒng)管理模式，革新管理思想，創(chuàng)建現(xiàn)代企業(yè)的先進管理模式。決策層在處理傳統(tǒng)管理和先進管理兩者之間的關系時，將科學性和先進性視為靈魂，進行大量的流程再造、管理創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)流程配合系統(tǒng)流程做調(diào)整，讓原本由人管理轉變?yōu)橛上到y(tǒng)管理。同時，由于系統(tǒng)實現(xiàn)了手機、IPAD等多種媒介終端的處理方式，真正實現(xiàn)了由傳統(tǒng)管理、經(jīng)驗管理向制度化管理、科學化管理、先進化管理轉變。

第二，堅持精細化、標準化原則。從圖書出版實現(xiàn)多、高、好、省，即任務多、效率高、質量好、成本省的角度來考慮設計方案，統(tǒng)籌考慮它們之間的關系，為出版社內(nèi)部建立一條高速信息的通道，搭建一個資源共享的大數(shù)據(jù)平臺，勾畫一條責、權、利更加清晰的界線。多套發(fā)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導入導出，信息源的采集和權限的劃分，以及審批流的不可逆轉性等精準設計，實現(xiàn)了由粗放式管理向精細化管理、集約化管理轉變。

第三，堅持分步實施、穩(wěn)步推進的原則。從圖書出版源頭選題開始和企業(yè)的特殊性等因素考慮，分步實施、先易后難，先上編務、出版、發(fā)行及稿酬等部分財務子系統(tǒng)，待系統(tǒng)穩(wěn)定、優(yōu)化后，再上財務、OA辦公等；穩(wěn)步推進，保證整個工程的順利推進和如期完成，有效防止因延誤建設進程和過度的二次開發(fā)而造成的人力、物力、財力浪費。

3 實施有記錄、管理有流程、過程有監(jiān)督，是實施ERP取得的明顯效果

出版社的ERP主要是圍繞圖書編輯、出版和銷售流程，將系統(tǒng)分為三大模塊，即編務、印制、發(fā)行（含儲運），各模塊中又涉及財務。系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)全面監(jiān)控，實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理效果。

1）實施有記錄，實現(xiàn)了資源共享和數(shù)據(jù)的有效利用。

系統(tǒng)搭建了作者資源庫、選題管理庫等多個信息資源庫作為內(nèi)容支撐，將信息流、工作流、物資流等資源快速匯聚整合，充分實現(xiàn)了資源共享。同時建立綜合查詢、統(tǒng)計功能，為資源綜合利用提供了強大的技術支持。

系統(tǒng)投入使用后先將本企業(yè)原有多套發(fā)行軟件的數(shù)據(jù)作了無縫對接導入后，再將各部門、各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)集成和統(tǒng)一，保證了生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性、準確性、可靠性，編輯、發(fā)行和決策層可利用有效數(shù)據(jù)，實現(xiàn)績效管理和對圖書的動態(tài)效益、經(jīng)營風險分析。

2）管理有流程，提高了工作效率和服務效率。

一本圖書從選題申報開始到實現(xiàn)銷售，是復雜的過程。ERP的線上操作和流轉，轉變了管理方式，將以編、印、發(fā)業(yè)務為核心流程再造，優(yōu)化和簡化了工作流程，解決了重復錄入、浪費人力的問題。通常出版社的庫房與辦公場所都有一定的距離，實現(xiàn)由系統(tǒng)下單銷售后，最見成效的是可遠程操作、隨時隨地審批、信息通暢、實時監(jiān)控、責權利清晰，有效改變了以往訂單處理慢、發(fā)貨慢、處理質量差，部門之間來回跑，以及互相推諉、扯皮等現(xiàn)象，減少賬物、物物不相符的情況。工作流轉清晰透明，大大提高了工作效率和服務效率。

3）過程有監(jiān)督，增強了權限責任感和企業(yè)抗風險能力。

系統(tǒng)的每一次操作都記錄了操作時間、操作人、操作范圍等信息，以及審批流的不可逆轉性、上下道工序之間互相監(jiān)督制約的特點，使得基礎操作人員和審批人員在行使相應的權限時，更加細心、耐心、謹慎。

系統(tǒng)實現(xiàn)信息互通，動態(tài)信息追蹤，實時掌握庫存，有效分析圖書銷售、回款等，確實提高了出版社經(jīng)營風險控制能力和快速適應市場變化能力。

4 結論

著眼于4G時代和三網(wǎng)融合的技術平臺，期望ERP系統(tǒng)在未來出版企業(yè)的應用，能夠更加快捷、高效、多元化地幫助企業(yè)決策者和管理者對大量的、動態(tài)的、錯綜復雜的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)進行準確分析和處理；對企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)活動進行事先計劃、事中控制、事后反饋，提高效率、降低成本、減少庫存，擴張供應鏈、外網(wǎng)數(shù)據(jù)對流，盡早實現(xiàn)在線約稿、在線編輯、在線訂單、在線銷售、在線出版，使企業(yè)真正走向科學管理之路，走向傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版融合發(fā)展之路。

[1]劉忠民.建設ERP系統(tǒng)，提升鐵道社出版管理現(xiàn)代化水平[J].科技與出版，2010（6）.

[2]陳麗.出版ERP為現(xiàn)代出版企業(yè)管理插上信息化的翅膀[J].現(xiàn)代管理，2010（10）.

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1674-6708（2015）145-0025-02