關于檔案信息化背景下電子文檔管理問題的思考

靳梅

[摘 要]隨著信息化時代的來臨，檔案管理也逐漸向信息化轉變，以電子文檔的形式存在。電子文檔管理使得信息的存儲和提取更加便捷，提升了工作效率，導致了各行各業(yè)信息領域的根本性變革。但是電子文檔管理中還存在著很多問題，影響著檔案信息化的過程。因此，本文將從電子文檔的相關概述、電子文檔管理存在的問題、完善電子文檔管理的策略等方面來具體闡述相關問題。

[關鍵詞]檔案信息化；電子文檔；管理問題

在檔案信息化背景下，電子文檔已成為檔案管理的重要形式，給信息的存儲和提取帶來了便利。因此，我們必須弄清楚電子文檔管理的概念，了解其自身的特點，才能從根本上找出電子文檔管理存在的特點，并不斷完善其管理方法，促進電子文檔管理向更加科學化和專業(yè)化的方向發(fā)展。

一、電子文檔管理的相關概述

（一）電子文檔的概念

電子文檔是在信息化的手段下得以出現(xiàn)的，它是指通過以計算機盤片、硬盤、磁盤等為依托在社會生活中形成的文字、圖片等信息形式。它是以計算機的存儲功能為前提的，并且能夠通過網絡傳輸，最終形式包括電子文書、電子報表等。電子文檔對于企業(yè)、單位的信息存儲特別重要，關系著企業(yè)的運轉效率和信息安全。

（二）電子文檔的特點

1、存儲量大

和傳統(tǒng)的紙質文檔相比，電子文檔以數(shù)字編碼的形式存在，能夠通過增加磁盤數(shù)量和容量來實現(xiàn)信息存儲量的增加。特別是在信息量巨大的商業(yè)領域，電子文檔的使用能夠減少存儲空間，提升效率。

2、信息共享性

電子文檔是以數(shù)字編碼的形式存在的，能夠將大量的文字、圖片等信息壓縮，為信息的傳輸準備了條件。在這樣的情況下，信息的傳輸受到時間、地點的影響較小，使其共享性提升，其管理向著更加科學化的方向發(fā)展。

3、使用效率高

電子文檔的存儲量大、共享性等特點決定了其使用效率高。人們都能夠通過一定的檢索方式，在較短的時間內獲取有價值的信息，特別是在企業(yè)財務信息方面，對電子文檔的使用更加頻繁，給工作帶來了極大的方便。

二、電子文檔管理中存在的問題

目前，在信息化技術和經濟發(fā)展的促進下，電子文檔的發(fā)展正經歷著飛躍式的發(fā)展，但是，其管理工作還沒有得到相應的完善，存在著許多問題有待解決。

（一）電子文檔整理欠規(guī)范性

電子文檔的出現(xiàn)是對傳統(tǒng)紙質文檔的革新，減輕了檔案整理人員的工作負擔，但是，電子文檔的整理是建立在一定的管理技術和信息化技術之上的，對其規(guī)范性有一定的要求。目前，電子文檔的管理存在著許多不規(guī)范性，如沒有對文檔統(tǒng)一歸類和編號、沒有對文檔進行備份等，這些不規(guī)范的行為都給電子文檔的存儲和提取帶來了一定的困難。

（二）電子文檔轉存和復制工作不足

電子文檔的出現(xiàn)給信息的保存帶來了極大的便利，使得信息存儲控辯變小、提取更加方便快捷，真正實現(xiàn)了信息的交互性和共享性。然而，電子文檔仍存在著其本身的弱點，它是以磁盤等為載體得以保存的，數(shù)字信息是永久性的，磁盤是有一定的使用壽命的，因此，在電子文檔的管理過程中，還要注重轉存和復制工作，以防信息丟失。目前，電子文檔管理比較注重存儲方面，其轉存和復制工作還有待加強。

（三）電子文檔的安全防護工作欠佳

由于電子文檔的建設處在發(fā)展階段，在安全防護工作上還不到位，主要包括以下幾個方面。一是價值重大的電子文檔沒有形成紙質檔，一旦丟失則難以找回，造成認為的損失。二是沒有對磁盤等進行劃痕、病毒檢測，使得電子文檔的危險性增加。三是沒有定期對文檔進行抽樣檢查，對文檔的有效情況沒有細致的掌握和分析。四是在電子文檔的提取過程中，沒有就使用權限、使用方式等作出相應的要求，增加了電子文檔的潛在風險。

三、完善電子文檔管理的策略

電子文檔對于企業(yè)和單位來說至關重要，有時甚至涉及到企業(yè)和單位的安全，因此，必須在分析電子文檔管理的基礎上采取及時有效的策略，促進電子文檔管理工作向更科學和更高效的方向發(fā)展。

（一）完善電子文檔管理制度

電子文檔的特殊性要求必須建立完善的管理制度，才能保證各項工作順利進行。首先，應該建立人員管理制度，讓電子文檔的相關管理人員受到相應的約束，對其進行一定的獎懲措施，并將其作為績效考核的一部分。其次，應該對電子文檔管理的詳細流程作出一定的規(guī)定，包括文檔的歸檔、審改、格式等具體的要求，以此來保證電子文檔的規(guī)范性。

（二）加強電子文檔的常規(guī)管理

電子文檔的管理包括從信息的選擇到維護等一系列的過程，因此，要加強其常規(guī)工作的管理。首先，在電子文檔的歸檔方面，要將信息進行歸類，并根據(jù)相關的規(guī)定對文檔進行一定的選擇，對特別重要的信息采用加密處理等。其次，在電子文檔的后續(xù)管理方面，要注重對其安全性的提升方面，一是要對其提取做出相應的規(guī)定，機密的信息提取需要登記，二是要經常檢查文檔的存儲情況，發(fā)現(xiàn)信息異常要及時處理。另外，要對電子文檔及時備份，減少其丟失的風險等。

（三）促進紙質文檔和電子文檔的銜接

電子文檔具有其自身的優(yōu)點，但也不可避免的存在著易修改、易丟失等弱點，對其安全性構成了一定的威脅。因此，在合理利用電子文檔的同時，應該將其與紙質文檔同步，特別是對于機密性的信息資源，應該完善責任機制，安排專門的人員來妥善保管。在這樣的努力下，充分發(fā)揮紙質文檔和電子文檔各自的優(yōu)勢，為存儲和提取提供更加便捷的途徑，促進檔案管理信息化的科學性和有效性。

結束語

在檔案信息化的帶動下，電子文檔越來越受到企業(yè)和單位的青睞，在促進信息資源整合、方便查詢等方面發(fā)揮了重要的作用。但是，電子文檔的管理還存在著很多問題，必須完善電子文檔管理制度，增強其安全性，做好常規(guī)管理工作，才能更好地發(fā)揮出電子文檔在信息時代的作用。

參考文獻：

[1]劉冬玲.檔案信息化背景下電子文檔管理相關問題探討[J].黑龍江檔案，2012，01：64.