試論家庭檔案的建立與管理

首小琴

“家庭檔案是在家庭中整理和保存的關于家庭及其成員在家務和社會活動中形成的原始記錄，包括日記、信函、文稿、照片、聲像、憑據、電子存儲保存的資料以及其他因個體家庭差異所保存的記錄。”[1]對于一個家庭而言，家庭檔案是日常生活管理的參考依據，是維護家庭權益、化解家庭矛盾的法律書證，也是對后代進行家庭教育、培養家庭美德的生動教材。對于國家、社會而言，家庭檔案是研究社會歷史發展變化的可靠資料，能夠充實、豐富國家和社會的檔案資源寶庫。

一、家庭檔案的收集與分類

（一）收集方式

家庭檔案的收集，就是把散存在家庭成員手中及其它地方的具有保存價值的家庭資料集中歸檔并統一保管的過程。

在家庭檔案的收集中，要遵循家庭檔案的自然生成規律，結合家庭特色和家庭成員的生活、工作的特點，進行有重點、保質量、完整性地收集。一是要著重收集對家庭成員學習、生活、工作具有查考利用價值與重要紀念意義的材料。二是要注重收集家史資料與特色材料。如記錄家庭榮辱、血脈傳代的家譜、家族大事記錄等家庭原始文獻；以及科技人員家庭的發明創造、科技設計的圖紙，作家家庭的創作手稿，運動員家庭的獎牌、獎章等特色檔案。

（二）分類形式

將零散的家庭檔案收集起來后，就要根據其來源、時間、內容和形式的異同，分成一定的層次和類別，以便查找利用方便。一般來說，各家庭根據本家庭的具體情況和特點，可以采取單一分類法和復合分類法。

單一分類法，即按照家庭職能、家庭成員、家庭檔案材料載體、檔案材料內容、檔案材料名稱等形式來進行分類。例如，按照家庭檔案材料反映的內容分，可分為愛情婚姻（包括夫妻從初戀到結成伉儷形成的檔案材料）、寶寶康樂（包括從寶寶出生到上小學之前形成的檔案材料）、學生時代（包括家庭成員在各學習階段接受教育時形成的檔案材料）；收支理財（包括家庭經濟收支賬目、債券、存款折、保險單、國庫券、賬務合同契約等）；醫療保健（包括家庭成員在醫療保健活動中形成的檔案材料）、物品珍藏（包括祖傳物品和家庭成員收藏物品）、家族歷史（包括家譜、家史、近親屬簡況記錄、家訓及傳代品等）、工作創造（包括家庭成員在工作中進行科學試驗、技術革新、創造發明中形成的檔案材料）等類別。而按照家庭檔案材料的名稱分，可將家庭檔案分為證書類、貴重證券類、病歷類、票據賬目類、書信類、照片聲像類、物品珍藏類等。

復合分類法主要有兩種，一是形式（或內容）～成員分類法，即把家庭檔案材料按形式（或內容）分開，然后在形式（或內容）下面再按家庭成員分。二是成員～形式（或內容）分類法，即把家庭檔案材料按成員分開，然后在成員下面再分形式（或內容）。這種分類方法適合于檔案材料較多的家庭。

二、家庭檔案的整理與保管

家庭檔案收集完畢后，就須著手進行分類、編號、裝盒，使之有序化，以便查找利用和有效保存。

（一）分類與立卷

因為每個家庭的檔案材料的多寡、內容各有不同，因此家庭檔案的立卷歸檔，不必要求形式模式上的統一，只要能夠利于查考利用即可。可以采取兩種較為實用的方法：一是“內容～時間分類法”，即按照家庭檔案材料的不同內容進行分類，再依時間順序進行排列。二是“載體分類法”，即按照家庭檔案材料形成的不同載體，例如紙質、照片、音像、電子等載體，進行分類排列。

（二）編號與編目

首先是對每件檔案進行編號和編目。可以采用“內容（或載體）～時間”分類法，就是在每一項內容（或載體）里，按照時間的先后順序對每件檔案從“1”開始編制流水號。如果家庭檔案材料數量不多，也可以不進行內容分類，直接按照時間順序從“1”開始編制流水號。

在對盒（袋）內文件編號完成后，還要對盒（袋）進行編號，既可按照類別單獨編制流水號，也可混合排列、共同編制流水號。編制好流水號以后，就要進行檔案的編目工作，主要包括填寫家庭檔案目錄、編頁號、粘貼檔案盒脊背標簽。

（三）裝盒及保管

檔案材料要防止丟失或損毀。紙質檔案一般裝入檔案盒（袋）保存，照片檔案（須有拍攝的事由、時間、地點、人物和拍攝者）裝入影集，音像檔案、電子檔案裝入自身包裝盒或非鐵盒、防磁的盒子里；特殊規格的檔案材料可以另找合適的裝具。家庭檔案材料全部入盒（袋）后，要在檔案盒（袋）的脊背粘貼上識別標簽，以便于按照識別標簽快速查找到所需要的家庭歷史檔案。此外，在電子信息發達的今天，也可以購買使用家庭檔案管理系統的軟件。設定好家庭信息、材料分類、保管期限、載體類型后，將相關的目錄信息著錄進電腦，以方便檔案材料的查閱利用。

對于家庭檔案的裝具，可以在家中用專用的箱子、書柜、書架或有關櫥具來存放，也可以自己設計制作，還可以使用市場上出售的實用美觀的家庭檔案裝具。對于所有家庭檔案材料，要妥善保管，注意防火、防高溫、防光、防塵、防潮、防霉、防蟲、防鼠、防曬。

如果家庭認為保管條件和環境不具備，可以將其珍貴的家庭檔案送交各級檔案館寄存或代為保管。國家也鼓勵家庭將其重要檔案向國家各級檔案館捐贈。家庭檔案捐贈檔案館后，家庭檔案所有者對其家庭檔案享有優先利用權，并可對其家庭檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。在家庭檔案開放方面需要注意的是，家庭雖然有權公開自家的檔案材料，但是必須是以不會損害國家安全和利益為前提。家庭所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的家庭檔案，如果要向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣，都必須經過政府檔案行政管理部門批準，嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。

參考文獻：

[1]涂文學著：《家庭檔案服務體系與管理模式研究》，武漢出版社2004年版，第10頁。