如何做好醫院檔案管理工作

張秋

[摘 要]檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要地位和作用，檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，醫院的各類檔案是工作中可靠依據和參考資料，本文從檔案管理的必要性出發，探討做好檔案管理的一些途徑。

[關鍵詞]縣級醫院檔案管理

醫院檔案是醫院的寶貴財富，它是集醫療、教學、科研、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作的可靠依據和參考資料。在當前，醫療技術突飛猛進，市場經濟飛速發展，怎樣做好醫院檔案管理工作是我們當前需要考慮的問題。

1.改變檔案工作模式，建立健全醫院檔案管理的相關制度

1.1改變檔案管理工作模式，充分開發利用檔案資源

醫院檔案管理中，要改變被動的管理模式。以前總是認為檔案管理工作不能為醫院產生任何經濟效益，所以形成了“重管輕用”的局面，檔案資源沒有得到充分的開發利用。隨著醫院的不斷發展，為了更全面地為醫療服務，必須打破常規，主動到各職能科室及臨床科室“催、要”檔案，征詢醫務人員對檔案資源的需求，以便我們更完善，有效的收集檔案資料，并為他們提供檔案資料，把檔案資源充分開發利用起來，全方位地為醫院提供服務

1.2建立健全醫院檔案管理制度，明確職責，使檔案管理與醫療業務同步發展

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個部門，各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展，同時，要積極拓展檔案的歸檔范圍。

2.制定檔案管理遠景規劃，提高檔案工作效益

2.1重視檔案管理景規劃，實現檔案信息化管理

在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、診療科目、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。重視醫院檔案管理規劃，保證檔案建設與醫療業務建設同步發展。醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應[2]。并逐步實現檔案信息化管理，使檔案信息資源得到充分開發利用。只有逐步實現現代科學的管理方法和先進的科學技術，利用計算機進行檔案文件的查找、利用等工作，才能使檔案工作人員能夠全面、系統、迅速的管理和提供檔案資料，更充分地發揮檔案的作用。

2.2開展檔案編研工作，提高醫院檔案工作效益

隨著醫療改革進一步深化，檔案工作的利用率會越來越大，利用的要求也會越來越高，利用者不會僅僅滿足于檔案文件，而是希望檔案部門能夠提供一些編撰文件，為他們開展醫療、教學、科研工作提供有力資料，這就要求檔案人員認真研習本專業知識，編寫一些專題匯編，充分開發檔案資源。雖然在醫院管理中檔案工作遠遠不可能像醫療工作能為醫院帶來可觀的經濟效益，但是深入開發檔案信息資源、提高工作效益，可以為醫院各項工作提供服務。

3.提高檔案工作者素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。在醫院從事檔案管理的人員大部分都是從行政、后勤、醫技、護理等崗位轉崗過來的，檔案專業出身的人員很少，在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應現代化檔案管理。因此，醫院必須正視現實，重視人才培養，提高人員素質。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質，通過學歷教育、專業培訓、進修學習等手段，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展規律，全面提高檔案管理人員素質，推動檔案管理水平的提高。

4.做好檔案的安全和保密工作

在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素。檔案安全的最大保障是認真，檔案安全的最大危險是疏忽。檔案安全事故的發生，就源自于思想不重視、認識不到位，疏于防范，所以這就要求檔案管理人員一定要加強檔案安全意識，把安全第一當做管理好檔案工作的一項重要戰略。檔案管理人員的主要職責是要維護好檔案的安全與完好，這是檔案工作人員的基本任務和工作目的，在具體工作中檔案人員要始終做到不丟失檔案資料，不損壞檔案文件，使檔案文件整齊有序，查找方便。醫院檔案管理工作是光榮而艱巨的基礎工作，檔案管理人員要時刻警記，防止檔案的破損丟失，為檔案管理工作提供良好基礎[3]。

檔案管理人員要始終貫徹學習《保密法》的精神，面對醫院機密文件要保密，但是保密的目的之一是為了提供利用，只能是在特定的時間、地點，查看對象有范圍限制。此外，還要對檔案的電子文件進行安全備份。電子文件容易被遠程控制，信息容易丟失，所以這就需要檔案管理人員做相應的拷貝，防止電子文件信息丟失而無法讀取，為檔案文件的安全工作做好保障。

參考文獻：

[1]劉曉卿，肖燕.醫院檔案綜合管理的意義及對策[J].現代醫院，2005（12）.