淺談中學學校檔案管理中的分類工作

仲福娜

[摘 要]中學學校檔案管理工作主要是各校結合國家相關法規，根據自身特點組織實施的，加強在檔案分類工作的自主性和規范性。本文對中學學校檔案管理中的分類工作從思想性、科學性、適用性等三個方面進行了論述，力求通過增強分類工作的規范性來強化中學學校檔案工作。

[關鍵詞]中學檔案分類

中學學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是學校評估的重要內容之一。檔案分類是檔案管理中的重要環節，直接影響到歸檔范圍和保管期限的確定。中學學校檔案管理工作主要是各校結合國家相關法規，根據自身特點組織實施的，加強在檔案分類工作的自主性和規范性。因此客觀上需要通過增強分類工作的規范性來強化中學學校檔案工作。

一、確保分類體系具有思想性

檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。檔案分類體現了人們對檔案的基本認識，是人類主觀意識的反映。

首先，要充分體現依法治檔的理念，中學學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規標準為依據，從實際出發，突出教學、學籍等檔案在中學學校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學、真實地反映學校管理工作全貌，全面系統反映新時期中學職能活動的新情況、新特點。

其次，要充分體現綜合性，學校檔案的分類體系是一項系統的工程，特別是面向中學具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規、規章、技術標準、實施細則等多方面內容，并且要將檔案基礎標準、業務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準準確應用到實踐中，使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發展。

再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業檔案管理規定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導向，確立了檔案工作的基本目標。對于中學學校檔案工作來說，除了宏觀的導向外，還必須根據學校檔案工作的規律和特點建立具有操作性的工作規范，為中學學校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導下，堅持整體性、結構性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學學校檔案的分類方法。

二、增強分類體系的科學性

科學性主要體現在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機地結合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現分類表的全覆蓋。

首先要形成科學的概念體系。采用“學校檔案”這一具有綜合性的概念，學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學校檔案。中學學校檔案以中學全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領域范疇以及特點，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

其次要把握檔案的形成規律和內容、特點，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法——教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協調。再次，確立科學的類目體系。類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

最后，類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分類體系的適用性

首先，要具有適度的靈活性。中學具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學，還分普通中學和職業中學等。因此，中學學校檔案的分類體系在強調宏觀和總體原則統一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規模、層次院校的特點。各校可以在總的分類體系基礎上，根據檔案工作的實際情況和發展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

其次，要具有較好的包容度。根據中學學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，可以初步將學校檔案分為黨群、行政管理、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10大類，在此基礎上對每一類檔案進行二級分類，根據檔案的數量確定分類的層次。

再次，要妥善處理檔案內容的交叉。各門類檔案關系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨保存，在編號上用參見號的方式相互呼應，以方便查找利用。這樣一來，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學（包括教務、研究生、成人教育）、科研、產品生產與科技開發、基建、設備、出版、外事、財會等方面管理工作的文件材料就歸入了相應各類，保持各類的相對的完整、準確、系統，顯得更加科學，更便于管理和查找利用。對不設分室而對部分門類檔案實行二級管理問題，尚需實踐，宜慎重處理。

從總體上來說，中學學校檔案的分類應當在《檔案法》和國家檔案局的相關規定指導下展開，通過系統分析和借鑒現代管理理論，在思想性，科學性和適用性的指導下，形成分類標準。這樣確定的分類表來源于實踐，又高于實踐，把中學學校檔案工作的歷史、現狀和發展前景結合起來。

參考文獻：

[1]李兆明.關于檔案分類理論與實踐的反思[J].檔案學研究，2004，02：8-11.