高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

周建瓊

[摘 要]對(duì)于高校而言，檔案記載了各項(xiàng)教育活動(dòng)的開展，以及高校對(duì)人才培養(yǎng)的計(jì)劃、高校的發(fā)展歷史、記錄的相關(guān)科研成果等等，涵蓋了各所高校方方面面的情況。所以，提高高校檔案管理質(zhì)量也成為各大高校加強(qiáng)自身管理的一種必然趨勢(shì)，如何將高校檔案的管理工作做好，將管理質(zhì)量提高尤為重要。因此，本文即圍繞“怎樣在未來的發(fā)展中建設(shè)起一個(gè)完善的高校檔案管理體系？”這個(gè)問題分別從高校檔案管理、檔案管理質(zhì)量以及質(zhì)量保障體系建設(shè)這三個(gè)方面進(jìn)行論述。

[關(guān)鍵詞]高校檔案管理；管理質(zhì)量；質(zhì)量保障體系

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

現(xiàn)在，相對(duì)于我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展速度和水平來說，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進(jìn)性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進(jìn)行步伐。主要有以下幾方面的問題。

（一）高校管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關(guān)管理人員的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導(dǎo)致丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正確開展。

（二）高校沒有建立長(zhǎng)期的檔案管理目標(biāo)與規(guī)劃

現(xiàn)今好多高校在檔案管理方面并未制定科學(xué)、高效、可持續(xù)的工作計(jì)劃。部分管理人員認(rèn)為，各大高校在安排檔案管理的工作時(shí)，只需進(jìn)行短期的目標(biāo)制定即可，無需進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)計(jì)劃，而且檔案的實(shí)用性不強(qiáng)，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無需進(jìn)行歸檔。上述觀點(diǎn)都是因?yàn)槿狈n案管理的高度意識(shí)而導(dǎo)致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。

二、提高高校檔案管理質(zhì)量水平

在我國(guó)高校檔案管理過程中，統(tǒng)一存在一個(gè)問題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進(jìn)行以下調(diào)整：

（一）實(shí)施檔案管理開放，提高管理質(zhì)量

首先，提高對(duì)本學(xué)校師生的開放程度。一個(gè)學(xué)校中，教師和學(xué)生作為主體人群，檔案管理質(zhì)量水平工作應(yīng)該受師生的監(jiān)督。通過讓師生了解到檔案管理的相關(guān)服務(wù)項(xiàng)目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對(duì)檔案管理工作的重視，并可以做到對(duì)高校檔案管理的保密性意識(shí)，推動(dòng)高校檔案工作的發(fā)展。

（二）提高高校檔案管理人員的素養(yǎng)，提升綜合素質(zhì)

檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的能力素養(yǎng)也是有要求的。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，尤其隨著現(xiàn)代科技的不斷提高，未來的檔案管理工作必會(huì)實(shí)現(xiàn)更高層次的現(xiàn)代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對(duì)檔案管理工作的重視，工作規(guī)范，服務(wù)意識(shí)充足，有認(rèn)真的工作態(tài)度，還要加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設(shè)備.

三、建設(shè)完善的高校檔案管理質(zhì)量保障體系

現(xiàn)在，我國(guó)高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來規(guī)范管理工作的行為。

（一）提高檔案管理意識(shí)，提升檔案管理質(zhì)量氛圍

首先，高校檔案管理體系要求學(xué)校師生在內(nèi)的所有人員的共同參與。要形成一種系統(tǒng)的管理，實(shí)現(xiàn)各院系領(lǐng)導(dǎo)、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協(xié)作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發(fā)展成一項(xiàng)全民工作，才能保證檔案工作的統(tǒng)一性及完整性，提高檔案管理意識(shí)，從而保證檔案的高質(zhì)量。

（二）建立健全的檔案管理制度

在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：

1、要做好安保工作

這就要做到對(duì)校內(nèi)檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來的無關(guān)人員。合理地利用資源，規(guī)范地進(jìn)行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對(duì)等各項(xiàng)制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進(jìn)行，以及盡快有效率地解決工作中出現(xiàn)的問題，可以成立高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)“及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題”的目標(biāo)。

2、對(duì)檔案管理工作人員提出績(jī)效機(jī)制

完善高校檔案管理部門內(nèi)部工作人員的職責(zé)，使管理人員對(duì)其工作有“歸屬感”，始終讓此項(xiàng)工作處在一個(gè)重要的地位上。績(jī)效評(píng)價(jià)是對(duì)檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)、專業(yè)技術(shù)、管理能力之間進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核的機(jī)制。實(shí)施手段可以是成立評(píng)價(jià)小組，組員之間對(duì)相關(guān)方面進(jìn)行公平公正的評(píng)價(jià)，并把最終結(jié)果進(jìn)行公示。

3、提倡師生對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出的問題

如上面所提到的，教師和學(xué)生作為學(xué)校主體對(duì)象，他們對(duì)于高校檔案管理工作起著重要的推動(dòng)的作用，能夠促進(jìn)檔案管理工作的正常運(yùn)營(yíng)。因此，可以設(shè)立一個(gè)意見采納箱，或者建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)討論群組，可以隨時(shí)隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。

（三）堅(jiān)持檔案管理體系的長(zhǎng)期可行性

檔案是一個(gè)人活動(dòng)的真實(shí)記錄者。高校檔案管理要加強(qiáng)自身部門建設(shè)，不斷地豐富和優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)主流社會(huì)文化，完善規(guī)章制度，加大宣傳力度，在社會(huì)中提高自己各項(xiàng)管理制度的知名度和認(rèn)可度，并經(jīng)常反思和改進(jìn)，才能做到可持續(xù)的發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，對(duì)于高校而言，高校檔案管理工作已逐漸成為衡量一所高校教育事業(yè)發(fā)展和管理水平的重要標(biāo)志之一。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，而且必將越來越受到重視。構(gòu)建一個(gè)健康良好的高校檔案管理體系已成為高校的重要保障和需求。因此，應(yīng)依照當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，根據(jù)各高校的實(shí)際情況出發(fā)制定相關(guān)的管理保障體系，豐富內(nèi)涵，不斷完善，做到宏觀管理與微觀建設(shè)相結(jié)合，使檔案管理健康、穩(wěn)定、有序、可持續(xù)地發(fā)展，為推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)的發(fā)展做出突出的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗勇.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探析[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013