關于在青藏鐵路建設項目聲像檔案中的數碼照片檔案管理的幾點做法

梁宏俠

[摘 要]青藏鐵路開通運營五年來，青藏鐵路工程項目聲像檔案作為一種看的見，聽的到的檔案信息資源產生于實踐，應用于實踐，在運用管理中具有不可替代的作用。

[關鍵詞]聲像檔案；數碼照片；管理；幾點做法

隨著青藏鐵路格拉段投入運營五年以來，管好用好世界一流高原鐵路實現運營管理創世界一流水平是我們的工作目標。青藏鐵路建設項目聲像檔案的齊全、完整、準確系統地保存下來，在實現青藏鐵路運營管理創世界一流水平目標的過程中不斷發揮著重要作用。

青藏鐵路格拉段建設項目聲像檔案信息是直接記述青藏鐵路建設過程的真實記錄，可以說是管好用好青藏鐵路建設項目檔案的重要組成部分。為管好用好青藏鐵路，實現“安全持續穩定，運輸暢通無阻，服務優質高效，環保全面達標”的目標而科學決策提供了重要依據。公司利用工程竣工聲像檔案建立健全了青藏鐵路格拉段線路、橋隧、路基等設備圖表，為今后養護維修這條線路提供了詳實的圖文資料，并為及時掌握青藏鐵路格拉段多年凍土路基地段的觀測和整治提供了重要依據。

數碼照片是聲像檔案的重要組成部分，是看的見的施工過程的真實記錄，是在工程施工過程中運用聲像技術來記錄施工情況的一種手段。是在鐵路建設、運營、維護、管理等方面發揮著重要的作用。我們做到了數碼照片檔案的收集與建設項目工程施工檔案同步進行，并由施工單位按施工標段，根據《聲像檔案管理辦法》規定組卷、移交，全線共接收28卷照片檔案和116張光盤的數碼照片檔案。

結合公司在青藏鐵路建設項目檔案管理工作實踐中，就聲像檔案中的數碼照片檔案收集、分類、整理、管理等方面談幾點認識和體會。

一、正確認識把握數碼照片檔案的特點

數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在網絡上傳送的靜態圖像文件。

數碼照片與傳統照片相比，具有許多優勢。除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優點外，還有以下特點：

1.存儲久、質量不變。數碼照片只要存到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。

2.連接快，應用廣泛。數碼照片可以在自已的數碼相機和計算機上顯示、瀏覽、處理、還可以與打印機、刻錄機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相鏈接，通過網上發布，從而擴展了應用范圍。鑒于此，公司從實際工作需要出發，給檔案室配備了數碼照像機、計算機、掃描儀、移動硬盤等設備，完善了收集、檢查、移交數碼照片的必要技術設備。數碼照片檔案是檔案信息資源的重要組成部分，對數碼照片檔案的有效、規范管理是關系到企業檔案信息資源完整的重要保證。因此，加強數碼照片檔案管理，實現其統一的規范管理是十分必要的。

二、注重數碼照片檔案的收集、完善日常管理制度

青藏鐵路舉世矚目，其工程難度高、影響大，所產生的一切影像資料，具有十分廣泛的利用價值，特別是對一些工程開工、鋪通線路、重點工程、領導視察等形成的數碼照片和影像資料更具有不可替代的保存價值。因此，青藏鐵路開工后，公司檔案部門會同工程部門根據數碼照片的特點，制訂了具體歸檔范圍及標準。對工程建設和科研技術改造項目的設計、開工、施工、竣工、創優過程中形成重要照片檔案和工程開工、鋪通、開通典禮、領導視察施工現場、重大事故現場、獲得魯班獎等綜合性照片檔案收集齊全后，按施工標段數碼照片移交歸檔。移交時要求數碼照片以JPEG、TIFF、JPG為通用格式，拍攝數碼照片的像素數應在300萬像素以上，綜合性照片還需要有紙質照片，文字說明三者齊全并做到內容相符，數碼照片可通過網絡，U盤、光盤等形式多樣各種載體移交，移交歸檔時檔案室對數碼照片的有效性和完整性進行審核，并由審核人簽署審核意見。

數碼照片由于復制方便，操作簡單，收集容易，拷貝即可，不及時收集管理很容易散失，因此，要求參建各單位要指定專人負責數碼照片的收集、管理，并制定靈活的方式實行定時收集及時匯總，等待工程竣工后統一移交的歸檔制度，以便在檔案部門的統一協調下，完成整個建設項目的數碼照片的形成、積累、歸檔和保管等工作。

三、數碼照片檔案的分類與編號

1、數碼照片的分類。在整理數碼照片前，首先進行反復篩選、鑒定，對于沒有歸檔價值的或重復的數碼照片進行剔除，一般反映同一場景、同一內容的數碼照片只收存一張。歸檔的每張數碼照片都要按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》的規定確定保管期限，保管期限的劃分參照紙質照片檔案，數碼照片要按其形成年度分類，不同年度的數碼照片應分別整理。每一個年度建立一個根目錄文件夾，子目錄文件夾下按照永久、長期及相關內容存放數碼照片文件。

2、數碼照片的編號。對文件夾內的數碼照片文件一般可按時間（或重要程度）先后排列，并按其排列順序編號。一組聯系密切（如同一次會議、活動、事件的）數碼照片應排列在一起。編號的過程也是同時對收集來的數碼照片進行排序更名的過程。數碼照片編號的結構是：檔案種類代號、分類代號、屬類代號和照片流水號四級。將照片檔案分類、整理后，編寫檔案號加以固定，使之便于檢索和利用。

3、編寫文字說明。數碼照片檔案所表現的形象只是事件的瞬間與片斷，它所反映的內容有一定的局限性，必須依據文字說明來補充。就是用簡要文字概括地揭示每張照片所反映的全部信息，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六個要素。文字說明即照片說明卡以照片的自然張為單元編寫，每一張照片都要有文字說明（照片說明卡），一組內容聯系密切的照片還要編寫總說明。

4、數碼照片整理及編制目錄。數碼照片在歸檔整理時應區分工程項目各專業施工過程照片和綜合性照片，工程項目施工照片按竣工里程前后順序和形成的年度、專業分別整理，綜合性數碼照片按年度、事由整理，一組內容聯系的照片組成一個保管單位，并按照時間順序進行排列，并根據部頒《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》相關內容規定編寫檔案號（即：種類代號、分類代號、屬類代號和案卷流水號）。

編寫數碼照片檔案目錄的目的是為利用者提供簡捷地查閱照片檔案的信息途徑。因此，編寫照片檔案目錄應簡明扼要地反映每張照片的具體內容，包括地點、人物、事由等要素，紙質照片整理時和數碼照片目錄相一致。對于綜合性數碼照片歸檔編寫目錄時注明對應紙質照片的檔案號，實現照片檔案的統一管理與檢索，達到查找方便的目的。照片檔案目錄一般常用的有卷內目錄和案卷目錄。卷內目錄包括照片號|底片號、題名、攝制時間、所在頁位、備注等項目。案卷目錄包括檔案號、標題、年度、照片、底片張數、保管期限、形成單位、密級等項目。

四、數碼照片檔案移交歸檔要求

1、要保持數碼照片的原始性。由于數碼照片具有可修改性，因此作為檔案來保管的數據必須是原始數據，不能是修改過的數據。

2、數碼照片的數據處理格式應統一或轉換成TIFF、JPEG、JPG格式，確保照片數據不丟失方便利用。

3、數碼照片刻入光盤存儲。數碼照片按紙質照片整理順序進行刻盤，并將數碼照片順序號、文字說明、光盤號等信息一起刻入光盤，以便檢索利用。同時也可以將數碼照片沖洗成紙質照片，按照紙質照片的整理規則進行整理和保管，注意紙質照片編碼順序與數碼照片編碼順序相一致，并做好檢索工具的相互參照。

五、數碼照片保管方法和條件

數碼照片檔案光盤是一種特種載體檔案。為得到更有效妥善保管，必須制定保管條件和規范保管方法。為保證光盤刻錄的質量，確保光盤及其數碼照片信息長期保存下來，數碼照片檔案保管必須注意以下幾點：

一是注意選用品牌質量好的刻錄光盤，并使用帶有“校驗”功能的刻錄軟件進行光盤刻錄，這些軟件能自動檢查光盤上的資料是否正確。

二是鑒于墨水等書寫材料可能存在有損害光盤的溶劑，鉛筆的石墨會影響光盤的閱讀，所以不能將帶液體書寫工具直接寫在光盤表面，以免化學物質滲透光盤的保護層損害光盤數據層。必須將寫好光盤的標簽粘貼在光盤包裝上，不能直接在光盤上粘貼標記。

三是存放環境要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環境溫度應控制在17℃-18℃，相對濕度應控制在35%-45%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生。

四是注意操作規范化。如觸摸光盤時應帶無紡棉質手套，裸手手指不應觸到光盤的反射面。

五是認真做好數碼照片檔案讀取設備的維護和檢查。光盤存儲的數碼照片檔案信息只能通過計算機處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對有關計算機等設備和軟件使用情況，更新情況及時進行登記。如果讀取設備或軟件過時了，光盤存貯的信息要及時復制和遷移。

綜上所述，我們在青藏鐵路建設項目數碼照片檔案的收集、整理、保管工作方面做了一點工作，還很不成熟和完善，需要在今后實踐中不斷完善提高公司檔案管理的水平，能夠最大限度地提供利用服務，以保證更好的為高原鐵路實現運營管理創世界一流水平的工作目標服務好。