企業ERP全面預算管理系統研究

中華聯合財產保險股份有限公司 劉麗軍

企業資源計劃（ERP）系統是以財務管理為核心、信息技術為基礎，通過整合企業資源、集成企業供需鏈的重要環節，實現對采購、制造、庫存、銷售、財務、人工等資源的統一計劃、控制、管理的系統。傳統管理環境下企業的內部分工與內部資源的優化有時無法得到有機統一，而ERP系統運用的是集成化的管理思想，可以進行資源整合及實施集中監控，以達到規模經濟并降低風險，所以ERP在企業中得到了廣泛應用。財務管理是ERP系統的核心，實施ERP系統必定會對企業全面預算管理帶來一系列變革。ERP系統與全面預算管理融合具有許多積極影響。

一、ERP與企業全面預算管理融合的優勢

（一）為企業總體預算目標實現提供保障 ERP系統豐富的數據資源和強大的實時控制功能能夠彌補傳統預算管理中反映滯后的缺點，同時ERP系統擁有著豐富的模塊功能設計，不僅可供企業的預算編制人員隨時分析調用，還可以根據外部的變化隨時進行自由擴展，不斷充實ERP的QUERY查詢內容，從而能夠為企業制定總體預算目標提供有力的保障。

（二）提高企業全面預算管理的應變能力 企業在年初制定的預算指標往往要根據企業在實踐中不斷變化的環境和人為等客因素進行相應調整，通過使用ERP系統企業可以實時獲得許多重要的數據信息，既有歷史數據，也有當前數據；既包括財務數據，也包括非財務數據。經過企業高級財務人員分析整理這些有效數據信息，可以及時修正預算指標，從而促進戰略目標的實現。

（三）提高預算編制的準確性 全面預算編制不僅需要依靠編制者本身的關注程度，也需要大量的歷史相關數據和對未來期望值的估算。但部分數據難以從單一領域、較短時間跨度內獲取，大大增加了預算編制的難度，導致編制者難以確定一個既科學又有可行性的預算指標。通過運用ERP系統，預算編制者可以輕松獲得跨領域、跨時期的大量歷史數據，從而有效提高預算編制的準確性。

（四）有助于全面預算管理實現企業戰略 據美國庫存控制學會相關統計，運用ERP系統可以為制造業企業帶來如下經濟效益：企業的庫存平均下降45%，庫存投資平均減少1.3倍，庫存周轉率平均提高45%；企業的延期交貨平均減少70%，準時交貨率平均提高55%，誤期率平均降低35%；采購提前期平均縮短45%，停工待料平均減少60%；制造成本降低12%。

二、企業ERP與全面預算管理有機結合的實踐探索

本文以B公司為例，探討ERP與全面預算管理在實踐中的有機結合，主要從銷售預算管理、成本控制預算管理、采購與庫存預算管理三方面探討B公司運用ERP系統后所產生的一系列良性結果。

（一）規范銷售預算管理 銷售預算管理是指在ERP系統中，通過規范銷售合同簽訂、依據訂單處理、裝運處理、發貨過賬、發票處理的工作流程，來規范整個銷售預算的編制、執行、分析和考核的管理過程。銷售預算管理往往通過三個步驟進行：

（1）客戶主數據的維護是銷售預算管理的基礎。這些主數據包括：客戶主數據和訂單信息數據（包括信用主數據和價格主數據）等。按照客戶性質和業務類型進行分類，按照規范統一的格式在系統中維護錄入。每位客戶在系統中生成唯一的系統編碼，通過唯一編碼實現數據的查詢、統計和控制功能。客戶主數據維護完成后，開始進行信用和價格主數據的維護。根據B公司信用管理實施細則相關規定，客戶的信用授權必須經過公司信用管理領導小組進行評定，每半年修正一次，形成信用等級的評審意見，交業務部門系統操作員進行系統維護。價格主數據的維護通常依據公司總部和國家發改委執行的價格政策，依據客戶的不同性質和分類，由業務部門在允許范圍內制定不同的價格政策。在市場價格發生小幅變動的情況下，可以通過設定最低限價的方式來控制系統開票價格。在需要執行特殊價格政策時，必須要求業務部門填制特殊價格審批單進行ERP線外審批，經批準后交由價格管理專員進行系統維護，在訂單確認后應按照相關規定立即修改為正常價格。

（2）實現系統自動對銷售訂單和業務流程進行過程控制主要涉及可供貨情況、定價確認及信貸確認等方面。具體銷售流程關系如圖1所示。

（3）考核機制。B公司采用量價考核機制，根據總部考核指標體系，這一體系由銷售量、業務利潤總額、每噸油毛利潤、每噸油成本等一系列指標，設計年度或月度銷售量計劃，倒算完成該考核指標所應達到的收入和成本水平，并將經營總量指標按照各類品種、各類銷售渠道（即直銷、分銷、零售）分環節進行分解，形成各專業中心的計劃草案。分解預算指標時，B公司依據對未來市場的預測和對過去經營成果的總結，將歷史數據進行統計和分類，據此制定出符合實際的科學的指標體系。分解后的預算指標下達到專業中心后，由各中心將年度或月度指標再次細化分解到營業部、加油站等銷售網點。ERP系統的作用就是用價格管理來限定最低限價，既實行了分中心、分環節、分客戶不同定價,保證客戶的利益,又確保完成總的目標利潤和分中心的當期計劃草案。ERP還通過S5/S8兩個系統代碼對銷售量進行監控，只需執行QUERY系統查詢，就可指導和監督分銷業務總量，采取一定措施擴大直銷、控制分銷，確保增大價差，提高經營利潤利潤。

圖1 B公司銷售收款流程

預算總指標的分解不但要細化到品種，還要細化到各銷售網點，為日后的考核評價做好基礎工作。銷售預算年度指標一經確定，由預算管理的職能部門財務資產處將總指標分解到月度和季度，傳達到各專業中心等業務部門。為保證銷售預算指標的完成，相關部門必須關注指導價、銷售量和信用政策等幾項關鍵指標。由于指導價格是ERP系統價格管理專員負責維護控制，未經授權是無法更改最低限價的，可以確保最大限度保證價差和盈利。在銷售量的預算管理環節，主要依靠業務部門根據總量計劃和網點計劃，按月進行落實，ERP系統可通過實時查詢，為管理者統計每個任意時點各銷售網點、各品號、各銷售渠道或各專業中心的完成情況，為分析和考核提供依據。專業中心的預算管理崗可根據既定的銷售進度和網點完成量來計算差異，并下達催量通知或提價（在定價許可范圍內適當提價）通知等。

（二）規范成本控制預算管理 根據B公司實際情況設置成本中心，并按照一系列內控權限要求進行成本計劃的編制、審批、追加和控制。成本計劃的制定應按照規定的審批流程進行審批，再由管理會計（即B公司的預算管理崗）維護到ERP的成本中心中。任一審批環節都實現了不同崗位的相互制衡，同時維護了成本計劃的嚴肅性。具體如圖2所示。

圖2 成本中心計劃指標的審批流程

“成本中心主管”主要是進行審核和審批成本中心預算草案；“預算/計劃會計和主管”是成本中心的預算會計或預算管理崗，具體負責結合預算草案與未來經營性支出整體情況，審核和審批費用計劃；“管理會計”則是成本中心核算專員或主數據管理員，其職責是將審批通過的預算方案維護到ERP系統中，實現系統自動對實際發生情況進行監督和控制。“管理會計”通常按照成本要素、分配字段和預算期將預算指標方案分期維護錄入到ERP成本中心，預算期可以是總額控制，也可是月度平均控制。在預算執行過程中，對于一些日常操作性支出項目，鑒于其發生的經常性，往往通過月度平均來進行控制；但對于一些通過預算追加流程審批通過的偶發性費用支出項目，就需要一次性總額控制，或采用線外審批方式作為補充。具體做法是：先根據預算指標將計劃成本額按照成本要素和分配字段維護入ERP成本中心，按照各種分類就可查詢到預算指標的明細表；再將相同指標以通知的形式發送到各個部門或專業中心；當實際發生額超出預算指標時，ERP會強制業務終止，并控制過賬。預算處理是成本中心的關鍵功能，為了適應實際情況，這個功能特別增加了“預算超支處理”，用來解決特殊情況下實際超額無法過賬的問題。B公司規定，當預算超支時必須履行正常的預算追加審批手續，通常由相關部門重新就超額部分向預算管理委員會提出預算申請，經審批后由預算管理崗將追加的預算指標追加入ERP成本中心，以保證日常經濟業務的正常進行。

（三）規范采購及庫存預算管理 B公司銷售的產品是成品油，具有一定的易燃易爆危險性，其管理難度體現在采購、儲存、運輸和度量等一系列環節，因此采購及庫存預算管理是B成本控制的主體和核心部分。B公司通過多層次的ERP庫存管理系統，借助靈活的設置從而能夠實現不同層次的管理，在此基礎上可以進行物品ABC分類碼的自動計算，庫存物品訂貨數量的自動計算，各種超常規狀態的預警等。系統支持多種計量單位的自動轉換，并與采購、銷售、生產、財務等實現無縫接口，可以從其他子系統中獲取或輸送數據，保持了數據的一致性。圖3、圖4列示了B公司的標準采購業務流程。

圖3 標準采購業務流程一

B公司的ERP全面預算管理系統設計了新的流程，大大減少了維持物流體系運轉的員工總量、作業環節、作業量。ERP系統保證B公司的業務運作與數據采集工作同步進行，各種賬目及統計報表自動生成，油庫付油信息與加油站進貨信息均在一個系統平臺自動進行核對，核算人員根據核對信息直接進行移庫操作，油庫實物庫存、客戶已售未提、加油站進銷存等信息在線實時反饋，無需人工勾對和逐級錄入，工作效率顯著提高。

圖4 標準采購業務流程二

［1］樊彩轉：《淺談RRP系統環境下的財務管理》，《山西煤炭管理干部學院學報》2009年第11期。