企業即時通訊價值

李百毅

企業即時通訊價值

李百毅

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南車青島四方機車車輛股份有限公司

近年來，隨著公司業務的快速發展，公司進入迅速成長階段。同時，市場競爭日趨激烈，如何利用現代信息手段加強企業內、外溝通與協調，加快反應速度是公司面臨的一個重要挑戰。隨著公司的發展，企業員工之間的溝通方式也越來越多，如：移動設備、電子郵件、即時通信工具，音視頻會議等。這些通信手段的應用滿足了公司通信的需求，但堆積在一起的各種通信手段使企業通信系統復雜臃腫，放慢了公司的信息化進程，桎梏了公司的進一步發展。目前，通信多媒體技術已在社會上得到廣泛應用。隨著移動技術、社交網絡的發展，其功能、應用領域也在不斷擴充。如：QQ、MSN等大量免費的個人即時通訊軟件的大量應用，在方便溝通的同時，也給企業的IT管理等方面帶來了諸多挑戰。為了應對這種挑戰，企業即時通訊應運而生，作為企業溝通必備的工具，逐漸被各企業所認知，但是企業即時通訊對于企業的好處有多少，相信大多數企業未必盡知。其實企業即時通訊不止對企業的溝通方面有價值，同時對于企業內部管理、業務集成、信息安全都有不可小覷的作用。

1 前言

隨著技術的發展與溝通方式的變化，作為互聯網最普及的基礎服務之一，即時通訊用戶規模每年都在穩步地增長。隨著電子商務應用和企業信息化建設的深入發展，即時通信軟件在各種環境下凸顯出的需求越發強烈。目前，我國的即時通訊市場無論在用戶人數、活躍程度、人均擁有賬戶數都創下了世界之最。用戶基數成為即時通訊市場強而有力的驅動因素。針對企業領域的應用情況，即時通訊又分出了重要的一脈支流——企業即時通訊。

2 企業溝通中出現的問題

很多企業在使用企業即時通訊之前都有存在這樣一個問題。而事實上，企業即時通訊的產生是為了補足個人即時通訊面對商業應用時表現出來的欠缺。個人通訊主要是以人與人之間的感情交際為溝通前提，再加上個人通訊本身集成的許多娛樂因素，以及溝通過程中信息的安全問題，在工作過程中給企業辦公埋下了很多隱患。以個人為單位的通訊架構加大了企業對人脈的管理難度，一旦員工離職，客戶的通訊極有可能會隨之流失。

3 企業即時通訊能幫助企業完善哪些問題

企業即時通訊是一種全新的運營模式，其賬戶由企業管理員同一申請，并按照企業的通訊架構分層級清晰顯明，適合任何規模的企業操作，更滿足了企業內外協作、架構管理及管控方面的需求。若有員工離職其賬號仍由企業收回，避免人脈流失問題。除了完全剔除娛樂因素之外，以“IM+門戶+應用功能”使企業即時通訊成為一個功能整合體。并且可以與其它通訊手機完全融合，實現單點登錄，如視頻會議、協同辦公、短信平臺、在線客服、網絡監控等等，并提供第三方CC_API接口實現CC與其他軟件終端的運行和對接，企業只需通過簡單的操作便能迅速部署，以最大程度地將企業資源轉化為商業價值。

企業即時通訊可以減少員工上班娛樂時間

QQ、MSN等這些免費個人即時通訊工具開放的娛樂功能為企業辦公埋下了隱患。根據調查發現，辦公室員工每小時因為個人即時通訊軟件平均被打擾11次，每年對美國經濟造成5880億美元的損失。被打擾的工作者不但浪費了時間，而且造成工作效率的低下。

當然不可能完全杜絕使用即時通訊工具，唯一的辦法是用一種即時通訊可控的方式來讓娛樂功能徹底從你的辦公室里剔除。企業即時通訊可以幫你很好解決這個問題。諸如IBM Sametime、微軟Lync等作為企業用戶設計的功能配置，一方面完全隔離了所有與工作無關的娛樂功能，另一方面還配備了豐富的互聯網辦公工具，諸如離線文件傳送、共享、在線截圖、企業短信發送、多人群組文字、遠程協助、視頻語音會議等，為員工打造一個純粹的企業溝通協作平臺，提高工作效率。

企業即時通訊可加快企業內部溝通

企業即時通訊特有的組織結構樹型目錄與成員名片，這些特點對于能夠使異地辦公的公司成員也能夠如同處在同一間辦公室，無需自己再與同事相互添加個人賬號，像CC企業即時通訊只需企業管理員在后臺設置，所有的人員變動都會同步更新到所有員工賬號的通訊列表。層級關系、電子名片以及員工招聘都可一目了然，有助于企業內部實現互聯互通。例如員工根據不同的條件定位快速找到目標同事，查看聯系人的在線狀態信息，并可利用即時文字、圖片、語言、視頻、短信等各種溝通手段快速發起溝通對話，高效、快捷地提高辦事效率。

企業即時通訊可加強企業內部的IT管理

相比個人即時通訊的不可遙控，企業即時通訊給予了企業管理者足夠的管理權限。諸如IBM Sametime、微軟Lync等企業即時通訊是以企業/機構為主體來申請用戶賬號，而所有公司的下屬成員賬號均由企業統一開設、分配、管理。企業管理者可針對不同的員工職務信息，進行相關的權限控制。比如決定員工是否可使用通訊工具、是否可對外溝通、是否可使用文件傳送、共享、在線截圖等，是否具有第三方消息接收、是否可進行短信收發等。同樣作為企業管理者可查看到完整的監控記錄，針對不同用戶身份定義不同的角色和權限能力，讓不同層級的員工可以各就其能、各盡其職。另外，當員工離職時企業可將其賬號進行回收，避免客戶資源的流失。

企業即時通訊可消除企業的“信息孤島”

“信息孤島”指的是相互之間在功能上不關聯互動、信息不共享互換以及信息與業務流程和應用相互脫節的計算機應用系統。在IT信息技術飛速發展的今天，企業進行的每一次局部的IT應用都可能與以前的應用不配套，也即是說，幫助企業日理萬機的業務系統間很難做到相互兼容，從而很可能造成設備閑置、資源浪費、信息冗余的困局。在企業業務需要統一的環境下，企業即時通訊能夠通過開放的第三方接口將企業其他業務系統融合進來，如OA、ERP、CRM、流程審批系統等，所起的作用是從中形成一個有機的整體，修補原本被割斷的密切相連的業務流程，使企業業務能夠完整、順利的執行和處理。

企業即時通訊能夠保障企業溝通的信息安全

個人即時通訊的安全隱患問題一直是引起企業用戶恐慌的源頭。盡管現在個人即時通訊技術已經進入成熟階段，但它并非最安全的通信工具。缺乏完善的安全機制，它很容易讓蠕蟲病毒進入網絡，竊取企業機密，并在不留下任何痕跡的情況下將機密傳遞給企業的競爭對手。類似IBM Sametime、微軟Lync這種專業企業即時通訊的優勢在于，它可以從技術、商務、安全、管理人員以及服務流程等各方面制定嚴格細致的安全標準，如采用基于CA認證的128位銀行級別數據加密傳輸模式，數據備案加密保存、SSL高安全訪問數據加密鑰等等。

4 結語

綜上所述，企業即時通訊系統通過對各種信息進行集成和高效的協作共享，不僅加強了企業信息流轉的效率，整合了企業資源，提高了整體工作效率、而且還提高了企業的整體反應能力，使企業在激烈的競爭中處于有利地位。所以企業級的即時通訊系統，是企業建立高效、可視化、信息交流、共享平臺的必然選擇。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.02.026