檔案管理現代化淺談

文/吉林省白城市社會福利院　張富

檔案管理現代化淺談

文/吉林省白城市社會福利院張富

【摘要】隨信息時代的到來，自動化、數據化等已經成為時代屬性，計算機技術也已經融入到檔案管理中，使信息具有共享性，快捷性，有效性。本文著眼于檔案管理現代化的含義和重要意義，解析了如今我國檔案管理取得的成效，同時也剖析了由于發展不成熟造成了人才較少，發展不平衡等不足，并且思考得出系列措施以在檔案管理現代化的道路上得到更多發展。

【關鍵字】檔案管理；管理現代化；數據化；措施

身處21世紀的信息化時代和科技時代，對計算機和網絡系統的技術的應用范圍越來越廣，應用程度越來越深。辦公自動化、信息共享化、檔案的數字化等也作為時代標簽登上時代舞臺。網絡技術的良好應用能有效提高檔案管理的效率，但由于我國當前檔案管理現代化發展時間太短，體系不成熟，與此同時也引發系列問題。

一、檔案管理現代化的含義及重要意義

隨計算機技術的飛速發展，在這個信息化的時代里，檔案管理工作與計算機網絡接軌，管理趨于自動化、數字化、信息化，效率不斷提高。而檔案管理的現代化，目前主要是數字化管理，將目前已存的檔案紙質材料或電子文檔作為對象，用計算機網絡系統對其進行編號，綜合整理，將文字信息進行收錄，把它轉變成計算機可收錄的信息供人們查閱使用。

當前將檔案信息進行數字化大大提高了人們的工作效率，總結有以下幾點。第一，信息快捷有效。傳統方式中手工進行檔案管理的過程是“選題材，篩選材料，對其進行編輯，檢閱，出版”，這種方式不斷耗費人力物力，而且耗費時間長，而信息具有時效性，一旦時間過長則會降低文件的使用價值。將檔案進行數字化，可以直接通過計算機將其進行編譯，省時省力，快捷，有效。第二，提高共享率，傳統中作為書籍或是紙質的文件資料都具有單一性，信息分享不出去；然而將信息數字化后，信息便在網絡上具有了共享性，傳輸簡單快捷，大大提高檔案的利用價值。

二、檔案管理現代化的現狀

（一）我國自引進檔案自動化管理技術以來取得的成效。1.我國目前已經自主研究開發了檔案管理的計算機管理系統，這些系統涵蓋了大量數據，由搜索、統計等項目發展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。2.檔案管理工作逐漸規范。將檔案進行優化管理的前提是數據的準確性和完整性，這種嚴謹、規范的工作態度落實到每一位工作者身上。3.我國還培養了一批優秀、專業的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現代化要求工作者既熟悉的掌握計算機基本知識，又能擁有檔案管理的實用技能，這就對檔案管理工作者的知識層面和實踐層面提出雙重考驗，而我國目前正在培養檔案管理的專業高素質人才。

（二）檔案管理自動化亟待改進的地方。1.管理人才數量少，素質不夠。由于此行業在我國剛起步，目前設立檔案管理這一專業的高校很少，這就決定了相關人才的數量少；高校中在深化體制化改革，對新興行業認知的不夠決定了學生素質不夠。2.發展不平衡。目前辦公自動化和信息自動化已經成為一大趨勢，如金融、會計、電信、事業單位等對其應用廣泛，然而其他行業對于計算機的應用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應用地域也不平衡，如東部沿海地區對計算機的依賴遠遠大于中西部落后地區。3.認知程度低。目前有的單位的計算機利用率很低，甚至閑置，管理的現代化沒有真正落實，沒有認識到信息管理是一個循序漸進的過程，沒有將信息先正確、準確、分類的編錄到計算機中是不可能利用這些信息的。

三、實現檔案管理現代化的相關措施

（一）提高管理人員素質。要提高檔案管理人員的素質，首先要從來源出發，鼓勵高校開檔案管理的相關課程，擴大招生，重視教育，教育學生對計算機技術和管理技能的雙重把握，促進學生的全面發展。其次，提高薪資待遇等待遇，引進高水平專業人才?？芍С止ぷ魅藛T在職深造，提高他們對計算機理論知識的掌握，促進檔案管理人員向綜合型高素質人才轉變。

（二）扎實做好對數據的編錄。高效率的運用好數據和信息的前提是在前期準確、完整的輸入數據。要實行文件和檔案的一體化，必須認識到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標，對整個工程做出統籌規劃，合理安排任務，并且將任務準確落實到現實中。將成體系的工作分成一個個小的項目，具體安排到小組中甚至明確每個人的責任，實時的把握工作進度，又宏觀的看到整個項目的系統性、綜合性和優化性。將數據標準化的錄入計算機后，按照檔案數據化的規范編制索引和一系列細節，保障文檔的質量和數據的可靠、完整性。

（三）提高認知程度。進入信息化時代，計算機技術融入到辦公體系中是時代潮流，必須認識到信息管理現代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個社會對它的認知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_展知識講座或是檔案管理技能的相關比賽或是辯論賽逐漸增強社會對檔案管理這一行業的認知。

（四）更新檔案管理觀念。當前計算機技術迅速發展，計算機在檔案管理的應用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時代的潮流要求人們的觀念和行動逐漸進化。觀念指導人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發展檔案管理。

四、結語

本文針對我國檔案管理現狀列舉了系列措施發展現代化，比如從高校角度提高學生在檔案管理專業的專業技能，擴大社會對此行業的認知程度，制定檔案文件的專業規范體系等。但身處21世紀的信息化時代，計算機技術發展、更新速度極快，相應技術在檔案管理的應用也越來越深入，這就要求不斷更新觀念，不斷學習，不斷促進檔案管理的現代化發展。

參考文獻：

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