淺談基層醫(yī)療單位檔案利用工作

文/廣東省珠海市第二人民醫(yī)院 宋永純

檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作的最終服務(wù)目標(biāo)，同時也是檔案信息資源的價值所在。為深入了解基層醫(yī)療單位檔案信息資源開發(fā)利用情況，我們對某單位4年內(nèi)檔案信息資料利用情況進行了統(tǒng)計分析，并針對檔案信息利用率不高的原因，提出相關(guān)對策和建議，從而進一步拓展檔案信息資源利用的深度和廣度，更好地為醫(yī)院管理決策提供服務(wù)。

一、基層醫(yī)療單位檔案利用情況分析

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)療業(yè)務(wù)量不斷增加，檔案數(shù)量及檔案的利用率也逐年上升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該單位檔案總數(shù)從2009年的11931件上升到2012年的16196件，上升率為35.7%；檔案利用量從545件上升到1363件；檔案利用率從4.56%上升到8.41%；雖然各項數(shù)據(jù)都在逐年上升，但是上升比例不高，從檔案的整體利用程度來說還有待進一步提高。

在不同類別的檔案利用當(dāng)中，文書檔案的利用量最大，共為1766件。在所有類別的檔案利用總量當(dāng)中,年度平均利用率達到48.25%。相比較而言，其他類別的檔案利用率相對較低，依次為會計類檔案604件、實物類檔案460件、基建檔案384件、科研檔案240件、利用率較低的為聲像檔案和設(shè)備檔案。

二、分析檔案利用程度不高的原因

（一）檔案工作的宣傳力度薄弱，有待進一步加強。在基層醫(yī)療單位，約有九成以的上工作人員是醫(yī)務(wù)工作者，他們都是醫(yī)療行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員，具有較高的醫(yī)療專業(yè)技術(shù)水平和技能，是醫(yī)院的技術(shù)骨干力量，但是他們可能對于檔案工作的認識知之甚少，普遍認為檔案工作具有保密性，與他們的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系不大，因此很少會關(guān)注檔案部門，更加不會主動到檔案室查閱相關(guān)資料。

（二）檔案利用信息化水平不高，成為阻礙檔案利用率提高的瓶頸。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時代的到來，無紙化辦公系統(tǒng)已經(jīng)悄然盛行，檔案工作者一定要與時俱進，不斷跟上信息時代的步伐，要將檔案業(yè)務(wù)工作與信息化管理進行無縫對接，進一步提高檔案管理工作效率和效能。

（三）未能充分挖掘和發(fā)揮檔案的利用價值。檔案的生命力在于檔案價值的實現(xiàn)，作為基層檔案工作者，要注重結(jié)合本單位的工作實際，全方位、多角度、深層次考慮如何更好地利用現(xiàn)有的檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的原始憑證、記錄和傳遞信息、資政決策、社會服務(wù)等功能，為醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、保健服務(wù)、科研發(fā)展、醫(yī)保工作、信息化管理、醫(yī)療設(shè)備管理和利用、解決醫(yī)患糾紛促進和諧醫(yī)患關(guān)系以及管理層決策等方面提供豐富的檔案信息資源。

三、提出相關(guān)建議和對策

（一）加大檔案工作宣傳的力度和廣度，使廣大醫(yī)務(wù)工作者對檔案工作有進一步的理解和支持。檔案業(yè)務(wù)部門可以通過舉辦“檔案收集及利用工作知識培訓(xùn)”“檔案利用實例”等相關(guān)知識講座、制作檔案宣傳欄、發(fā)放宣傳手冊等方式加強檔案宣傳工作，做到與醫(yī)務(wù)人員們零距離接觸，實地講解檔案的利用功能和檔案的實用價值。

（二）提高檔案信息化管理水平，建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。我們可以將醫(yī)院信息化管理與檔案業(yè)務(wù)特色服務(wù)相結(jié)合，探索性地建立電子文檔一體化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。一是將辦公OA系統(tǒng)直接納入現(xiàn)行單位內(nèi)網(wǎng)文件查詢系統(tǒng)，實施即實查詢功能。二是建立電子信息文檔系統(tǒng)，在年度歸檔時將需要歸檔的電子文件直接進行歸檔處理，同時逐步將庫房之前存放的紙質(zhì)檔案分批進行掃描處理，建立電子檔案，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制管理。

（三）結(jié)合醫(yī)院實際，不斷拓展各類檔案的利用途徑，范圍及對象。一是凸顯醫(yī)院功能和性質(zhì)，加大公益醫(yī)療宣傳工作。例如可以精心設(shè)計策劃建立醫(yī)院的院史館，通過大量收集和利用文書、實物、科研、設(shè)備、聲像、照片等各類檔案資料，按照展館內(nèi)設(shè)計的不同篇章對檔案進行歸類整理、分類組合，并應(yīng)用先進的電子信息化手段，做到圖文并茂，形象生動。展館主要內(nèi)容以醫(yī)院歷史發(fā)展為背景，充分展現(xiàn)醫(yī)院成立20多年來的光輝歷程，宣揚醫(yī)院的院容、院風(fēng)、院貌、院旨、院歌以及醫(yī)院的文化建設(shè)、黨風(fēng)廉政建設(shè)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)、行業(yè)作風(fēng)建設(shè)等，彰顯醫(yī)務(wù)工作者愛崗敬業(yè)、無私奉獻、可愛可敬的美好形象。院史館除了本院員工參觀外，我們還可以根據(jù)實際情況定期或者不定期開放，誠邀社會各界人士參觀、交流和指導(dǎo)，進一步加強對外宣傳工作，讓珠海市民們能更加關(guān)注我們醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，并給予更多的理解、支持和幫助。二是加大科研檔案的利用，進一步提升醫(yī)院醫(yī)療專業(yè)技術(shù)水平和科研管理能力。將醫(yī)院現(xiàn)有的病案信息資源、臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)科研工作與科研檔案的利用三者相結(jié)合，做到互利互用，事半功倍。當(dāng)中，作為基礎(chǔ)研究的病案信息資源真實反映了醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平，為臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)科研工作提供了個案分析、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和研究方向，而醫(yī)院科研檔案則包含了醫(yī)務(wù)人員對所從事的臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、臨床病案研究、臨床實踐教學(xué)活動研究等等，這些研究成果為最終形成科研檔案奠定了扎實的基礎(chǔ)，他們彼此相互作用、相互影響。作為檔案管理人員，應(yīng)該從如何提高科研檔案的利用點出發(fā)，為臨床醫(yī)務(wù)人員科研教學(xué)工作提供便利服務(wù)，因此要扎實做好科研檔案的基礎(chǔ)性工作，加強科研檔案的整理編目，對各專科不同類別病種的科研檔案信息資料進行分類歸納整理、撰寫相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析報告及匯編材料，進一步提高醫(yī)務(wù)人員對科研檔案的使用價值，更好的為臨床科研教學(xué)服務(wù)。