醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對策

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醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對策

劉洪波

黑龍江省哈爾濱市賓縣中醫(yī)院 黑龍江賓縣 150400

[摘要]醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作的最基礎(chǔ)性工作，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，由于穦制度不完善，信息化程序不高，再加之監(jiān)管不力，因此在當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱中存在著施工問題。因此需要加強醫(yī)院檔案借閱管理，明確職責(zé)，進一步對借閱環(huán)境進行規(guī)范，通過對檔案資源進行有效整合，從而有效的提高檔案借閱的效率，及時消除醫(yī)院檔案借閱管理工作中存在的隱患，為醫(yī)院檔案借閱管理工作的改進奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案；借閱管理；管理制度；信息化程度；監(jiān)管

一、目前醫(yī)院檔案借閱中存在的主要問題

（一)制度不完善，安全隱患大

當(dāng)前很大一部分醫(yī)院在發(fā)展過程中對檔案管理工作缺乏重視，沒有完善的醫(yī)院檔案管理制度，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案在借閱過程中手續(xù)缺乏規(guī)范性，這給醫(yī)院檔案的安全性帶來了較大的威脅。特別是在當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱工作中，存在著借閱上的隨間性，不僅登記手續(xù)不履行，而且逾期不還，借閱后的檔案隨處放置，檔案丟失現(xiàn)象較為常見，存在著較大的安全隱患。

（二）職責(zé)不明，導(dǎo)致借閱無門

目前一些醫(yī)院檔案在管理上缺乏統(tǒng)一性，各科室檔案都自行進行管理，存在著一個單位負責(zé)內(nèi)由多部門管理檔案的現(xiàn)象，而且各部門之間不存在隸屬性，銜接性不強，這就導(dǎo)致歸檔職責(zé)不明，借閱無門，一旦發(fā)生問題時無法分清責(zé)任。

（三)部分檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，缺乏借閱指導(dǎo)性

對于醫(yī)院借閱工作，在借閱過程中檔案管理人員需要起到專業(yè)性的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員需要對不同專業(yè)學(xué)科的內(nèi)容都要有所了解。但在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不高，而且文化程序也參差不齊，專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案知識的人員較少，多為轉(zhuǎn)崗人員擔(dān)任檔案管理人員，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)落后，對新技術(shù)和新設(shè)備的接受能力較差，在思想觀念上缺乏服務(wù)的意識，從而使其在工作中不能為借閱者提供有效的指導(dǎo)。

（四)信息化程度不高

在當(dāng)前檔案管理工作中，由于信息化程序不高，對計算機的使用效率較低，這就導(dǎo)致計算機無法有效的發(fā)揮在檔案管理工作中收集、傳遞和開發(fā)利用信息的重要優(yōu)勢。盡管當(dāng)前醫(yī)院都在使用電子檔案，但由于在軟件設(shè)計和開發(fā)過程中沒有與檔案借閱進行有效的對接，設(shè)計人員在檔案借閱管理上缺乏應(yīng)用經(jīng)驗，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案借閱過程中快捷性、方便性和高效性受到較大的影響。再加之當(dāng)前醫(yī)院檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作較為緩慢，無法將檔案數(shù)字化工作的優(yōu)勢更好的發(fā)揮出來。

（五)監(jiān)管不力，造成檔案丟失

當(dāng)前部分醫(yī)院中醫(yī)護人員和科研人員對于借閱的檔案隨身進行攜帶，而且在使用過程中長期不歸還，部分醫(yī)院內(nèi)部工作人員還借由工作便利私自將內(nèi)部檔案進行外借，從而導(dǎo)致檔案被篡改及丟失的情況，檔案內(nèi)容失真，部分檔案在借閱過程沒有及時歸還，最后不知去向。

（六)私自外借檔案，引起法律糾紛

醫(yī)院部分檔案管理人員利用工作便利，在利益誘惑下喪失職業(yè)道德，私自將醫(yī)療檔案借出，從而導(dǎo)致原病史被修改，引發(fā)醫(yī)患糾紛，嚴重時還發(fā)生法律糾紛，給醫(yī)院的形象及利益帶來較大的損害。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案借閱管理的對策

（一)增強安全意識，優(yōu)化借閱環(huán)境

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。通過建立醫(yī)療檔案管理制度，并且率先垂范，帶頭重視醫(yī)院檔案的安全管理，實行檔案管理問責(zé)制;不僅如此，全院職工也要認識到醫(yī)院檔案是維護自身權(quán)益、服務(wù)人民群眾的重要工具，最大限度地避免因人為疏忽導(dǎo)致的檔案安全問題。

（二)規(guī)范借閱程序，健全管理制度

建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案借閱程序。同時，建立對檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束，確保“有借有還，保持原貌”。

（三)整合檔案資源，提高借閱效率

首先，相關(guān)部門要建立科學(xué)的檔案管理體系，通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價。檔案和圖書都屬于文獻信息資源，工作性質(zhì)都具有管理和服務(wù)性。圖書館和檔案室都負擔(dān)著文獻收藏、保管和信息傳遞任務(wù)，工作步驟都要進行文獻分類、編目、檢索、借(查)閱。醫(yī)院應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃庫館，積極促進圖書、檔案的一體化管理，最終在全院建立起嚴密、有效、快捷的查閱、借閱系統(tǒng)。

（四)強化借閱主題，提高管理人員素質(zhì)

首先，有計劃、分步驟地引進和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。此外，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過外出進修、專家講學(xué)等方式，培養(yǎng)和打造技術(shù)精、業(yè)務(wù)強、效率高的醫(yī)院檔案管理隊伍。最后，建立醫(yī)院檔案培訓(xùn)長效機制，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，建立檔案管理人才梯隊。

（五)改善借閱手段，加強硬件建設(shè)

逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計，優(yōu)化借閱工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高工作效率。通過將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間、院際之間的資源共享，實現(xiàn)借閱網(wǎng)絡(luò)化、信息化，從而讓檔案借閱真正滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

（六)理清借閱源頭，消除漏洞隱患

需要嚴格保管好病歷檔案，進一步完善借閱制度，需要設(shè)置專職人員對病歷檔案進行管理，健全借閱跟蹤制度，對于病歷檔案在閱完后要做到及時歸檔，避免檔案遺失。對于歸檔的病歷檔案，檔案管理人員城朵做好清查和核對工作，避免出現(xiàn)錯檔案及漏檔案的情況。

三、結(jié)束語

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的重要的醫(yī)療資源，具有較強的醫(yī)療價值和科研價值，因引需要加強醫(yī)院檔案管理工作，特別要強化醫(yī)院檔案借閱管理，這是一項具有長期性和系統(tǒng)性的工作，需要進一步對檔案借閱制度進行完善，確保醫(yī)院檔案借閱管理水平的提升。

參考文獻

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