醫學院校辦公自動化網絡的建設

肖秋蘭++張齊斌

摘 要：普及現代化技術是保證醫學院校高效運作的重要途徑。因此，研究醫學院校辦公自動化網絡的建設，可改善其內部的辦公環境和提高辦公效率，具有一定的現實意義。

關鍵詞：醫學院校；文檔管理；計算機；自動化管理制度

中圖分類號：TP393.08 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.22.038

對于醫學院校辦公自動化而言，其目標是提高高校決策效率，即實現數字化辦公，主旨在于調整管理構成、完善相關體制，并在保證工作效率的基礎上，提升協作辦公能力，以達到提升決策效果的目標。在辦公自動化網絡的建設方面，包含軟件和硬件建設，前者是建設的核心目標，對于醫學院校而言，辦公自動化網絡設定主要以TCP/IP作為核心通信協議；后者屬于環境基礎。

1 辦公自動化的發展及存在的問題

目前，辦公自動化過程中存在較多問題，這些問題也是醫學院校推廣辦公自動化網絡建設時所需克服的問題，具體分為以下5點：①相關工作人員過于關注硬件設計，忽視了軟件的作用，且雖然在技術創新上十分積極，但管理過程缺乏科學性。②一些醫學院校只注重自動化網絡的設定和系統建設，忽視了相關應用系統，雖然已有的應用系統具備一定的技術水平，但應用效果卻難以顯現。③辦公自動化網絡系統設定目標過高，導致設備成本投入過大，應用建設方面缺少可用資金。此外，工作人員對應用系統的使用和推廣也不足。④溝通環境較差，缺少專業的協調部門。⑤文檔的管理和監控缺少相關的技術指導和標準參考。

2 醫學院校辦公自動化網絡的建設對策

2.1 強化體制建設

對于醫學院校而言，體制建設是實現辦公自動化網絡建設的有效途徑，特別是在數據庫建設的標準化、規范化方面。因此，相關部門必須做好數據庫的數據記錄和存檔，并保證資源的有效共享，而這些工作都離不開科學的體制管控和約束。根據目前醫學院校的實際情況，應廢除傳統制度，根據國家的政策和需求推行辦公自動化管理制度，這也是自動化網絡建設的基礎所在。

2.2 實現高效應用

辦公自動化網絡建設的主旨為無紙辦公，而醫學院校的辦公室也是信息的發布區域，因此，相關工作人員應有效利用公務、經濟等信息資源。此外，需要強化自動化器械和革新相關技術，發揮辦公自動化系統的多項效用，即處理文件、檢索非結構化數據（圖表、圖像和聲音等）；借用計算機完成積存文件的預覽和分析；標注、刪除無需留存的文件，這樣除了能減少傳統操作的步驟外，還省略了一般的分類組卷規程，可有效提升辦公效率。

2.3 增強保護措施

檔案是很多醫學院校運用較多的文檔。隨著網絡信息技術的推行，檔案由原本的紙質文件逐漸轉變為電子文件，其中，光盤、優盤、軟盤和移動硬盤都是存放檔案的重要載體。雖然這些載體具有體積小、攜帶輕便和容量大的特點，但對外界環境的敏感性較高，尤其是在溫度較高、濕度較大、磁場較強的環境中，這些設備會遭到嚴重破壞，最終導致其內部儲存的電子檔案損壞或遺失。此外，相關人員還需要在計算機中安裝殺毒軟件，避免蠕蟲、木馬等電腦病毒對檔案造成威脅。

2.4 加強管理使用

要想保證辦公室自動化網絡建設有效完成，科學的管理和先進的技術是必不可少的，可從以下4個方面入手開展管理工作：①按照區域、職能劃分網絡，比如單位局域網、地區局域網等；實現小范圍局域網的資源分享，相關人員要定期更新上傳的資源，保證資源的時效性。②配置多媒體技術管控系統，即通過多媒體技術中的文字、照片、圖像、聲音對檔案進行多樣化管理。③設置多媒體檢索。檢索者可按照自身需求選擇檢索方式，從而提高檔案查詢的準確性和全面性。④管理與計算機技術完美結合。指通過信息化建設，使傳統文檔管理從本質上轉變為信息管理，同時，利用計算機技術優化各類文件檔案的整理、編目、檢索等，從而降低各個流程的操作難度和復雜度，保證辦公室自動化網絡建設的有效落實。

3 結束語

對于醫學院校而言，處理日常瑣事需要花費大量的人力和物力，且這些工作影響了整體的運作效率。而辦公自動化系統網絡的建設可有效解決這一問題，即通過結合內、外雙重信息，并優化日常事務處理流程，從而提升檢索效率，形成人性化、高效化和科學化的辦公環境，最終實現醫學院校辦公室無紙化、無距離的科學辦公。

參考文獻

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〔編輯：張思楠〕