從高校報賬難談財務服務管理方式的改進

東北大學 陳靜

隨著高等教育改革的深入推進，高校辦學規模不斷擴大，教育經費持續增長，高校財務活動空間不斷擴展，財務活動內容不斷豐富，使得高校普遍出現了報賬難的問題。面對這種狀況，不僅師生不滿意，財務工作人員也苦不堪言。筆者以高校報賬難這個現象為切入點，通過在高校財務工作多年的切身經驗和對高校財務調研的基礎上，剖析問題根源，以服務為導向，對高校財務的服務管理方式進行改進，以期對高校財務實際工作有所借鑒。

一、高校財務報賬難問題根源

(一)經費來源多樣化，業務類型復雜化，造成會計核算規模增大，難度提高

目前，高校經費主要來源包括：財政撥款、學費收入、科研經費撥款、橫向科研經費、社會捐贈、產業收入、社會服務創收等。不同經費來源，直接導致各類經費的使用范圍、核算要求不同。同時各高校大型基建項目開展、橫向科研合作、境外學術交流不斷增加，加之各種規章制度、法律文件的快速更新，導致會計核算業務類型日益復雜化，使得會計核算規模增大，難度提高，對高校財務人員的數量和業務能力要求也隨之提高，而實際情況則是明顯不相匹配。

(二)對報銷的財務規范流程掌握上存在信息不對稱

高校財務工作具有很強的專業性，財務報銷人員必須依照相關的法律法規及具體解釋，嚴格執行學校財務工作規范和業務流程，審核經費審批手續，審核經費來源，審核經費開支范圍和開支標準，審核原始憑證，并編制記賬憑證。而作為服務對象，包括有些審批人，對財務報銷的規章制度、經費的開支范圍知之甚少，甚至對于橫向科研經費，不少老師存在錯誤思想，認為經費是老師辛苦勞動所得，是自己的錢，可以自由支配，可以用于個人消費列支。正是由于這種信息不對稱，造成報賬人經常由于報銷票據不合規、手續不全而多次往返，經常引發矛盾，嚴重影響報銷效率。

(三)報銷時間過于集中

圖1-1 2013年某高校各月會計憑證制單量比較折線圖

圖1-2 2014年某高校各月會計憑證制單量比較折線圖

圖1-1、圖1-2是筆者所在高校2013年、2014年各月份會計制單數量折線圖。從特殊到一般，基本所有高校都存在各月份報銷量嚴重分布不均的情況，基本體現在年末報銷量激增，加之，高校財務年末的決算工作和年初預算工作，財務人員通常處于高強度、超負荷的連續加班狀態。出現這種情況，筆者分析，主要原因有三：1.年末是本年度發票報銷截止時間；2.年末科研項目結題集中；3.部分項目預算執行進度未達標。

(四)財務系統設置不夠完善，預算控制不夠細化，造成大量調賬。

高校財務各類經費開支范圍和標準都不相同，由于財務系統設置的不完善，使得預算控制出現偏差，造成部分會計科目的預算執行超標，或不符合相關支出要求，造成后續大量的調賬工作。

二、財務服務管理方式的改進

(一)改進網絡報銷模式，實現遠程操作和無紙化網上審批。

圖2-1 某高校網絡報銷業務流程

目前，部分高校已經開始應用網絡報銷，以筆者所在學校為例，其流程如圖2-1所示。網絡報銷具有幾點優勢：一是有效減少面對面報銷數量，減輕前臺報賬壓力。二是報銷人在報銷過程中完成網上錄入，需要對票據內容進行分類，并對各類支出的金額進行計算，同時完成對公或對私轉賬內容的填寫。雖然由于報銷人財務知識的局限，網絡錄入的內容不一定正確，但其完成了報銷過程中原本由財務人員完成的部分工作，財務人員只需要進行審核修改，大大減少了財務人員的工作量，極大的提高了工作效率。三是對于報銷人，網絡報銷開辟了新的報銷渠道，減少了排隊等待的時間成本，有效緩解報銷高峰期報賬難的狀況。

圖2-1所示的網絡報銷方式在筆者所在學校運行一年多來，網絡報銷占比迅速提高，已達到報銷總量的60%左右。在此基礎上，根據網絡投遞報銷的運行效果以及出現的一些問題，筆者提出網絡報銷方式的改進流程。如圖2-2所示。

圖2-2 財務網絡報銷業務流程改進方案

改進方案優勢：一是引入了經費負責人網上審批功能，不但可以減少報銷人找經費負責人面對面審批的環節，也使經費負責人可以根據自己的時間安排完成財務報銷審核審批工作，而避免每天不定時被各類報銷審批占用大量的時間。二是網絡報銷單根據流轉號直接分配至具體的財務人員手里，并由該財務人員負責到底，根據票據影像進行審核，并修改系統自動生成的記賬憑證，然后對報銷人發出通知，由報銷人將真實票據送至財務人員，并由財務人員核對，與網上報銷影像一致，則打印記賬憑證。這種方式減少了原模式下集中接單預審再分配的環節，有效緩解了由此造成的排隊現象。同時，由于系統自動分配至具體財務人員，并由具體財務人員負責到底，避免了集中接單手工分配造成的票據丟失和無法追蹤。

(二)改進支付方式，全面推行無現金支付。

無現金支付方式既可作為網絡報銷的重要環節，也可應用在面對面財務報銷上；既可完成對個人賬戶的轉賬，也可以完成對公匯款。無現金支付方式大大減輕了高校財務報銷的現金窗口壓力，也為網絡報銷方式的實現提供了必要的技術支持。提高財務報銷效率，全面推行無現金支付是必然之舉，但結合無現金報賬出現的問題，筆者認為在無現金支付的環節應增加必要的控制功能，如大額資金和批量支付的審批簽署功能，以確保無現金支付的準確性。

(三)完善財務預算制度，發揮預算的控制監督作用。

預算系統是會計信息管理系統的一個核心部分，不同種類的項目由于經費來源不同，造成經費的開支范圍和開支標準都不一定相同，財務預算系統根據這些要求，通過細化各項目下各科目的預算指標，并對財務報銷系統進行嚴格的預算控制和監督，將有效避免部分預算執行超標或不符合支出要求，而造成后續繁瑣的調賬工作。

(四)建立財務與服務對象的信息溝通及合作平臺

在高校財務信息系統里增設財務法規庫模塊、業務流程知道模塊、項目查詢模塊、財務問題咨詢模塊等。在各學院和各行政部門設立專兼職的財務秘書，并定期培訓。通過財務秘書集中辦理各部門的財務業務。財務部門下設專業的科研服務機構，利用財務專業知識，與科研管理部門一同參與科研項目管理全過程中，對項目的申請、預算編制、中期管理、結題工作提供財務專業指導。這種方式，可提升財務的服務職能，同時，彌補科研專業人員財務知識的不足，提高科研管理水平和效率，更好促進高校科研事業的良性發展。

三、結束語

通過完成上述財務服務管理方式的改進，筆者相信高校財務報賬難的問題會得到根本解決，高校財務服務管理水平會得到很大提升，更好地為高校各項事業發展服務。

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