文件和表格的存儲管理

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在企事業單位的日常管理和業務工作中，會產生大量的數據表格，這些表格的形式雜亂，內容多變，牽涉到業務、管理、黨務等方面。表格的制作者一般將其存儲在PC或者筆記本的本地硬盤或者移動硬盤/U盤上，以備將來查詢或者重復使用。從筆者多年的經歷來看，這種存儲管理方式存在以下問題：

1、不易查找。很多人把數據表格存儲在硬盤或移動硬盤上，時間長了就會忘記存儲的名稱和位置，再次使用時不易找到，要反復查找，有時找到了卻不是最新版本。

2、容易丟失。在PC的硬盤出現故障或者重裝操作系統時丟失，完整性難以保證。下次使用時又要費時費力的重新制作。

3、共享和保持數據的一致性困難。例如：人事部門的員工信息表，除了人事部門的工資考勤使用外，后勤部門分發勞保用品，IT部門在辦公自動化系統中調整人員歸屬部門和角色，大型檢查項目抽調人員時都要使用。其它部門使用時要找人事部門負責此事的人拷貝，如果該人出差或請假，拷貝不到就要自己另想辦法得到有關數據，費時費力還會出錯。特別是員工的部門調整后，往往不通知其他部門，其它部門在使用時往往會使用過時的人事表格。

鑒于上述的幾個問題，如何對企事業單位日常工作中產生的數據表格進行有效的存儲管理，已成為IT部門要考慮的一個問題。

文件和數據表格的特征

企事業單位日常工作中產生的數據表格，其文件類型很多，以本人所在單位來看，主要有Execl文件、Word文件、WPS文件、PDF文件、圖片文件、Cell文件（華表）和GD文件（書生瀏覽器）等。這些數據表格的有下面幾個特征：

1、數據量小。每個數據表格一般數據量都不大，也就是幾十行，上百行的很少。

2、文件類型繁多。市面上能見到的表格軟件產生的格式基本都能見到。

3、格式繁雜。由于表格形式不定，作者喜好不一，表達形式隨心所欲，格式變化多端。

4、來源不定。來源可能是上級部門、政府有關部門、下級機構及監管對象等。

文件和數據表格存儲管理的需求

對日常工作中產生的數據表格進行存儲管理，其目的就是要解決以個人形式進行存儲管理存在的三個問題。達到四個方面目標：

1、檢索方便，瀏覽快捷。

2、更新備份恢復方便，保護數據表格免受災難侵害。

3、便于共享和重復使用，把部門產生的數據表格進行共享，表格數據由該部門更新，數據更新在原來的基礎上進行，其它部門授權使用。

4、能夠快速的按照主題進行歸類檢索。日常工作產生的一個文件或者數據表格，可能屬于好幾個主題。例如某一份監管報告中的報表，既屬于個人的工作業績，也屬于部門的考核內容，還可能屬于單位的文明臺帳。文件表格存儲管理應能夠快捷地完成這類工作，避免重復存儲和缺失。

通過實現這幾個目標，維持數據表格的可用性、完整性和一致性

數據表格的存儲管理途徑

對于數據表格的管理，人們最常先到的就是用數據庫系統來管理其中的數據，數據表格和關系數據庫的表相比，存在兩方面的差異：

1、關系數據庫使用嚴格定義的行和列構成。而在電子表格中，可以在任何地方填入任何數據。

2、在關系數據庫中，列標題并不存儲在關系數據庫的數據單元格中。列標題(屬性名)由數據庫管理并顯示，但它不是數據的一部分。在電子表格中，列標題占據著一個單元格。

這兩點差異和前述的四個特征決定了這些表格中的元數據不適合用關系數據庫的表來存儲管理。由此我們退而求其次，把每一個表格整體作為一個“元”數據來管理。

針對數據表格存儲管理的需求，我們對數據表格存儲管理經通過三個途經來實現：

第一個途徑是基于文件服務器/FTP服務器的數據表格存儲管理。配置一臺硬盤容量比較大的服務器，使用多個硬盤組成Raid1或者Raid5磁盤陣列，在硬盤上設置共享文件夾，然后為每個員工建立一個賬號授予不同的權限進行管理數據表格管理，共享通過用戶組進行；備份時管理員用壓縮軟件生成一個壓縮文件就可以解決，快捷方便；恢復時解壓縮就行。

這種方式的優點許下：

1、完全基于網絡，覆蓋范圍廣，操作更加靈活，能讓更多的人知曉和獲益。

2、完善的用戶權限管理，能指定每個登錄的用戶能看到什么、做什么事情，如某個用戶只能查看和下載一個目錄，但是其他用戶不僅可以查看、下載，還可以刪除、新建等。

3、數據傳輸可以通過SSL、SSH2進行安全性加密，保證數據不被非法截取,安全性高。

4、使用TCP/IP協議，保證數據的準確到達。

5、傳輸速度快。當文件大于1M的時候，FTP的傳輸速率比HTTP更快，文件越大，速度越快。

因這種方式每個員工都有服務器賬號，權限管理復雜，管理人員的工作量較大。適于人數較少，文件數據表格較少且不牽涉到保密的情況。

圖1 NDisk 網絡硬盤系統（來自NDisk文檔）

第二個途徑是基于網絡硬盤系統的數據表格存儲管理。安裝一臺web服務器和B/S模式網絡硬盤系統，網絡硬盤系統一般具有共享目錄、共享文件、公共群組、用戶群組、本地盤符操作等功能。一些基于NetBT協議的網絡硬盤系統如NDisk等，使用客戶端方式時用戶完全可以用操作本地硬盤的方式來操作網絡硬盤，無需執行單獨的上傳、下載，只用粘貼、復制操作即可，如圖1。

上述兩種基于文件/文件夾的管理方式，本質還是針對用戶個人的管理，對于一個文件中的若干數據表格附件，或者一組表格管理不方便，不能作為一個整體進行管理，查找時要一個一個的查找，找到時要下載后才能瀏覽內容，不能實時瀏覽內容。但是對遠程用戶/移動用戶比較方便。

第三個途徑是開發專用的文件和數據表格存儲管理系統。我們在前面提到，可以把每一個文件和數據表格作為一個整體的“元”數據來管理。現在數據庫系統性能的提高，存儲設備容量的快速增加及網絡帶寬的增大，使得這種管理方式的實現成為可能。幾乎所有的數據庫系統都提供了長二進制字段類型，我們可以把整個數據表格/文件作為一個“元”數據存儲在數據庫中，在存儲時加上標題、關鍵字及類型，便于檢索。對于表格內容的瀏覽，可以把內容導出為臨時文件保存在本地硬盤，用對應的工具進行瀏覽編輯，也可以用對應于文件和數據表格內容的控件，把表格內容直接通過流文件定向到同一界面的控件中顯示。例如：Cell表格就有對應的CELL.OCX控件用于便編輯瀏覽，Office數據表格和文件可以使用OLEContainer控件來顯示，圖片形式的表格可以通過Image控件來顯示，RTL文件可以用RichEDit控件來顯示。通過使用這些控件可以使文件表格在統一的界面中進行瀏覽編輯，對于修改后的文件和數據表格，單擊界面上的“保存”按鈕就可以直接保存到數據庫中，使用方便。

圖2 工程資料管理系統

圖3 辦公文檔綜合管理系統截圖

基于這種思路，筆者們開發了兩個專用的文件和數據表格管理系統：

1、工程資料管理系統。

工程資料管理系統自身不定義數據庫，可以使用Access、SQL server、DB2及Oracle數據庫，數據庫結構自己定義，在該系統中只要指定數據庫名、用戶名、密碼連接數據庫以后，自行選定數據表，指定存儲表格的字段和參數字段，就可以進行表格的增減、修改、打印和檢索。運行截圖為圖2，表格類型為CELL表格。

工程資料管理系統這種開放式的設計，數據庫系統的數據獨立性得到了充分發揮，但是對于一個文件帶有幾個表格附件這種方式不能很好地處理，將在下一版本中完善。

2、辦公文檔表格綜合管理系統。用于行政事業單位日常工作中產生的文件和數據表表格存儲管理，采用SQL Server數據庫系統和C++ builder開發。圖3是一個較早的版本運行截圖。

這種文件和數據表格管理方式實現難度較大，需要技術人員對軟件開發技術了解得比較全面或由專業公司開發，在使用中的問題要及時維護，適用于技術力量較強、軟硬件基礎設施較完善的單位。