淺析現代檔案管理

文/桂林市婦女兒童醫院院辦　張焱

淺析現代檔案管理

文/桂林市婦女兒童醫院院辦張焱

【摘要】在當今計算機、網絡普及的信息時代，檔案管理信息化管理、傳遞已經勢在必行，本文就電子文件檔案管理的優缺點展開闡述，并提出幾點建議，為電子文件檔案管理提供一些理論依據。

【關鍵詞】電子文件檔案管理；特點；建議

檔案管理是現代管理的重要組成部分，也是人才資源開發的有效渠道，所以現代檔案管理要緊跟時代步伐，不斷適應信息化社會發展的需要。

當前，利用計算機、網絡對文件信息進行管理、傳遞已經勢在必行，檔案管理信息化也是現代檔案管理工作的必然發展趨勢。辦公現代化技術實現了辦公的自動化、無紙化文件的起草、審閱、收發和歸檔工作，電子文件檔案一方面沖擊了傳統檔案，另一方面也是對傳統檔案的互補，所以對檔案管理工作提出了新的要求。

一、電子文件檔案管理的特點

(一）電子檔案的優點。1.共享性。傳統檔案絕大多數都是單獨一份，或在有限范圍內進行復制，造成數量上的限制，同時，這些檔案大都存放在統一的場所，在規定的時間內被利用，這樣一方面限制了地點、人員、時間，另一方面對提高了檔案存放保管的風險，給檔案管理帶來巨大壓力。電子文件可以實現同一文件被多個用戶在不同區域同時瀏覽，并方便復制保存。2.可操作性。傳統的紙質檔案內容是相對固定的，不能由用戶進行增、刪、改，電子檔案改變了傳統檔案不變修改的問題，甚至可以對文件的內容、格式進行改動，從而滿足用戶篩選、統計、歸總等工作需求。3.環保性。隨著計算機和互聯網的廣泛運用，電子檔案的成本比傳統紙質檔案更加環保、更加經濟。電子檔案在管理上也更加容易，不需要大量的存放空間，不需要檔案管理人員進行裝訂、搬運、整理。同時，利用網絡傳輸檔案也更加快捷、經濟。

（二）電子檔案的缺點。1.不安全性。當前，無論在政府機關、企業、軍隊無一不在強調網絡安全，電子檔案的不安全性就是它的致命缺點。不法分子可以通過網絡對電子檔案進行竊取、篡改、甚至是銷毀，將會給檔案管理工作帶來巨大的損失和被動。2.不穩定性。電子檔案和傳統檔案的存儲方式不同，大都存儲在硬盤、光盤或U盤中。一方面，存儲的集中度很高，一張光盤、一塊硬盤里面可以存儲大量的檔案，一旦丟失或受到外界溫度、濕度和強磁環境的影響，很容易造成電子檔案的損壞和丟失；另一方面，電子檔案相對傳統紙質檔案更容易修改，并且利用一定的技術手段可以掩蓋、銷毀修改記錄，使人們對電子檔案的原始性失去應有的信任。3.依賴性。電子檔案的閱讀、瀏覽必須借助一定的設備才能進行，有些甚至需要網絡環境的支持，對設備有較強的依賴性，而紙質檔案無需借助任何設備，相對而言較為方便。

二、當前制約現代檔案管理的主要因素

（一）思想觀念的落后。大多數人還是習慣于傳統的檔案管理模式，對新鮮事物和管理防法有抵觸情緒，大都不愿學、不想學。

（二）配套設施不完善。目前，大多數單位處于電子檔案和傳統檔案相互依存、互補的管理模式，但電子檔案的配套設施建設相對落后，硬件跟不上，使得電子檔案管理不夠安全高效。

（三）缺少統一的標準和規范。電子檔案管理每個單位有每個單位的規范，甚至一個管理員做的工作其他管理員都看不懂，缺少統一的規范和標準，不利于信息資源的有效利用、互通和整合。

（四）人員不足。電子檔案的初始化是一項長期、大量的工作，需要一定數量有基礎的技術人員完成。

三、現代檔案管理的幾點建議

（一）領導重視是關鍵。領導是否重視，是一項工作成功與否的重要條件，在領導重視的情況下，還要在經濟上給予一定的支持。當前，有些領導對檔案管理工作不夠重視，把工作重心放在創造效益上，忽略了檔案管理這項基礎性工作。

（二）轉變傳統觀念。利用信息化高速發展的有利時機，轉變思想觀念，樹立現代化檔案管理意識，從封閉中走出來，融入信息社會大流中去。同時，確立檔案管理人員的主動服務意識，產生自覺服務行動。

（三）引入現代化管理模式。由于信息技術發展較快，傳統的管理模式已經不能滿足信息的傳遞、共享，必須要利用信息技術來實現。電子檔案和網絡檔案管理勢必將取代傳統的檔案和檔案管理模式，也是將來檔案管理的發展方向。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設。人員素質在檔案管理工作中起著至關重要的作用。當前檔案管理人員需要計算機、數據庫和檔案管理的綜合性人才，但現實中往往懂計算機數據庫的不懂檔案管理，懂檔案管理的在計算機方面又有所欠缺。為此，一方面要建立良好的人才培訓交流機制，讓兩類人員相互學習交流，取長補短，擴寬知識面；另一方面，要建立獎懲和用人機制，廣泛調動檔案管理人員的積極性，最大限度的發揮其潛能。

四、結語

隨著信息化建設的推進，辦公的自動化、無紙化推動著檔案管理電子化的發展。在新的形勢和技術面前，在其帶來的環保、共享的優勢的同時也同樣伴隨著安全性、穩定性的隱患，只有通過不斷的加強人才隊伍建設，轉變觀念不斷的探索與實踐，從而實現檔案管理的進一步發展。

參考文獻：

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