以教務管理系統平臺為基礎做好高職院校學籍管理工作

汪恩萍 生力軍

摘要：高職院校基礎數據的重要來源是學籍管理資料，這就要求學籍數據必須及時、準確。教務管理系統對規范和監督學籍管理工作起到了重要的作用，是學籍管理工作的主要手段，也是輔助高職院校完成日常教務數據管理的信息系統。本文以教務管理系統下高職院校的學籍管理工作的必要性和存在的問題，提出了解決的方法，并以教務管理系統平臺為基礎提出建立動態電子學籍檔案。

關鍵詞：學籍管理工作;教務管理系統平臺;電子學籍檔案

中圖分類號：G717 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1674-9324（2015）47-0023-03

一、學籍管理工作的內容

學籍管理工作是一項細而雜的工作，需要教學管理人員極其認真，學籍管理是學校維持正常教學秩序，形成良好校風、學風和教風的重要保障，對促進學校教學質量的提高發揮著極為重要的作用。學籍管理工作主要包括新生到校資格審查、學生報名后學籍電子注冊、學籍異動、學年電子注冊及校對、課程考試和成績管理、學生信息異動、畢業資格審核、畢業生圖像信息采集、學歷電子注冊等。對于已經達到學籍管理工作要求的學生，準予畢業;反之，沒有達到學籍管理要求的學生，對其進行留級、退學或不授予畢業證書等處理。

二、教務系統管理平臺下的學籍管理工作的內容

熟悉學籍管理工作的內容后，再利用教務系統管理平臺來規劃設計適合自己的學籍管理工作平臺。

1.教務管理系統平臺是輔助高職教務處完成日常工作的數據庫管理和信息系統，主要包括學籍管理、成績管理、教務維護三個模塊。這三個模塊的設計大大減少了教務工作人員繁重的教務工作壓力，減少了因人為因素出錯的情況，提高了教務工作效率和質量，并使大量數據信息得到充分利用和長期保存，還提供了快速檢索、打印的功能，以及學生考試成績的統計分析，為學校教學和骨干校建設提供了大量的數據支持和客觀保證。

2.對教務管理系統中學籍管理模塊功能的分析，可以更好的促進學籍管理工作。學籍管理是整個教務管理系統中的核心和基礎。電子學籍文件的每一項工作都涉及學生。如，有學籍在校生管理就包括學生入學注冊、學籍異動、學生分班、學號編排、考試信息等，因此設計學籍管理模塊是教務管理系統中的首要任務和重要的組成部分，可以更好的管理學生在校的所有檔案數據，重點完成學生的學籍管理及統計工作。學籍管理數據包括學生綜合情況、成績、畢業審批、查詢分析等（如圖1），還可以更新、替換、升級教務系統中的學籍管理模塊和數據，學籍管理系統模塊的使用權限在學籍科和各學院教務科、學生科。

三、在教務系統管理平臺下管理學籍工作的必要性

隨著高職院校招生規模的擴大，各學校學生基數增加，很多高職院校在校生已達2萬人左右，就業壓力也隨著變大。職業教育要求培養職業技能人才是社會需要的高素質，全面發展的復合型人才，為了完成就業率，為了適應教育教學改革，堅持多元化辦學模式，這樣帶來的就是課程更新快，考試方式、成績設置靈活，學籍管理工作也需要靈活多變，學籍管理工作有了壓力，傳統的學籍管理方法就很難適應現代的職業教育，學籍管理過程及結果的正確性、公正性、合理性、實效性很難保證，因此很多高職學院都需要利用教務管理系統平臺來管理學籍工作。

1.學生從進入學校到畢業，會產生很多真實的、有價值的學籍文件，統計數據量相當大，要把這些材料管理的有條有序有很大的難度。學生各類的學籍文件是分層管理的，部門多，人員復雜，查詢學生學籍材料是手工的單一的文件，文件無法共享，文件存在不真實或造成有些數據丟失，影響了工作效率和質量。采用紙質文件和電子文件并存，雙重保險，也解決了高職院校學籍管理工作人員頻繁變動交接中存在的問題。教務系統平臺是改善當前學籍管理工作的最好管理方式，使學籍管理文件系統化，提高了效率，節約了成本。

2.高職學院為了適應社會發展，滿足企業用人要求，學院的人才培養方案經常變動，課程的設置、課程的改革、考試的改革、教材的調整等，這些靈活多樣以學生為本的辦學模式，使教師和學生都感到方便了。最后把這些問題都交給教務和學籍管理部門，會使學籍管理壓力大，如：出現了學分替換成績問題、專業課程名稱不符、專業選修課程調整、公共選修未選或用其他課程代替等，結果是學籍異動頻繁、成績修改補錄頻繁、班級名稱和人數隨意變化，這樣用傳統的學籍管理工作模式很難實施。

3.教務管理系統中的學籍管理模塊實現了數據集中管理，數據共享，保障了數據的一致性。學籍管理模塊生成的數字文件不同于紙質檔案，載體形式靈活多樣化，在教務管理系統中搜索學生學籍的相關信息，很快就會得到相關的資料，可以輕松實現查找、檢索、組合、保存、打印等功能。

四、教務管理系統下的學籍管理工作存在的問題和解決辦法

學籍文件是高職學生在校學習期間的一個系統真實記錄，和工廠里生產的產品一樣，離不開工人和技術管理人員的辛勤付出，而學院里記錄這些真實信息的就是辛勤勞動的教師和管理人員。學生在校的整個過程就形成了學籍檔案、成績檔案、畢業鑒定檔案等，是高職學籍文件管理工作中的重要組成部分，是提高教學的質量依據。教務管理系統里的學籍管理模塊包括學籍異動、成績管理、畢業審核等，這給高職學生的學籍管理工作帶來了方便，但也提出了新的挑戰，是繼續采用手動、紙質學籍管理工作模式還是利用錄入、電子管理模式呢？下面就以學籍管理工作中的學生學籍卡片和學生成績為例來談一談。

學籍卡片和成績單是學籍管理面臨的主要電子學籍管理工作，學籍卡片是學生到學校后由學生本人在教務系統平臺上填寫的個人身份信息登記，包括姓名、性別、身份證號、通信地址、政治面貌、家庭成員、畢業中學等個人基本信息資料，還有操行評語、學籍變動等內容，成績單是學生在校課程學習、校外企業實習情況的真實記錄，是學生學習的全過程，學生能否按時畢業，學生成績是否合格是很重要的衡量指標。以上的兩種文件將相伴學生一生，是聯系學校、用人單位、學生之間的橋梁，是反映學生最原始、最基礎、最真實的在校記錄。

1.平時在教務管理系統平臺中學籍管理工作中遇到的問題。（1）在系統中填寫學籍卡片時學生填寫不認真，不及時，通知不到位;（2）在系統中打印紙質學籍卡片和成績單工作量大，設備缺乏;（3）成績錄入時教師不認真，課程成績不提交，出現“判分不準”、“錄入不細”、“把關不嚴”等問題;（4）畢業成績審核時數據量大，難度大，并且畢業審核中發現學生成績錯誤、漏登、課程比例不對、課程未選、教學計劃錄入時學分錯誤等。

2.為解決學籍管理工作中存在的問題，結合目前教務管理系統平臺，適應現代的學籍管理工作模式，改進適合自己的學籍管理系統模塊。

（1）按照培養需求，建立和完善教務管理系統為基礎的學籍管理工作制度，保證學籍管理工作正常運行。不斷完善教務管理系統平臺，嚴把學生入學基本信息數據關口，提高學籍管理前提工作的準確性，從而規范學籍文件管理工作。結合學校實際制定《學生學業成績管理細則》、《學生成績補錄規定》、《學分轉換與認定細則》、《學生學籍異動情況匯部表》、《學生學籍管理規定》、《電子學籍卡片填寫制度》、《關于學生畢業證書辦理規定》等各項制度，使學籍管理工作更加制度化、規范化。

（2）在教務平臺上做好學籍管理工作，必須加強與各學院、各職能部門之間的協調與溝通。由于學生從新生入學到畢業，在校期間要由多個部門來管理，因此學籍管理工作是處于各個部門的匯合處，只能理順、理清各個部門的責任。針對學籍卡片和成績錄入的不及時、不準確，把學籍卡片填寫情況和學生成績錄入情況納入常規教學檢查中，讓各個職能部門和學院高度重視學籍管理工作。教務系統中學籍管理模塊可考慮學籍電子數據共享功能，做到各學院、各職能部門數據統一，只有這樣才能保證學籍工作處于良性循環狀態。

（3）通過教學管理系統、校園網、校報等多種途徑宣傳學籍管理工作。鼓勵學生參與學籍管理工作，高職院校及各二級學院一定要通過各種途徑向學生宣傳學籍管理的相關政策和制度，盡快讓學生熟悉學校的各類學籍管理制度，讓學生知道自己的學籍狀態，讓學生入學就能明確學籍管理的重要性，定期為學生講解有關學籍的管理制度。學籍管理工作幾乎沒有容錯空間，在教務系統管理平臺下的學籍管理工作更加透明，定性更加準確，必須要有嚴謹、明晰的操作程序作為保證。如：補考后經過各學院甄別，學生不及格門次大于等于5門予以留級，大于等于8門予以退學。補考、畢業前清考必須在教務管理系統上確認，經過學生本人確認后才能考試，這樣可以讓學生了解自己的不及格成績，減少了補考、清考工作的盲目性，解決了過去無法統計補考和清考參加考試人數的問題。最后，畢業資格審核環節，學生課程成績和學分必須全部合格才能通過畢業審核。通過教務系統管理平臺，開通學籍查詢、成績查詢，方便學生了解自己的學籍狀態和成績。

（4）注重人員和管理設施的配備。學籍管理工作是一項長期、細致的工作，高職院校學籍管理人員應穩定、專職，并能運用教務系統管理平臺做好學籍管理工作。學院應增加資金投入，配備管理設施，如打印機、電腦、光盤和移動存貯設備等，能解決電子信息數據導入、導出或打印成冊，并將紙質數據和電子數據永久儲存。

3.以教務管理系統平臺為基礎建立及管理動態的電子學籍檔案。電子數據是高職院校學籍檔案發展的必須趨勢，應加快高職院校檔案部門的電子信息管理建設，應重新建立完善歸檔管理程序和方法，有針對性的開展研究工作。目前學籍管理工作的學籍數據除了傳統紙質與電子數據文獻以外，還包括教務管理系統中的龐大電子數據。電子學籍文件與傳統的檔案文件相比發生了變化，載體的形式也靈活、多樣化了，儲存信息的載體不僅僅是紙質載體，同時光盤、移動硬盤、U盤，大量的電子數據資源的保存，給傳統的管理模式帶來了沖擊，如何保存這些寶貴的電子數據檔案，如何進一步完善和促進教務管理系統中的電子資源數據的更新和發展，這也是目前學籍管理部門和檔案管理部門共同研究的課題。

（1）電子學籍檔案的內容。學生入學基本情況的新生入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊、在校生名冊、學生學籍變更材料（升級、留級、休學、轉學、復學、退學等），這些信息都應錄入電子學籍檔案，這也是學籍管理信息系統模塊的組成部分，是電子注冊工作的依據。

（2）電子學籍檔案的作用。①可查詢在校生成績及基本信息情況。為學校領導和教師提供學生成績及基本信息的統計數據。②在校生和畢業生的成績查詢。③對學籍異動及學生情況的查詢。通過學籍管理工作的維護，保證學生在校期間檔案信息的準確、完整。教務管理系統中電子學籍檔案與學籍學歷信息平臺數據可鏈接共享，兼容后的數據可以網絡查詢和修改，強化了數據的準確性。學生畢業后可將每個學生的電子學籍檔案輸出轉交給檔案管理部門保管。這些數據給學校教學檢查、骨干校建設提供了價值參考。

（3）動態電子學籍檔案的建立。根據電子學籍檔案的內容和作用，以教務管理系統平臺的數據結構為基礎，設計學生動態學籍檔案信息數據庫的基本結構，建立學生電子學籍檔案數據庫。學生基本信息庫的主要內容包括學號、高考考號、姓名、身份證號、性別、相片、政治面貌、身體狀況、學院、班級、專業、家庭地址、家庭成員情況、主要學習經歷、聯系方式、學籍異動情況等，可通過以下步驟完成學生基本信息庫的建立。①為了減少學籍管理人員的工作量，可以直接利用招生錄取庫獲取考生的電子信息，這樣就免去了對考生檔案的錄入工作。②入學后組織學生在教務管理系統上的學籍信息平臺上填寫本人的學籍卡片信息，確認無誤后再提交，而后將電子學籍卡片輸出建立紙質文本學籍冊。③采集學生電子相片，可利用學籍學歷信息管理平臺的高考錄取庫中的圖像信息，錄取庫中的圖像信息是以高考考號命名的，將高考考號統一替換成學號，再把學生電子相片導入到教務管理系統中即可。同時，收集高考錄取庫中無圖像信息的同學照片，采集電子相片并以學號命名，這樣就使學生入學初的電子檔案更加完整了。④學生在校期間的學籍、成績管理。運用教務系統管理中的學籍管理模塊及時處理學籍異動，同時會自動更新學籍異動學生的電子學籍檔案，學生成績管理與學籍卡片系統兼容，使學生在校期間成績與電子學籍檔案相連接。⑤學生通過畢業審核后，經有關責任人確認無誤后，將學生的電子學籍檔案輸出形成原始文本檔案與電子檔案數據一同交給學校的檔案管理部門。

4.確保電子學籍檔案數據的安全性。學籍檔案電子化必須考慮安全問題，可以在教務管理系統平臺中的學籍管理模塊中設置學籍管理人員、教師和學生的權限，采取分級分配管理權限的方式進行電子文件數據管理。權限可以分為高級管理員、一般管理員、普通教師和學生用戶。如各學院教務科、學生科也分配相應的信息權限，有專人負責管理，可查看自己工作職能以內的信息，并負責管理各二級學院數據共享和安全;學生的權限是只能查看自己的學籍信息和成績信息，他們均沒有數據修改的權限，只有系統技術員和教務處高級管理人員才有權限修改數據，需要修改數據時，必須提交書面報告，經領導審核后才能修改。

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