如何做好檔案的管理工作

叢麗敏

黑龍江省大慶市薩爾圖區(qū)編委辦 黑龍江大慶 163000

如何做好檔案的管理工作

叢麗敏

黑龍江省大慶市薩爾圖區(qū)編委辦 黑龍江大慶 163000

檔案是企業(yè)、事業(yè)單位、高校或者其它單位進行日常管理的重要依據(jù)，對檔案進行科學的管理可以有效地提高單位日常管理的效率。然而，如何做好檔案管理工作已經(jīng)成為一個備受關(guān)注的話題。本研究主要綜述了檔案管理及其意義、如何做好檔案的管理工作等內(nèi)容。目的在于給企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理提供一定的新思路。

檔案管理；管理制度；工作效率

在我國加快改革開放以后，我國國民經(jīng)濟和綜合國力得到了快速發(fā)展，每個行業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。其中檔案管理發(fā)展尤為迅速，但同時也暴露出了一些問題，事業(yè)單位人事檔案的管理問題表現(xiàn)更為突出。檔案在企業(yè)、事業(yè)單位以及其它單位中具有重要的作用，所以企業(yè)、事業(yè)單位比較重視檔案的管理工作。在檔案管理過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，只有逐漸地解決好這些問題，才能提高企業(yè)或事業(yè)單位的工作效率。

1.檔案管理及其意義

檔案是一種重要的信息，每個組織或個人都擁有各種各樣的檔案。檔案是一種直接形成的歷史記錄，它具有歷史再現(xiàn)性；檔案主要由一些官方機構(gòu)形成的，而且檔案來源于文件。隨著社會的快速發(fā)展，檔案管理就顯得越來越重要，這對數(shù)據(jù)管理技術(shù)也提出了較高的要求。而我國數(shù)據(jù)管理技術(shù)的發(fā)展主要經(jīng)歷了三個階段，即人工管理階段、文件系統(tǒng)階段、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)階段。在人工管理階段，人們主要是運用常規(guī)的手段從事記錄、整理、儲存數(shù)據(jù)；在文件系統(tǒng)階段，人們可以根據(jù)文件名進行訪問，對文件中的數(shù)據(jù)進行處理，這一時期的數(shù)據(jù)可以長時間的儲存；在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)階段，傳統(tǒng)的文件系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的缺陷得到了克服。

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)出現(xiàn)了各種各樣的問題，特別是各種檔案信息的管理存在很多困難，主要的問題在于如何改變傳統(tǒng)的信息管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的信息檔案管理的需要。人事單位和各個企業(yè)的數(shù)據(jù)管理是一個非常龐大、復雜的工作，每個行業(yè)中的數(shù)據(jù)和檔案管理都存在著重大的意義。

2.做好檔案管理工作的有效措施

2.1 健全檔案管理制度

任何工作都需要建立一定的保障機制，同樣在檔案管理中也要建立健全的檔案管理制度。檔案管理工作是一項很瑣碎的事，這就更加需要各企事業(yè)單位加強檔案管理工作制度的建設(shè)，在完善制度的過程中，結(jié)合檔案管理工作的實際情況和社會進步的需求，不斷修訂已有的制度，從而適應(yīng)新的工作的需要。同時要完善檔案案卷整理工作細則，使得檔案的管理工作全面、完整、規(guī)范。所以說健全的檔案管理制度是該項工作順利開展并取得良好效果的重要保障。

2.2 加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

在我國，企事業(yè)單位的檔案管理是一個非常重要和關(guān)鍵的工作內(nèi)容，對管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的要求很高。在檔案管理人員選拔的時候要對管理人員進行全面地、綜合地考察，選擇責任心強、業(yè)務(wù)能力強的人員。另外，還要對選拔的新人進行專業(yè)的培訓，在培訓過程中要注重培養(yǎng)他們忠于職守、嚴守機密、正確的價值觀。同時，檔案管理工作人員應(yīng)該及時參加培訓，了解最新的檔案管理方法，有效提升檔案管理水平。總之，加強檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要前提。

2.3 加強檔案信息資源整合力度

檔案資源建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源共享的必要條件，同時也是促使檔案工作發(fā)揮自身優(yōu)勢的關(guān)鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬于那種可以直觀反映社會生活和個體發(fā)展情況的。因此，對于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過程中應(yīng)該做到統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎(chǔ)性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合以及數(shù)據(jù)資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會提供一個資源共享、行業(yè)協(xié)作以及提升原有資源價值，同時還可以提高檔案信息管理的效率[2]。

2.4 增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施

檔案管理也離不開資金支持，因為在檔案管理過程中需要利用一些設(shè)備，因此各企事業(yè)單位需要加大對檔案管理的資金投入。另外，檔案管理需要進行信息化建設(shè)，而檔案管理信息化建設(shè)就需要依靠軟件和硬件設(shè)施來實現(xiàn)，這不僅需要企事業(yè)單位提供資金，還需要借助外部技術(shù)，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設(shè)中。與此同時，還需要不斷地開發(fā)、利用檔案管理智能軟件，為檔案管理提供最大的技術(shù)支持。

2.5 制定我國檔案信息化發(fā)展規(guī)劃

任何事務(wù)要想得到了快速地發(fā)展，就需要做好發(fā)展規(guī)劃。所以檔案管理也需要做好發(fā)展規(guī)劃，但目前我國還沒有制定一個完善的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，這對于檔案管理的發(fā)展是非常不利的。因此，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該盡早地做出一個合理的、科學的發(fā)展規(guī)劃。只有做出發(fā)展規(guī)劃，接下來的檔案管理及其信息化建設(shè)才能有章可循。制定發(fā)展規(guī)劃對于檔案管理來說是非常關(guān)鍵的，相關(guān)單位一定要深刻地認識這個問題，同時及早地做出行動，爭取盡早做出完善的檔案管理發(fā)展規(guī)劃。

2.6 加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

檔案在企事業(yè)單位的管理中發(fā)揮著極為重要的作用，要想提高各單位的管理效率就要不斷地提高檔案管理效率，而要想提高檔案管理效率就必須加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。在我國檔案管理人員的不斷努力下，檔案管理工作逐步走向標準化、高效化。另外，科技的快速發(fā)展也為檔案管理提供了有利的保障，比如電子計算機技術(shù)以及其它的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，特別是檢索工具的利用，更加提高了檔案管理效率。

加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也需要做好規(guī)劃，只有完善的規(guī)劃才能把握正確的方向，同時還需要有完善的制度作為保障，而且也需要依賴于一些有效的手段，其中包括科技手段。只有從各個方面去完善才能更好地促進檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

結(jié)語

總而言之，檔案對企業(yè)、事業(yè)單位的意義非常重大，而檔案管理工作就顯得尤為重要，但是檔案管理工作具有很大的復雜性，該項工作對管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，而且對檔案信息管理設(shè)備也提出了很高的要求。因此，要想做好檔案管理工作就必須從各個方面也完善，當然也包括檔案管理制度，只有這些條件都得到滿足，才能有高效率的檔案管理。

[1]莫若琦,楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展,2013(02):8-10.

[2]劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創(chuàng)新導報,2015(13).

[3]欒海霞,陶湘萍.淺議如何做好檔案管理工作[J].民營科技,2009(03).