利用VB輔助學習公文知識及定制個性化公文

袁藝嘉，張潤生，趙云華，余 慧，徐 凱，楊 馨，沈妍君

（云南電網有限責任公司物流服務中心, 云南 昆明 650051）

利用VB輔助學習公文知識及定制個性化公文

袁藝嘉，張潤生，趙云華，余 慧，徐 凱，楊 馨，沈妍君

（云南電網有限責任公司物流服務中心, 云南 昆明 650051）

公務文書在管理、辦公中占據重要地位，但目前公文寫作仍陷于低效率、不嚴謹、不規范的境況中，為解決此類問題，特制作了一款公文小秘書軟件，一方面輔助用戶學習公文知識，一方面依據用戶的個性化需求定制規范的word公文。

公務文書；寫作；行政機關管理

0　引言

公務文書作為行政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，在日常辦公中應用廣泛，具有全國統一的格式、種類、行文規則、辦理流程。雖然公文都遵循“符合政令、行文周嚴、格式規范、遵守規則、表述精當”的共同特性，但根據不同的內容與作用，公文又被分為了13個種類：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要，恰當選擇文種并正確行文顯得尤為重要卻又具有較大難度。

1　現狀分析

公文形式和格式的規范性極強，但寫作時常見以下狀況：1.員工在寫作公文前缺乏對公文行文要求的基本了解，導致文種選擇不當，版面雜亂無章；2.雖然員工熟悉相關公文制度，但效率低下，每次寫作需耗費大量的時間來調整公文格式。針對以上情況，特使用Visual Basic制作一款公文寫作輔助軟件，幫助用戶學習公文相關內容并正確、高效寫作常用公文，根據其全面周到的特點，將軟件命名為公文小秘書。

2　公文小秘書的設計

公文小秘書以了解公文基本常識、學習公文文件、高效定制公文3個內容作為分支，使用者不僅可以輕松點擊鼠標查看公文分類、特點、常見錯誤等信息，還可以根據寫作目的選擇適合的文種，按照提示輸入相應內容后直接生成格式規范的word公文，且當鼠標在特定位置停留時會顯示氣泡提示。

3　具體實施方式

該軟件所實現的內容需要使用到多種類型VB代碼，接下來將根據主要功能對代碼進行舉例說明。

3.1點擊不同選項在文本框中顯示對應文本

概念解釋：Click表示鼠標動作為單擊執行。Option代表單選選項按鈕，當Option1.Value=True時表示該選項被選中。Text代表文本框。

代碼示例：

實現功能：當第一個單選選項被選中，文本框中會顯示“公文一般分為四大類”。

3.2點擊按鈕打開已存在的word文件

概念解釋：Shell函數可根據路徑打開特定文件，包括word、exe、pdf、excel、txt文件等。

代碼示例：

實現功能：點擊按鈕后打開word文件《國家行政機關公文處理辦法》。

3.3新建word文件

概念解釋：Dim是對新設置變量的定義，新建Word文件需要先打開word應用再創建新文檔。

代碼示例：

實現功能：點擊按鈕打開一個空白的word文檔。

3.4輸出特定格式的文本到word

概念解釋：With后面增加某一個對象，則之后所有代碼屬性都針對該對象，直至出現End With，故使用with可以簡化代碼。

代碼示例：

實現功能：word輸出“XXX﹝2015﹞XX號”文字，且格式為仿宋、三號、文本居中、黑色。

3.5鼠標移到文本框上方時顯示氣泡提示

概念解釋：tooltiptext控件可以調用黃色文本浮窗，有些字符太長不方便輸入或者要增加提示時均可使用該語句。MouseMove表示鼠標移動到該位置時觸發。

實現功能：鼠標移動到文本框時顯示提示文字“請寫單位全稱”，移開鼠標后文字消失。

4　結束語

經過實際操作使用公文小秘書，用戶可以輕松學習公文相關知識，并根據指引定制符合個性化要求的規范公文。此軟件具有界面簡潔、操作便捷、提高效率、避免重復工作的特點，有效解決了常用公文寫作不嚴謹的問題。

[1] 岐艷芳.VB創建Word格式化文檔.蘭州工業高等專科學校學報[J]，2006,3,：16-19

H152.3

B

1004-1168（2015）06-0055-02

2015-11-05

袁藝嘉（1990-），女，云南昆明人，本科，助理工程師，主要從事人力資源管理工作。