高校本科教務管理信息化形勢下的院系教務秘書工作

孫文婷

摘要：高校院系本科教務秘書工作直接決定著院系教學活動的順利開展。本科教務工作信息化是高校管理和教育信息化的一個重要組成部分，它突破了傳統教務工作時間、空間的限制，可以在很大程度上提高教務工作的質量和效率，促進學校教學質量的提升。這也對院系教務秘書的工作方法和思路提出了新的要求。

關鍵詞：本科教務秘書；教務管理信息系統；高校服務工作

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）37-0007-02

一、關于高校院系本科教務秘書工作

本科教學工作是高校教學活動的重點，而教務管理工作又是高校教學工作的核心。院系本科教務秘書是大學教務處和學院之間進行教學和管理溝通的樞紐，是學院教學院長管理思想和理念的直接執行者，學院教務工作的具體實施者。學院教務人員的工作質量直接決定著學院的教務管理水平和學院教學活動的組織和實施。本科教學是一所大學教學工作的重中之重，院系的本科教學工作責任重、事務繁雜，并且直接與師生打交道，要勝任這一崗位，必須具備過硬的政治素養，及時把握國家的高等教育政策方針，了解學校教務規章制度，指導日常管理和服務工作；有較強的包容心、服務意識和奉獻精神，設身處地為師生著想；有統籌處理事務的能力，能應對工作中各種繁瑣的情況。

隨著高等教育的發展和普及，高等院校的教務管理工作也必須有相應的進步：首先，學生數量劇增、教學管理信息劇增，對教務管理工作的效率要求越來越高；其次，社會對學生的需求日趨多元化，學生修習學業的自主性、能動性增強，對教學管理的豐富、公開的程度要求更高；再次，高等教育的普及和社會整體文明程度提高，高等院校的教務工作也應更人性化、更具有服務意識。院系的本科教務工作，面對的是最基層的師生和教務部門的十幾個科室，涵蓋面廣，工作量大，信息繁瑣，工作的效率和質量的提升需要技術的支持，信息化以其符合時代潮流的優勢，被引入到高等學校的本科教務管理中。

二、教務管理信息系統在教務工作中的優勢

教務管理信息化是教育信息化在教學管理上的體現，是指在教務管理工作過程中，運用以計算機技術、網絡通信技術為基礎的現代信息技術和數據庫技術，以教務管理信息系統為載體，以改善教學管理手段，提高教務工作效果為目的，服務高校教育教學工作，滿足教學需求，支持教學管理決策。教務管理信息系統是教務管理信息化建設的核心。以筆者工作的中國海洋大學為例，教務部門將主要幾項教務工作都納入了系統，包括學籍管理、培養計劃設置、學生選課、教師登錄成績、成績查詢、考試報名、學分審核等。

與傳統依賴人工操作和檔案記錄的教務管理相比，教務管理信息系統不再需要查找資料、核對信息、尋找關聯等繁瑣的步驟，節省了大量的人力、物力和空間，更系統，更集中，更具有即時性，更便于教務工作者全面掌握工作信息、教務資源共享和工作人員與師生間互動，具有顯著的優勢：

1.有利于提高教務工作的效率。傳統的教務工作以紙質材料為主要載體，必須有現場審批人的簽章為執行依據，對教務工作者和師生來說，都是一項需要耗時耗力的工作。而依托信息系統的管理模式下，這一切通過網絡就可以完成。以更改成績為例，學生需征得任課教師同意后提交試卷原件及班級原始成績單，經院系教務秘書、教學院長審批無誤，報送學校教務處更改成績，并復印存檔。在紙質時代，聯系任課老師、查找試卷和成績單、學院審批和學校審批存檔都在不同的地方，而教務管理信息系統可以上傳憑據、賬號審批，足不出戶就可以辦理。無論是院系教學院長、教務秘書還是師生，都可以節省很多時間和精力。另外，課程信息、學生信息等在注冊報到、選課、考試、成績登陸等環節都可以重復利用并隨時改動。系統的統計、篩選等功能也大大減少了工作量。

2.有利于擴大教務管理的覆蓋面，整合多種電子資源，提高教務教學質量。教務信息系統將教務管理與服務工作操作由一對一改為一對多，發布信息更加透明、公開，與師生的反饋互動也更加及時，特別是選課和加課工作，教務信息系統可以公開教學資源，對學生和課程資源統籌安排，達到最優效果。

3.學生修習學業自由度更大，有利于高校學分制的建設和發展。學分制是以選課為核心，教師指導為輔助，通過績點和學分，衡量學生學習質和量的綜合教學管理制度。早在上世紀80年代，中國高校就開始實行學分制改革，但是當時實行學分制的高校，幾乎全部是學年學分制。去年，我國多個省份普通高等學校學分制改革已經拉開大幕：一大批學校已經開始實施學分制收費。17所學校學分制收費及新增專業收費標準獲批。學年制是以學年為計量單位衡量學生學業完成情況的教學管理制度。學分制則是把規定的畢業最低總學分作為衡量學生學習量和畢業標準的一種教學管理制度，與學年制相比，學分制可以更充分地發揮學生的積極性主動性，開發學生潛能，提高教師競爭意識，改進教學效果，更好地優化教學資源配置。在網上選課系統里，學生可以充分享有本校甚至一部分外校的教學資源，根據自己的需求進行選擇，自主規劃學業，可以說，教務信息管理系統為高校學分制的建設和發展提供了有力的技術支持。

三、本科教學管理信息化對院系教務秘書提出的新要求

隨著教務信息管理系統的推廣應用，院系教務秘書的日常工作方式和內容也有了很大的變化，相應地，新的工作模式也對教務秘書提出了新的要求。

1.有熟練的計算機能力，可以操作系統和處理相關數據。教務秘書對自己身份的定位應由管理者向服務者轉變。在紙質檔案和人工勞動的時代，教務秘書的形象大概是埋首學生名冊與各項規定中，夜以繼日辛苦忙于核對和清點。技術條件的改善將這一工作強度大大降低，但并不意味著就可以完全用教務管理信息系統取代人工，而是可以將人的力量用于追求更高的工作質量，將高高在上的管理者變身師生工作、學習中的助手和顧問。

2.從思想上重視服務工作，提高自身修養。院系教務秘書的工作的確是非常繁瑣的，除了完成學校教務處和教學院長的布置的任務，還要面對最基層的師生出現的種種問題。但事務性的任務永遠不是工作的靈魂，作為一名教務秘書，應當時刻牢記教務工作的崗位是因學生而存在的，學生的成長和發展才是所有工作的核心，必須以此作為考慮工作中一切問題的出發點。另外，不能因崗位的平凡就不規范自己的言行舉止，教務秘書是直接與學生打交道的人，其態度行為不僅關乎教務工作的質量，更會影響未成年的學生對學校的信任度。教務秘書良好的崗位形象，不只是個人修養的需要，也是院系教務工作良性循環的重要保障。

3.善于換位思考，服務到位。首先是發布通知、安排任務時，要盡可能詳盡寬松，考慮到操作難度和可行性，強拉硬派必然會挫傷師生工作的積極性；其次，當師生遇到問題前來咨詢時，教務秘書最有把握的是根據自己的經驗給出知識性的建議，但這并不夠，每一位師生的問題都有其特殊的背景條件和特定的情緒，他們要面對的是學校的各種規章制度和不同部門不同風格的工作人員，只有把自己擺在對方的位置上，從對方的利益出發，才能處理得恰到好處。

4.善于溝通，全面詳盡掌握上級精神和基層情況。服務的最終目的是以人為本，了解別人的需求，院系本科教務秘書的工作要直接面對幾百上千人，溝通能力就顯得尤其重要。首先是遇事多交流，對學校教務處和教學院長安排的工作，多請教請示，弄清情況和目的再執行傳達；師生反映的問題也要及時了解，迅速判斷，做出最佳決策。第二，利用現代網絡和通信手段，如飛信，QQ，微信，郵件等形式，快捷直接地掌握最基層的情況。最典型的是每年選課的時候，學校選課時間的開放是有限的，而這期間如果學生的問題得不到及時解決，會直接影響到他們的選課結果。即時工具就可以第一時間收集到他們遇到的困難，與校教務處商量解決，保障學生的學業順利完成。

5.了解國家的高等教育政策和學校的工作方向，并貫徹在服務當中，用更新鮮、更理性的理念影響師生。有的學生對上課的認識還停留在高中階段，習慣于用年級來區分需要學的課程，在安排學業時會遇到很多問題，這時如果只是機械地按照培養方案來指導選課，還是會受到很多的限制。學分制是高校改革的大趨勢，如果在不違背學校規定的前提下鼓勵學生酌情跨年級選課，規劃學業，合理配置教學資源，更有利于學生的個性化發展。作為師生最直接的“顧問”，不斷更新自己的知識庫，也是很必要的。

6.樹立信息安全意識。信息化給教務工作帶來了便利，也帶來了不可預知的風險。教務秘書工作中可能存在的安全隱患主要有硬件軟件安全問題、網絡安全問題和用戶操作安全問題。硬件軟件上主要是要防止因供電、操作系統等問題造成的突然關機、系統崩潰導致操作中斷、數據丟失；網絡安全主要是要定期更新病毒庫、安裝防火墻，防止病毒侵害；用戶操作安全方面，要保護好自己的賬號和密碼，并嚴格控制自己管理下的用戶權限，一旦出現人員變動，權限要第一時間調整，以防出現安全隱患。

四、總結

在高等院校里，本科教務秘書是最基層、最平凡的崗位，許多人包括許多教務秘書自己對這一崗位的認識存在誤區，認為過于瑣碎簡單，無法做出耀眼的成績。事實上，在教務信息系統的協助下，教務秘書完全可以提升自身的認識和修養，這一崗位上以新的視角和方式開展工作，以更人性、更理性的面貌服務師生，為學校的本科教學管理工作做好最基礎的保障。