高校科技文獻管理存在的問題與發展研究

［文獻標識碼］A

文章編號：1671-0037（2015）01-83-3

收稿日期：2014-12-22

作者簡介：張曉丹（1984-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書資料管理。

Study on the Existing Problems and Development in the Management of College Scientific and Technical Literature

Zhang Xiaodan

（School of Software，Zhongyuan University of Technology，Zhengzhou Henan 450007）

Abstract：School/department reference room is an indispensable part of college library and information work，its development and perfection are directly related to the source of teaching and scientific & research information，even associated with their level and quality. The construction of college reference room generally has the problems of slop?py and disjointed management，lacking of funds，lacking of coordination and communication with library and various department reference rooms，traditional and closed operation mode，etc. We should strengthen and prefect the manage?ment structure，improve the financial support system，strengthen the exchange of information，making the school/depart?ment reference room become targeted and professional scientific and technical literature information center.

Keywords：college reference room; problems; countermeasures; management innovation

在現代高?？萍嘉墨I信息系統中，由院系資料室和圖書館共同承擔著專業科技文獻資源的收集與整理工作，在相關專業的教學、科研中起著輔助作用 ［1］。但是，目前高校資料室普遍出現了管理運作模式封閉、可用資金不足、文獻資料陳舊、設施設備落后、圖書館與資料室及資料室之間缺乏聯系等問題，導致資料室雖然科技文獻儲存豐富、專業性強，卻不能及時、有效地為讀者提供優質高效的服務。這就要求我們必須深入研究分析資料室傳統體制的問題，提出新的管理格局，以促進其健康發展。

1　科技文獻管理存在的普遍問題

1.1　管理體制不夠到位，存在嚴重缺陷

目前高校資料室和圖書館實行同樣的領導體制：行政上屬系部領導，業務上歸圖書館管理。這種行政、業務分開的隸屬關系使資料室與圖書館之間以及各資料室之間幾乎處于自我封閉、相互割裂的狀態，圖書館除每年為系部征訂一次期刊、定時購買圖書外，相互之間很少溝通，工作上各行其是；圖書館對資料室管理人員業務上的指導、進修、職稱評定等都不夠重視，以致各系資料室管理人員業務能力不高、職稱普遍較低；文獻資源與圖書館重復率高、利用率低。

1.2　科技文獻及其配備設施陳舊老化

資料室服務的對象是針對各院系教師及學生，其主要作用是為相關教育教學及研究活動提供專業輔助，這就要求資料室必須具備專業性、精確性以及科技文獻材料的廣泛性等特點。尤其是面對當前社會迅速的發展速度，以及全球化、一體化的國際形勢下各種外來文化的沖擊，不斷充實科技文獻儲備是十分必要的。現階段高校資料室大多面積狹小，空間不足，紙質文獻流傳過程中又存在嚴格的要求，這樣就導致文獻查找的精確性降低。再加上資金短缺，不能盡快補充最新科技文獻及時更新和增加配套設施，導致無法用現代化設備來管理科技文獻，勢必影響本專業的教學和科研。

2.3　科技文獻管理各部門無法做到資源共享

在信息時代，電子計算機在圖書館得到了廣泛應用，電子資源逐漸成為圖書館信息資源的重要組成部分，學科間的融合與交叉也日益明顯，交叉學科越來越多，這就需要在鉆研本學科知識的同時也要了解其他專業和學科方面的知識。然而，現階段很多資料室并沒有利用信息化手段管理信息，達到資源共享。過去那種落后的技術手段既不利于信息資源充分利用，還嚴重制約了信息資源共建與共享，更不利于資料室為教學與科研服務水平的提高 ［2］。

2.4　收藏的信息資源專業性不強

分析當下高校資料室的現狀就會發現，有些高校忽略了資料室存在的必要性和重要性，撥給院系資料室的經費不足，無法滿足院系的教學科研的需要。大多數的高校資料室經常只注重獲取外來的相關信息，忽略了那些在圖書館難以獲取的卻與本學科專業緊密相關的內部信息資料的收集整理，這樣一來，資料室的館藏文獻過于雜亂，失去了專業針對性。由于經費緊張、收集經驗不足等原因，導致資料室所收藏的科技文獻信息資源數量不足、缺乏專業性，根本無法滿足該院系教學科研的需求。

3　高校科技文獻管理的創新思考

3.1　完善管理體制，成立專有的科技文獻管理部門

針對上述傳統資料室管理體制缺陷的問題，首要任務是完善和加強管理體制，明確資料室與圖書館和各系部之間的關系，構建行之有效地行政、業務協調機制，成立專門的高校資料管理部門，負責書刊的征訂、采購、編目、閱覽、流通，資金的審批、落實，以及資料室工作人員的管理、編制、職稱、進修、業務培訓等問題，形成“統籌全局，著眼局部，通用書籍集中管理，專業文獻分散各院系”的管理原則，使高?？萍嘉墨I資源的管理逐漸趨于一體化、統一化、綜合化，也為文獻信息資源的高速、有效運行提供保障。這樣才有利于圖書館和各系部資料室形成有機系統，密切相互之間的聯系，增強溝通交流，更好地為全校師生服務。

3.2　搜集專業最新學術成果，提供寬闊的科研平臺

高校資料室的主要職責就是提供本院系專業的學術資料，這就需要從服務對象入手，了解師生需要，最大限度滿足師生需求?，F階段，資料室在科技文獻的管理、借閱，以及資料的保存方面做出了很大成績，但是，創新方面做得不足，尤其是對最新科技文獻的收集與掌握力度有待加強。應隨時把握學術界最新動態，通過網絡、媒體等多方渠道獲取最新信息，注意收集具有較高價值的電子資源，如學術報告、優秀教師課件、相關課題的研究資料等，建立網站，方便師生使用，提供寬闊的科研平臺。

3.3　對文獻管理員進行系統的圖書專業知識培訓

目前，專屬高校資料室管理的各項制度規章中并沒有針對資料室管理人員做出細致的規定，所以各高校資料管理員的學歷、專業都沒有明確的規定，有的學校往往將學歷學識不過關人安排在學院資料室，還有的高校為減少編制，科技文獻管理員由行政秘書或教學秘書兼任，所以，就只是做一些報刊訂閱和分發的工作，對于書籍的加工、整理工作不知從何處下手。因此，提高科技文獻管理員的業務水平就顯得至關重要，各院系應當更加重視管理員的工作，聘任的管理員的所學專業應與各院系專業相近或相關，對本院系的課程體系有相當程度的了解，在這個基礎上，再對其進行圖書管理系統的培訓，將本專業與圖書管理進行相應的結合，才能將本院系的文獻管理工作做好，才能充分發揮管理員的作用。

3.4　加強科技文獻信息收集的專業性與針對性

資料室與圖書館最顯著的區別就在于，資料室的信息資源收藏的專業性和信息服務的針對性更強。為了更好地體現出資料室的信息收集的專業性與針對性，在實際的工作中需要注意以下幾方面的問題。

3.4.1　使專業特色突出。文獻資源是物質基礎它可以滿足科研人員及教師的需求，并且需要達到一定的數量和質量。其中重要的是文獻資源的質量，要建立特色館藏。文獻資源的質量要依據本院各專業的不同特點、實際水平、遠景規劃及科研人員、教師的需求收集文獻情報信息，應著重獲取本院專業范圍的核心文獻資料，依據實情獲取邊緣學科的相關文獻資料。依據課題組及教研室提出的期刊、圖書目錄信息集中統一采購相關專業所需期刊和圖書，應著重體現本專業的特點，保持核心期刊的有效性及連續性。

3.4.2　在收集文獻資料時，不但要重視公開文獻資料的獲取，也需要重視質量高的內部文獻資料的獲取。首先可通過教師人員開會、訪問等方式，收集專業性強、學術價值高、發布及時的專題性研究報告、會議論文、學報、論文集和內部資料等非正式出版物。其次，要收集整理本院科研和教學成果，重點收藏由本院承擔的國家政府地方政府和部門的科研項目而出版發行的學術專著、刊登發表的學術論文等資料，使專業資料室的信息資源具備專業特色。

3.4.3　重點采購本專業教學軟件和教學圖書資料。當前學院的許多課程采用多媒體教學，因此需要大量的教學軟件和教學圖書資料，資料室需要提供本院多媒體教學所需的教學軟件和教學圖書資料，依據各學科、各專業的教學內容和科研需要進行購買。

3.5　加快科技文獻管理信息化進程，實現資源共享

伴隨著多媒體技術和計算機技術的迅猛發展，信息載體逐漸從紙質形式轉變為光盤、磁盤等電子媒介形式。高校資料室必須實現計算機的自動化文獻信息資源管理，加快文獻信息資源數字化建設，用現代化管理方法來取代傳統的管理模式，向著網絡化、數字化方向發展，使文獻信息資源的共享性和時效性提高 ［3］。

在實現資料室工作自動化方面，應發揮學校圖書館對院系資料室的業務師范及指導作用，院系資料室的所有圖書均應在學校圖書館采用統一的標準進行統一分類、編目、建庫，嚴格執行文獻著錄標準化原則，定制統一的分類編目規則。同時，學校圖書館應積極推進在院系資料室采用統一的圖書館計算機管理系統軟件。依托校園網絡，形成連接圖書館和各專業資料室的文獻信息網絡，并使其成為信息服務和文獻數據加工的公共平臺。新時期提倡資料室應具備標準統一的網絡系統環境，提高校圖書館與院系資料室的科技文獻信息資源的數據庫建設水平，迅速完成全校聯合目錄數據庫的建設。以學校校園網絡為基礎，建立以學校圖書館為中心的全校文獻信息資源服務系統，通過建立統一標準化的分類編目規則，建立公共查詢平臺和標準化的電子書目數據庫等方式，從而實現圖書館的文獻信息資料和院系資料室專業文獻資料的資源共享。

3.6　加強高校圖書館與院系文獻資料室的相互協調，建立資源采購機制

圖書館資源建設方面的職責是“建設包括館藏實體資源和網絡虛擬資源在內的科技文獻信息資源，對資源進行科學加工、整序和管理維護”，根據這一原則，院系資料室和學校圖書館在行政隸屬上由學校統一管理，由于在財產權方面，高校是唯一法人，因此，在學校內部組建資源采購組織，統一協調學校圖書館與院系的圖書采購工作，有效使用購書經費，建立完善管理機制。

對于專業性強的學科，宜采用由學科帶頭人圈定圖書目錄與組織專業人員到出版社現場采購相結合的方式進行；對交叉學科，應由相關教師提供圖書目錄統一采購，特別是社科類圖書，文史哲專業均有相通之處，部分圖書可能對幾個學科都有所幫助，對于這類圖書在協調采購的同時，必須配備圖書內容的電子版，在紙本書有限的情況下，可以通過校園網同時滿足多位讀者的需要。

3.7　合作基建，提高科技文獻利用率

《普通高等學校圖書館規程》（修訂稿）第八條規定“高等學校的院系（所）資料室是全校文獻保障體系的組成部分，在業務工作和資源配置上，接受學校圖書館的指導與協調，應面向全校開放，提供文獻信息服務，實現資源共享”。院系的資料室的科技文獻具備較強的專業性，多年的積累使得專業文獻形成了一定的系統完整性，但是數量有限的復本制約了讀者的使用效率，所以加強文獻數字化建設，能有效地解決資源浪費問題，完成資源的合理配置，能大幅度提高文獻的使用效率，與學院圖書館資源實現共建共管，建立管理鏈接真正實現全校文獻信息資源共享。

3.8　院系科技文獻資料室向分館轉型，豐富完善各學科資源

傳統的高校資料室往往是集中設置在某一地點供學校師生使用，然而，新時期的資料室可以分別設在各學院、系，院系師生就近就能獲取專業文獻信息資料，如此一來，在高校規模普遍增大的情況下，資料室給教師學生帶來的便利愈顯突出。

根據院系專業分開設立的資料室鞏固館藏資源建設的學科特色，館藏資源的收集采取針對相關學科，秉承藏為所用的基本原則，以滿足科研和教學為目的。各資料室涉及的學科具體，范圍窄，與學校圖書館相比更能有的放矢、細致深入地滿足教研需求。最后，分館設立的資料室可以成為學科發展的平臺與基石，因各院系涉及的學術領域常常由不同專業構成一個相關的學科群，資料室在針對不同學科專業的服務中，應搜集整理各個學科資料，分門別類標準化系統性地構建館藏資源，豐富、完善、系統的學科資源是院系各學科不斷向前發展的原動力和堅實基礎。

4　結語

各高校院系資料室管理創新化是時代大發展的需求，是人們生活水平提高的需求。雖然現代化高校院系資料室管理體制中仍然存在著一些制約著知識效益發揮因素，但是，伴隨著管理理念、管理機制和管理手段上的不斷完善，這些都是可以妥善解決的問題。只要樹立正確的建設理念，不斷探尋新思路、新方法，從制度、資金、文獻、服務等方面多管齊下就一定能使資料室更好地發揮其為教學科研服務的功能，成為真正意義上的專業科技文獻信息中心。所以，在今后高校院系資料室管理格局的創新中，不但要不斷完善硬件設施，還應實現“人本主義”，盡力發揮人力資源的最大效益，更好地為廣大教師學生服務。