淺論聲像檔案的電子化管理

鄭玉娥

摘 要：隨著科學技術的迅猛發展，電子化/網絡化、影視化日益滲透到社會生活的各個方面。聲像檔案作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，正面臨著數字化時代的挑戰。計算機技術的不斷發展，多媒體、網絡技術的廣泛應用對交通檔案資源的開發利用提出了新的機遇和挑戰，實現檔案資源的信息化、現代化，對推動整個汽車行業的快速發展具有重要意義。

關鍵詞：聲像管理；電子化管理；汽車行業

1 引言

在社會信息化的大環境下，數字化建設已成為評價一個國家信息基礎水平的重要標志。檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，正面臨著數字化時代的挑戰。隨著數碼相機的普及，大量的數碼照片每天都在大量地產生。在與汽車企業相關的活動當中，新產品研發，試制 實驗，各種的研討會，汽車產品檢驗檢測，各種參觀展覽 交流博覽會等都會產生大量有價值的數碼照片 視頻 錄像。這些照片與錄像的管理目前不管是從重視程度上還是技術上面，在管理上還存在一定的問題，本文將對聲像管理的現狀進行介紹，并給出一些建議。

2 聲像管理現狀

2.1 認識模糊

通過多年對《檔案法》的宣傳，絕大多數單位對檔案管理已引起重視，把檔案工作作為經濟發展和社會進步的一個重要方面認真對待。但對電子聲像檔案管理仍存在模糊認識，重視程度遠遠不夠，對什么是電子聲像檔案，電子聲像檔案是否歸檔、哪些應該歸檔、怎么歸檔、歸檔后如何保護、如何開發等問題認識不清。他們只注重電子聲像文件在記錄具體事物中的作用，對其檔案價值和意義知 之甚少。一些單位的領導和檔案人員對電子聲像檔案管理雖有初步認識，但由于 電子聲像檔案管理投資大、技術要求高，對電子聲像檔案管理存在畏難情緒，工作等待觀望。

2.2 管理混亂

由于不少地方和單位沒有實現和檔案館同步檔案管理系統，電子聲像檔案無法集中存放到企業檔案館提供的網絡服務器中，一些單位歸檔內容 缺少備份和配套的技術保證方法、軟件及必需的紙質版本，各單位備份載體五花八門、種類繁多，長期性、安全性、易 讀性無法保障；不少單位對電子聲像檔案備份載體管理處于一種自發的狀態，無章可循，完全聽命于單位領導和工作人員自己，隨意性很大，造成大量電子聲像文 件散失在文書部門和職能部門，影響了檔案的完整和利用，甚至出現泄密事件；即 使歸檔的備份載體也很不范，無登記、無編號、不分類，誰都可以借閱，閱后是否 歸還無人負責；在聲像檔案存放地點上，不少單位連專門的檔案柜都沒有。

2.3 人才匣乏

電子聲像檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，也要熟悉計算機信息技術、電 子聲像技術。目前，檔案管理人員隊伍中這樣的復合型人才寥若晨星，從事檔案管理工作的人員本來就很少，文化層次參差不齊，知識結構不合理，懂電子聲像管理知識的人很少，即使會，也大多是半路出家，遇到技術難題應變能力差。

存在以上問題的原因是多方面的： 一是聲像檔案自產生起就處于檔案管理 的邊緣狀態，一直沒有引起足夠的重視，而電子檔案屬于新鮮事物，認識和管理需要一定的時間和過程；二是對電子聲像檔案管理的重要性、緊迫性宣傳不到位，沒有引起各級領導的足夠重視；三是對電子檔案、聲像檔案的管理雖然國家有辦法，但畢竟是粗線條的，操作起來難度很大，不僅檔案工作者吃得不透不準，基 層檔案工作者執行起來更是無從下手；四是受財力的限制，企業和絕大多數單位 對電子聲像檔案的投入相當有限；五是缺乏既懂檔案專業知識，又懂電子聲像技 術、計算機技術的復合型專業人才。

3 加強聲像檔案管理電子化建設的建議

3.1.利用專門的照片管理軟件對電子照片進行管理

以 Arcsoft公司的 photoBase軟件為例，該軟件是以建立相冊的方式組織和管理電子照片， 一個相冊在電腦中存儲為一個文件，用擴展名 phb 進行標記。我們可以根據電子照片的類別和問題等條件把電腦中的電子照片組織成多個相冊進行管理， 同一件電子照片可以存放在二個以上的不同相冊當中。

3.2 加大重視力度

進一步加大宣傳力度。加大對《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與管理暫行辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規范》及相關規定的宣傳力度，讓企業領導和檔案工作人員充分認識新形勢下加強電子聲像檔案管理的必要性、 重要性，增強緊迫感和使命感，提高認識水平和領導重視程度。

3.3 培養電子聲像檔案管理人才

對檔案管理人員進行電子聲像檔案管理專業知識培訓，不能只重視生產，不重視管理，只要效果，不關注過程積累。組織他們到先進單位現場取經 ， 增加感性認識，讓他們從迷茫和無從下手的境況中走出來。條件允許的單位可以從社會上公開招聘能勝任電子檔案工作的專門人才，為加強電子聲像檔案管理工作提供人才保證。

3.4 改善檔案保管環境

如果立檔單位不具備計算機和互聯網技術 ，則必須改善檔案的保管環境。我們首先要對聲像檔案獨立成卷 ，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護條件的庫房，嚴格控制庫房的溫度和濕度保持適宜的溫度（即14℃ ～24℃）和相對濕度（即40%～60%）；磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場。以此保持庫房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀、以免發生霉變及磁性消失。

3.5 提高管理人員的保管意識

現代化聲像檔案管理工作，迫切需要一大批既負責又精通檔案業務的高層次管理人員。為此，檔案部門要堅持以人為本，把檔案人員的培訓提高，納入專業技術人員培訓的整體規劃 ，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新知識結構，提高業務水平，同時立檔單位要依照《檔案法》和《著作權法》正確履行應盡的和享有的權利義務，通過宣傳教育，切實端正檔案管理人員的思想。

4 結束語

在大數據時代 ，以照片、錄像為載體的檔案將會占比越來越多的比例，如不重視和解決聲像檔案管理利用上面臨的問題 ，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。現在的企業多少也在進行聲像檔案管理建設，但從認識上和硬件準備上均還明顯不足。希望本文能給關注于聲像檔案建設的同仁人們以有價值的參考。

參考文獻

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