基于SRM系統的采購及供應商管理優化建議

唐愛紅　王芳

摘 要：隨著社會經濟的發展，企業之間的競爭日益激烈，而物資采購供應在企業對外競爭中起著至關重要的作用。采購是企業供應鏈的源頭，在采購過程中，任何一個環節出現偏差都會影響物資采購預期目標的實現，使物資采購活動面臨諸多問題。以中聯重科為例，分析了生產型物資采購流程中存在的問題，比如尋源采購職責不明晰、尋源工作量分配不合理、供應商管理不明確等，并針對具體問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：SRM；ERP；物資采購；供應商

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.24.006

1 管理信息系統應用現狀

中聯重科的管理信息系統主要是由三大核心系統和四大外圍輔助系統組成。三大核心系統為產品生命周期管理PCM、企業資源計劃管理系統ERP（SAP）、生產執行管理系統 MES（自主開發），四大外圍輔助系統為客戶關系管理CRM（SAP）、供應商關系管理 SRM（自開發）、行政事務協同辦公平臺OA（自開發）和報表系統 BI（SAP）。該管理信息系統如圖1所示。

在采購流程和供應商管理方面，中聯重科在ERP和自己開發的SRM上建立了一套比較規范的管理流程，但是，隨著中聯業務的擴展，采購業務量不斷增加，現有的管理流程已經不能滿足工作的要求。比如，現有的生產物資采購尋源和合同審批管理還采用原始的線下手工管理方式。這樣做，不僅工作效率低，還無法滿足快速增長的業務需求。另外，由于中聯重科處于國內整個重工行業減速發展的大背景下，它對削減企業管理成本和生產成本有強烈的需求，所以，現有的采購流程、生產型采購存在明顯的缺陷，不利于降低采購成本。

中聯重科的SRM是由中聯信息化部門自己開發的。該系統不僅在直接材料采購方面實現了部分供應商協同功能，比如訂單下達、訂單打印等，還實現了相對完善的供應商績效考核管理功能——供應商相關績效數據搜集、分類打分標準、績效得分共享等。

中聯重科的直接材料采購流程從采購需求、采購合同、采購定單到收貨和發票開具等都能在ERP（SAP）中的物料管理（MM）模塊中實現。采購工作涉及到的相關部門有生產及倉儲部門、采購執行部門（各事業部采購室）、供應商管理辦、財務發票處理相關組和外部的供應商廠家。采購需求由MRP自動生成或生產部門人工提交，而采購執行部門根據采購信息記錄將采購申請PR轉成采購訂單PO。為了不影響采購訂單的創建，供應商管理辦為沒有采購信息記錄的物料選定供應商，并給出了估算價格，以保證PO的順利下達。在此過程中，供應商管理辦開始著手線下詢報價，在獲得供應商報價（有效、真實的報價）后擬定合同，并進入線下合同會簽過程。合同會簽通過后，在SAP創建合同，為后續的訂單結算和發票處理提供必要的條件。直供材料的采購訂單會被傳到MES中，它會根據工藝匹配和現場需求度給相應的訂單加上生產現場送貨信息（工位、車間），并發布到SRM。這樣，供應商就可以通過供貨看板下載相關信息。供應商發貨后，可把發貨信息輸入到SRM系統中，并傳給SAP和MES。MES通過掃描發貨單上的條碼收貨。而發票處理（自開發程序）程序可以檢查收貨的采購訂單是否有相應的合同存在，并根據合同中的價格來調整采購訂單上的采購信息，最后生成發票對賬單，線下通知供應商開具發票。

由于前期供應商合同簽訂不下來，而實際的PO價格是估算的，只限于采購參考，因此，在具體結算時，需要依據后期擬定的實際合同價格付款。現有采購流程合同管理滯后，采用先用貨、后付錢的方式，導致供應商價格談判處于被動的局面。而線下詢報價流程、合同審批流程過于煩瑣，沒有優化，導致本應在PO創建之前的尋報價過程滯后。前期尋源過程僅限于供應商選定，價格尚未擬定，導致合同創建滯后。由于PO下達時常常是估價，所以，在開票時，需要用自己開發的程序調整PO價格，但這種做法會增加對賬和開票人員的工作量。

2 采購和供應商管理優化建議

中聯重科在尋源和合同管理上，除了把最終審批過的合同價格錄入ERP外，基本上還是采用原始手工線下的處理方式，沒有實現無紙化和線上審批，而且合同查詢、歸檔比較復雜，占用了工作人員大量的時間。為了實現高效和可控的尋源和合同管理，建議實施SAP的SRM戰略尋源和供應商協同模塊，利用PCM與SRM之間的數據接口實現尋源需求從PCM到SRM的傳遞。

2.1 生產型物資采購組織架構

現有的供應商管理辦（戰略尋源）和采購執行科室（采購執行）組織架構不變，供應商管理辦要細化管理，建立物料分類尋源責任人和項目尋源責任人管理方式。建立物料分組和尋源責任人及合同限額的對應關系，為下一步尋源任務的自動分配和線上審批流程的實現提供數據支持。

2.2 產品開發設計過程中的尋源管理

新產品開發或老產品的改進項目一開始就需要尋源部門介入，并確定項目尋源責任人。當產品物料清單BOM初步完成和驗證時，要及時通知相關尋源責任人檢查零配件是否需要尋源，合同是否需要重新詢價等。

在產品設計過程中，BOM可以傳到SRM中，尋源責任人可以依照BOM的零部件清單檢查合同的價格，并確定合同的有效性。如果合同無效，則需創建詢價單RFx。在詢價單中，可以加入零部件規格說明書和相關文檔，在潛在供應商池中選擇供應商詢價。而詢報價單會發送到供應商協同平臺（SUS），并郵件通知相應供應商。供應商收到郵件后，點擊郵件中的鏈接即可登錄供應商協同平臺查看詢價單，并填寫報價。填寫完成后，報價會返回到SRM中，相關尋源責任人可以比價，并選定報價單。當入選的報價單進入審批環節時，可以實現線上審批、Email審批和移動設備審批等。審批流程也是可以定制的，可以由供應商管理辦的相關人員審批，也可以提交給相關項目負責人和生產設計部門人員一同會簽。審批通過的報價單可以轉成合同，合同審批通過后即可分發給ERP，由它提供給采購部門使用。

2.3 重新談判老產品的合同價格

老產品的合同到期后，或者到了一年一度的價格談判期時，也需要重新詢報價。在這個過程中，要分析老產品的采購總額和價格，這對于尋源責任人來說是非常重要的。SRM可以與SAP BI工具集成定制相關報表，可以為尋源責任人提供全面的關于定價談判所需的信息數據，例如多年的采購總量和趨勢分析、價格走勢分析、供應商供貨周期和及時率分析等。

尋源責任人可以查詢自己負責的相關合同的到期情況，也可以根據價格談判計劃創建報價邀請RFx。這時，詢報價單會發送到供應商協同平臺（SUS），并郵件通知相應供應商。供應商收到郵件后，點擊郵件中的鏈接即可登錄供應商協同平臺查看詢價單，并填寫報價。報價會返回到SRM中，相關尋源責任人可以比價，選定報價單。審批通過的報價單可以轉成合同，合同審批通過后即可分發給ERP，并提供給采購部門使用。

3 優化生產型物資采購流程

利用SRM平臺改進了尋源和報價流程后，尋源過程不再像過去那樣煩瑣。因此，可以有效優化現有生產型物資采購執行過程，具體情況如圖2所示。

從圖2中可以看出，原本滯后的尋源合同創建過程可以提前到采購定單下達之前，原本用于調整采購單價格和發票處理的程序可以停止使用。供應商可以在供應商協同系統上接收對賬單后創建發票，并將發票信息傳給ERP生成預制發票，財務在收到供應商發票后掃描存檔并通過VCR識別自動過賬。

4 結束語

通過分析生產型物資的采購流程，筆者認為，中聯重科的自開發SRM實現了部分供應商的協同功能。通過實施SAP的SRM戰略尋源和供應商優化管理，在材料采購方面實現了供應商協同功能，降低了采購成本，提高了經濟效益，為企業的可持續發展奠定了基礎。但是，在系統設計初期，因為缺少必要的規劃和相關范例，導致有些問題沒有被解決，功能上也存在缺陷，還有待進一步完善。

總之，機械行業的物資采購問題主要集中在采購成本管理和供應商管理上，即采購成本過高、供應商評價不完善、供應商選擇和合作等問題。采購是企業與外界交流的主要通道，風險防范和采購控制是其中一項復雜的任務。要想達到預期的效果，不僅需要采購管理部門的重視，還需要企業各方面的全力配合。

參考文獻

[1]劉潔.對物資采購與付款控制流程設計的探討[J].商業會計，2012（12）：34-36.

[2]戰勇.基于供應鏈管理的企業物資采購流程再造[J].貴州師范大學學報（社會科學版），2012（4）：98-101.

[3]吳浩然，張子陽.基于供應鏈協同的物資采購績效評估體系初探[J].中國商貿，2012（20）：73-74.

[4]朱巖純.論在石油機械物資采購中如何進行供應商管理[J].中國商貿，2013（16）：98-99.

[5]李亞玲.淺談煤礦企業物資采購中存在的問題與建議[J].會計師，2013（2）：56-57.

[6]余祖光.企業物資采購存在的主要風險及防范對策[J].科技視界，2012（26）：386-387.

〔編輯：白潔〕